Информационное обеспечение процесса управления

а) Задачи информационного обеспечения управления

Управление осуществляется на основе информации. Нет информации -- нет управления. Чем большим объемом нужной информации по спектру и глубине обладает организация, тем больше у нее возможностей для анализа, контроля, выяснения истинных причин возникающих проблем и принятия рациональных решений по их устранению.

Однако избыток информации на рабочем месте может не облегчить выполнение работы, а усложнить ее выполнение. Поэтому главной задачей управления информацией в операционном менеджменте является ее соответствие по содержанию и времени задачам исполнителей работы.

Управление информацией включает: а) формирование информационных потоков (коммуникационных сетей), б) фильтрацию (разделение) содержания информации по видам выполняемых работ, в) разграничение доступа по уровням управления и функциям исполнителей работ, г) своевременное направление информации тем, кто в ней нуждается.

При формировании коммуникационных сетей используются три схемы связей: 1) «цепочка», 2) «колесо», 3) «всеканальная» (рис. 6.9). Более сложные коммуникационные сети формируются посредством их сочетания.

«Колесо»

«Всеканальная»

«Цепочка»

Рис. 6.9. Схемы информационных сетей

«Цепочка» позволяет осуществлять фильтрацию информации на каждом предыдущем этапе прохождения информации. «Колесо» -- в центре сети. При использовании «всеканальной» сети, участники информационного обмена имеют равный доступ ко всей информации. Поэтому первые два вида используются в организациях или подразделениях механистического типа, когда ясно как, где, когда и каким образом выполнять работу, а «всеканальная» -- органического, когда эти параметры четко не могут быть определены.

Информация должна фиксироваться, сохраняться и накапливаться. В этих целях необходима организация отчетности конкретных подразделений и исполнителей (кто, когда, где, что) и наличие лиц ответственных за внесение данных, обработку, анализ и направление тем, кто в ней нуждается. Результаты отчетности фиксируются в соответствующих базах системы учета, за содержание и состояние которых несут ответственность конкретные исполнители.

б) Организация интегрированной системы оперативных совещаний

Текущее управление может перейти в фазу, когда проблемы управляют вами. Из-за ежедневных запросов и кажущихся неотложными дел люди теряются в процессе, престают ориентироваться в ситуации, перестает существовать такое понятие как важность, а превалирует исключительно срочность. Поэтому необходимо систематически анализировать состояние дел и принимать своевременные решения.

Система менеджмента и регулирования (MCS) обеспечивает структурирование процесса решения проблем и создание соответствующего механизма координации деятельности разных исполнителей и подразделений организации через систему оперативных совещаний.

Целью оперативных совещаний является обмен информацией и принятие решений. Для этого формируется единая система интегрированных совещаний от заседания совета директоров до производственного участка. Она проектируется по всей иерархии управления и является постоянно действующей на весь календарный период (пример, табл. 6.3-6.4).

Таблица 6.3

Пример полностью интегрированных оперативных совещаний

Сфера контроля	Кто присутствует	Частота проведения
вся производственная сфера организации	директор и менеджеры по направлениям	еженедельно (обычно во вторник 10-00)
каждое производство (аналогично для управлений и отделов)	менеджер по производству, контролеры, плановик	ежедневно
каждое производственное подразделение	мастер, контролер, рабочие	ежесменно

Каждое совещание состоит из постоянной плановой темы, дополнительных вопросов требующих немедленного разрешения и объявлений (информации общего значения).

Каждому участнику совещания предоставляется право сосредоточить внимание на его роли в обсуждаемой теме и высказать свою точку зрения в рамках заданного регламента.

