Технология регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренниев рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие наначальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально.Существует журнальня регист (до 1 тыс. док-в в год); Карточная(свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к). Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно

69 (организация док-ов в архиве) (второй уровень организации документов)

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: Документы временного срока хранения ( до 10 лет включительно); Документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); Документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т. е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое , культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющееся составной частью Архивного фонда РФ. Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов. Архивный фонд – часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению. Разновидностями архивного фонда являются: Архивный фонд организации, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе ее деятельности; Объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; Архивный фонд личного происхождения, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.) Основными принципами фондообразования являются:Недробимость фонда; Единое название фонда; Единый номер фонда; Единое хранение фонда. Организация док-ов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения док-ов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающим их учет, поиск, использование. Единицы хранения систематизируются в фонде по след. Признакам (структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному – в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа; Номинальному– по делопроизводственной форме, видам и разновидностям док-ов; Корреспондентскому– по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения; Географическому– в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание док-ов, их авторы, корреспонденты; авторскому – по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами док-ов.

Фондирование. Виды работ по фондированию. Предварительные этапы по фондированию.

Фондирование документов – распределение док-ов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность док-ов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнении, по содержанию док-ов. Исходящие документы относятся к фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.Хронологическими границами архивного фонда являются:Организации – даты образования и ликвидации; Объединенного фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций; Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документ.