Функциональная структура системы электронных торгов
Система электронных торгов включает в себя следующие основные подсистемы:
1. Информационно-рекламная подсистема. Выполняет функции информирования фирм-исполнителей о заказах, выставляемых на торги.
2.Функциональная подсистема ведения заявок на участие в торгах.Обеспечивает возможность фирмам-исполнителям дистанционно заполнять электронные формы предварительных заявок на участие в торгах.
3. Функциональная подсистема обмена данными на всех стадиях проведения торгов. Должна иметь средства защиты от несанкционированного доступа.
4. Функциональная подсистема подготовки проведения торгов.Обеспечивает проведение предварительных исследований, принятие решения о необходимости проведения торгов и подготовку конкурсной документации.
5. Функциональная подсистема ведения архива конкурсных торгов и заключенных контрактов. Обеспечивает анализ и мониторинг состояния закупок для Компании.
Типовые задачи системы электронных торгов с их привязкой к информационным подсистемам и видам обрабатываемой информации приведены в табл. 2.
Таблица 2
Типовые задачи системы электронных торгов и виды обрабатываемой информации
| Типовая задача | Обрабатываемая информация | |
| 1. Информационно-рекламная подсистема | ||
| 1.1. Объявления о закупках | Конкурсная документация, квалификационные требования | |
| 1.2. Приглашение поставщиков | Реестр предприятий, квалификационные требования | |
| 2. Функциональная подсистема ведения заявок на участие в торгах | ||
| 2.1. Обслуживание запросов на конкурсную документацию | Реестр предприятий, конкурсная документация, учетные данные по обслуживанию заявок | |
| 2.2. Разъяснения конкурсной документации | Запросы на разъяснение конкурсной документации, разъяснения конкурсной документации, учетные данные по разъяснениям конкурсной документации | |
| 2.3. Изменение конкурсной документации | Конкурсная документация, ее изменения, учетные данные по изменениям конкурсной документации | |
| 2.4. Прием конкурсных заявок | Учетные данные по приему конкурсных заявок | |
Продолжение табл. 2
Типовые задачи системы электронных торгов и виды обрабатываемой информации
| 2.5. Изменение конкурсных заявок, включая их отзыв | Учетные данные по приему конкурсных заявок, по приему изменений к конкурсным заявкам и их отзыву |
| 3. Функциональная подсистема обмена данными на стадиях проведения торгов | |
| 3.1. Вскрытие конкурсных заявок | Реестр предприятий, протокол конкурсной комиссии, база данных конкурсных заявок поставщиков |
| 3.2. Формирование уведомления о содержании конкурсных заявок | Реестр предприятий, протокол конкурсной комиссии, база данных конкурсных заявок поставщиков |
| 3.3. Разъяснение конкурсных заявок | База данных конкурсных заявок поставщиков, разъяснения конкурсных заявок |
| 3.4. Оценка конкурсных заявок | Отчеты о технико-экономической оценке заявок, рекомендации по отклонению заявок, отчеты об оценке квалификации поставщиков |
| 3.5. Заключение контракта | Протокол конкурсной комиссии, отчеты о технико-экономической оценке заявок |
| 3.6. Разработка проекта контракта и уведомление победителя конкурса | Протокол конкурсной комиссии, конкурсная документация, база данных конкурсных заявок поставщиков |
| 3.7. Формирование контракта | Конкурсная документация, база данных конкурсных заявок поставщиков |
| 3.8. Извещение о результатах конкурса | Реестр предприятий, учетные данные по приему конкурсных заявок, протокол конкурсной комиссии |
Окончание табл. 2
Типовые задачи системы электронных торгов и виды обрабатываемой информации
| 3.9. Формирование и ведение сведений о заключенных контрактах | База данных действующих контрактов |
| 4. Функциональная подсистема подготовки проведения торгов | |
| 4.1. Предварительные исследования | Реестр предприятий, нормативно-правовая база данных, архив контрактов, конъюнктурные обзоры рынка |
| 4.2. Ведение организационно-распорядительной документации по торгам | Приказы, протоколы, регламенты, заключения, акты и другая информация организатора конкурса |
| 4.3. Подготовка конкурсной документации | Нормативно-правовая база данных, база данных форм конкурсной документации, сведения о поставщиках |
| 5. Функциональная подсистема ведения архива конкурсных торгов и заключенных контрактов | |
| 5.1. Формирование и ведение архива торгов | Конкурсная документация, база данных конкурсных заявок, учетные данные по приему конкурсных заявок, протокол конкурсной комиссии |
| 5.2. Формирование и ведение архива выполненных контрактов | База данных действующих контрактов, архивная база данных контрактов |
| 5.3. Мониторинг выполнения контрактов | База данных действующих контрактов, архивная база данных контрактов |
| 5.4. Анализ результатов закупок продукции (услуг) | База данных действующих контрактов, информация об удовлетворении заявок из ERP-системы, архивная база данных контрактов |
Ядром электронной системы торгов является сервер закупок, на который возлагается роль организатора взаимодействия между участниками торгов (заказчиками и поставщиками) и конкурсной комиссией. Сервер должен обеспечивать полное информационное обслуживание процесса торгов.
Программное обеспечение сервера гарантирует полное соблюдение всех условий конкурса, исключая их умышленное или неумышленное нарушение. На сервере протоколируются и хранятся в базе данных все документы, сформированные в процессе взаимодействия участников торгов и комиссии, которые могут обеспечить в дальнейшем разрешение любого спорного вопроса. Протоколируются и нарушения условий конкурса, совершенные участниками или конкурсной комиссией (например, задержки с ответами на вопросы конкурентов).