Таблица 6.4

Ориентировочные постоянные плановые темы в течение календарного месяца

1 неделя:	2-неделя	3-неделя	4-неделя
подведение итогов работы за предыдущий месяц.	проблемы качества	обсуждение инновационных проектов (технических и организационных) и состояния их реализации	планируемые объемы продаж и готовность выполнения плана следующего месяца

Общие требования к системе оперативных совещаний:

· устанавливается постоянное место и время проведения оперативного совещания;

· темы постоянных совещаний периодически повторяются из месяца в месяц;

· должен быть определен постоянный состав участников по каждой теме. Дополнительные участники приглашаются по мере необходимости;

· каждому из участников известна основная тема совещания, кто докладывает состояние дел, по плановому вопросу и время, отведенное на доклад и обсуждение (регламент);

· по результатам обсуждения на каждом совещании принимаются решения и оценивается состояние выполнения ранее принятых решений;

· совещанию на более высоком уровне должны следовать за совещаниями по данной теме на более низком уровне;

· вопросы, не проработанные на более низком уровне, на совещаниях более высокого уровня не принимаются и не рассматриваются.

Системность и периодическая повторяемость тем, позволяет избежать накопления неразрешенных проблем, систематизировать работу и экономит время.

в) Требования к содержанию комплексной системы баз данных

В информационной системе обеспечивающей управление организацией, можно выделить следующие основные взаимосвязанные функциональные подсистемы учета (базы данных):

1. входящей и исходящей корреспонденции;

2. нормативных документов, воздействующих на деятельность организации;

3. принимаемых решений и их выполнения по уровням управления;

4. кадры (персонал);

5. маркетинг и сбыт;

6. снабжение;

7. основное производство;

8. склады;

9. бухгалтерский учет;

10. финансы.

Ограничимся рассмотрением содержания только тех баз данных, которые имеют непосредственное отношение к выполнению процессов и операций в производственной системе: кадры, маркетинг, снабжение, производство, склады, бухгалтерия, финансы.

База данных кадрового учета должна включать:

· штатное расписание;

· квалификационные требования и условия труда по каждой должности (работе) штатного расписания;

· данные по каждому работнику (возраст, пол, образование, квалификация, опыт работы);

· закрепление работников за подразделениями и рабочими местами в соответствии со штатным расписанием и отметку соответствия/несоответствия квалификационным требованиям;

· результаты аттестации и повышения квалификации работников;

· поощрения и взыскания работников;

· потери рабочего времени в связи с временной нетрудоспособностью;

· причины увольнения и принятия на работу;

· результаты систематического мониторинга удовлетворенности работников условиями труда, уровнем заработной платы, социальным пакетом, перспективой роста, наличия/отсутствия интереса к выполняемой работе;

· кадровый резерв на выдвижение (карьера);

· кадровый резерв работников, которые могут быть приняты на работу в случае роста организации;

· перечень учебных заведений по подготовке специалистов и повышению квалификации по профессиям и специальностям, в которых может нуждаться предприятие.

База данных кадрового учета должна быть сформирована и обеспечена технически таким образом, чтобы в случае необходимости предоставить исчерпывающие данные по каждому работнику, группе или подразделению в привязке к рабочим местам, производственным участкам (отделам) или условиям труда. Позволять осуществлять анализ по профессиям, полу, возрасту, потерям рабочего времени, удовлетворенности работников в целом по предприятию, подразделениям, работам и конкретным лицам в любом сочетании.

База данных маркетинга и сбыта должна:

а) отражать:

· результаты систематических исследований (мониторинга) удовлетворенности потребителей (клиентов) по качеству;

· мониторинг стимулирования сбыта (реклама, скидки и т.п.);

· клиентов (потребителей):

o перечень клиентов;

o характер клиента (конечный потребитель продукции или посредник);

o характер связи с клиентом (разовый, постоянный);

