Электронные документы и архивы. Информатизация архивного дела.
Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения. Объектами информатизации являются: комплектование архива; экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников; учет документов архива и контроль за их сохранностью; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей; контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. Основные цели информатизации: организация учета документов Архивного фонда РФ; учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах; совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использование документов; формирование страхового фонда и фонда пользования; проведения в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания; автоматизация организационно-управленческих функций архива.
Этапы организации внедрения информационных технологий:
Изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информатизации; разработка технического задания; поиск соответствующего программного продукта и фирмы – системного интегратора; заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием; создание, установка, адаптация программы; сертификация и регистрация программного продукта; поддержка и обслуживание системы. Учетные базы данных ведутся для: составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета; подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических данных, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменения объема, состава и состояния архивных документов. В обязательные реквизиты базы данных входят: название учитываемой базы, ее объем, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты введенных документов, даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных, формат представления данных, правовой статус базы данных. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года. Базы данных могут содержать: архивные документы, учетные документы, научно-справочный аппарат. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова – термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география. Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовой файл или распечатка текста документа. Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов. При выборе программ для базы данных наиболее приемлемо является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет вводить новые записи, корректировать, удалять имеющиеся записи, автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого доступа, сортировать записи в любой последовательности, печатать электронные каталоги и т.д. Электронный документ – документ в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись). Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. В электронном архиве должны обеспечиваться: защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений, возможность предоставления пользователям доступа к документам; возможность подтверждения подлинности документов; возможность предоставления документов в виде бумажной копии. Электр. Док-ты принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стримере, лазерном диске. Единицей хранения – является физически обособленный носитель файла. Единицей учета – выступает комплект единиц хранения с записью файла или несколько файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Систематизация проводится с помощью каталога.