· договорные отношения:

o время (дату) и форму (устно, письмо, Internet и т.п.) отправления предложения клиенту и факт получения предложения клиентом;

o время и форму получения заявки от клиента (устно, письмо, Internet и т.п.);

o дату отправления клиенту договора или счета на оплату;

o дату подписания договора;

o условия платежа (предоплата, рассрочка, по факту реализации);

o отгрузку (доставку) продукции (дата и ассортимент) с проводкой накладных;

o факт поступления средств за отгруженную продукцию, в соответствии с бухгалтерским учетом;

o остатки по исполняемому договору;

o полный расчет по договору (закрытие конкретного договора);

o возврат продукции;

o результаты судебного разбирательства при неисполнении договора;

б) обеспечивать:

· контроль сроков оформления договоров;

· контроль своевременности поставок и взаиморасчетов по договорам;

· анализ:

o по клиентам (на выгодность клиента, т.е. определения веса его закупок с нарастающим итогом по отношению к общему объему реализации продукции за период, видам продукции и периодичность закупок);

o по видам продукции (количество, выручка) за любой период и с нарастающим итогом;

o по географии сбыта и веса реализации по регионам по отношению к общим продажам;

o возможность сравнения с предшествующими периодами.

Следует помнить о том, что клиентская база интересует конкурентов. В этой связи должны быть продуманы средства защиты от доступа случайных лиц и разграничен доступ по уровням пользователей (работники должны иметь доступ только к той части информации, которая необходима для выполнения их функциональных обязанностей).

База данных снабжения должна отражать:

· перечень и нормы расхода сырья, материалов, покупных комплектующих и т.п.;

· потребность на планируемый период;

· учет договоров поставок и их исполнения;

· остатки по складам;

· учет действующих поставщиков и их конкурентов (цены, качество, надежность и условия поставки).

База данных снабжения работает в системе с базами данных складского, производственного и бухгалтерского учетов.

Производственный учет должен отражать:

· использование производственных мощностей по всей технологической цепочке обеспечивающей выпуск продукции;

· количество и сроки прохождения отдельных изделий (или партий) по операциям, участкам и исполнителям в процессе производства продукции (незавершенное производство);

· потери от брака по процессам и исполнителям.

Кроме того, производственный учет должен фиксировать фактическое и оптимальное (плановое) время нахождения изделия на той или иной операции, что позволяет контролировать сроки выпуска отдельных комплектующих и конечной продукции, оценивать эффективность организации работ.

Формируется единая база данных производственного учета по главной операционной функции. Внесение данных осуществляется на основе фиксации момента передачи изделий на следующую операцию, производственный участок или цех. Учет движения внутри участков организуется менеджерами соответствующих производственных подразделений. В современных условиях практикуется, внесение в базу данных непосредственными исполнителями работы.

Отсутствие производственного учета ведет к увеличению затрат и срыву сроков производства продуктов.

Складской учет включает:

· учет комплектующих, сырья и материалов, находящихся на складах (количество и время поступления на склад и передачи в производство);

· учет остатков готовой продукции на складе;

· учет отгрузки готовой продукции.

Учет незавершенного производства и складской учет является неотъемлемой частью бухгалтерского учета, который является официальным средством финансового учета и объектом как внутреннего, так и внешнего контроля деятельности предприятия. Он осуществляется в соответствии с законодательством.

Бухгалтерский учет осуществляется в соответствии с законодательством и является официальным объектом контроля государства за результатами деятельности предприятия.

Финансовый учет включает:

· план формирования и использования денежных средств по направлениям;

· учет поступлений и использования денежных средств по направлениям.

Как правило, на производственных предприятиях формируется единая база данных объединяющая складские запасы сырья, материалов и комплектующих; незавершенное производство, готовую продукцию, что существенно облегчает и ускоряет процесс планирования. В целях установления контроля над затратами по процессам и операциям организуется операционно-стоимостной учет АВС, рассмотренный нами в разделе 2.8 второй главы.

Для оперативного контроля над перемещением материальных объектов по операциям и складам часто используется компьютерная система электронного маркера (штрих-кода).

Система учета и отчетности является основным количественным источником контроля и анализа выполнения операций и оценки деятельности организации.