Основные разновидности официальных деловых писем.
Основные понятия о документе и терминология ДОУ.
Документ в переводе с лат. Означает «свидетельство», «способ доказательства.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра ! и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появился термин «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивает значения документа в управлении
Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.
Федеральный закон «Об информации и защите информации» от 20.02 1995 г. дает понятие документная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать.
Информация – ознакомление, разъяснение – сообщение о положении дел, сведения о чем либо, передаваемая людьми.
Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле, радио)
ГОСТ Р 51141-98 дает понятие официальный документ – это документ, имеющий право на использование в организации, созданным юрид. и физ. лицом, оформленным и удостоверенным в установленным порядке. Реквизит – обязательный элемент официального документа (дата, подпись, печать, текст документа и др.) Юридическая сила документа- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Подлинный документ –документ, сведения об авторе, времени месте создания которого содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа -повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Официальный документ – документ, созданный Рид. Или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
ДОУ- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Понятие ДОУ в организации:
Процесс ДОУ состоит из следующих этапов: создание документов и их оформление; прием-передача документов; организация движения документов внутри организации; регистрация и контроль исполнения;информационно-справочная работа;хранение документов.
Понятие унифицированной система документации –УСД: система документации, создания по единым правилам и требования, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа – неизменная часть реквизита документа, содержащая в бланке документа, наносима при его изготовлении.
стандартизация документов –это форма юридического закрепления, проведенной унификации и уровня ее обязательности (гос. стандарт –ГОСТ, отраслевой стандарт –ОСТ). Применения стандартов повышает качество документов.
Неопубликованный документ
Понятие неопубликованный док-т (НД) выступает как противоположное понятию опубликованный док-т, публикация. НДне рассчитан на широкое распространение. Создан в ходе работы учреждений, отдельных лиц, отражает результат их деятельности. НД остаются в рукописном виде либо тиражируются в небольшом уол-ве экз. К ним относятся отчеты о НИР, диссертации, рукописи переводов, проекты, сметы. НД возникли исторически раньше, чем опубликованные. Сейчас издается всего лишь 20% сведений, полученных в процессе исследований, поэтому НД в 4 раза больше, чем опублик-х. Отчеты о НИР и опытно-конструкторских разработках (ОКР) – это док-ы (рукописные, напечатанные) содержащее детальное описание хода и результатов исследования. Отчеты подлежат обязательной регистрации во Всероссийском научно-техническом информ.центре. Депонированная рукопись-вид НД, законченная научная работа, представляющая интерес для узкого круга специалистов. В качествк ДР могут выступать статьи, тезисы научных докладов. Диссертация– квалифицированная науч.работа в опредленной области науки, прошедшая экспертизу и представлена к защите на соискание ученой степени. Сущест.два вида диссертаций: докторская и кандидатская. Автореферат диссертации – излагаются основные идеи и выводы диссертации. Личный вклад автора в разработку проблемы, степень новизны. Препринт – док-т предварительного характера. Рассылается ограниченному кругу лиц для предварительной оценки. Занимает промежуточное место между опублик-ми и неопублик-ми док-ми. Достоинство препринта в том, что он опережает официальную публикацию на несколько месяцев и более полно освещает исследуемые вопросы. Научный перевод – важнейшее средство обмена научной и технич.информацией. Обзорно-аналитические док-ты служат для неприрывного информационного мониторинга за развитием соответствующей области науки и техники. Виды: обзор состояния вопроса, информ.обзор, ежегодный доклад, ежегодный обзор.
Коммерческая переписка .
Официально-деловая переписка делится на деловую и коммерческую переписку. Переписка с помощью которой оформляют экономические , правовые формы деятельности называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении сделок, по вопросам сбыта и снабжения, относятся к коммерческой корреспонденции. Рекламное письмо: посылают конкретным адресатам, оно содержит конкретное содержание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит четкую конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок. Письмо-запрос – согласуется с употреблением формулировки «Представляю запрос», «Направляю запрос». Письмо-предложение –это заявление поставщика о намерении продать продукцию заказчику. Письмо имеет четкое членение на абзацы. Предложение принято делать в 1-ом абзаце, во 2-м уточнять подробности предложения. Письмо помимо сведений обязательного характера должно включать : - вступительное выражение благодарности за запрос; - информацию о том, что входит в объявленную цену; - сопутствующую информацию о других товарах и услугах; - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком.
Письмо-претензия (рекламация) . Отправляют в адрес нерадивой организации- поставщика. Важно послать письмо оперативно, писать по существу. Письмо подписывает руководитель, ссылаясь на документы. Лучше прилагать их в виде копий, указать каким временем располагает адресат для исправления ситуации. Сообщая о санкциях, приводите в качестве основания нормативные правовые акты.
3. Приказное делопроизводство 16-18 вв.
Становление приказов произошло в конце 15 в.- начале 16в. становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 гг, Собором уложении 1649 г.
Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения -приказа как постоянного поручения - приказа – «избы» (канцелярии) - приказа как гос. органа с самостоятельными структурными подразделениями.
На раннем этап развития Древнерусского государства и первой феодальной раздробленности (до конца 15 в.) гос. учреждения еще не существовало. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень огромным штатом чиновников. Устанавливались приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы проходят в стадии написания – чернописи, редакции, печати, моста (подписи на склейках).
Офисы того времени, назывались «приказными избами» или «приказами». Период становления и развития гос. Делопроизводства принято называть «приказным периодом» - по названию первых гос. учреждений – приказов. Этот период охватывает с 15 по 18 вв. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включает следующие этапы: Поступление документа на рассмотрение; Подготовка дела к докладу; Рассмотрение и решение дела; Оформление документа, содержащего решение. Видовой состав документов в приказном делопроизводстве не был особо разнообразным, все существование в тот период группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в 16-17 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составлении, хранении и учета.
Оформление писем, направляемых за рубеж.
5 основных правил, используемые в зарубежном опыте при написании деловых писем.1) пишите коротко и просто2) пишите простыми словами, не придумывайте новых слов.3) обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.4) для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом:«Внимание- Интерес- Просьба –Действия».5) используйте в письмах разговорную речь.
За рубежом деловое письмо может быть построено по схеме: дата, кому, от кого Тема.
1) знакомство 2)изложение просьбы3)обоснование просьбы4)причины 5)последствия6)благодарность за последствие
Особенности оформления делового письма на французском языке. Для деловых писем широко используется нормальный формат-210х297см, фА4 , конверт А 4. Часто используются конверты с прозрачным окошком на месте адресата, очень удобно. Конверт должен иметь фирменный знак. Текст печатают на ПК, либо пишут ручкой. Формулу вежливости желательно писать от руки. Нумерация страниц осуществляется сверху лица арабскими цифрами по порядку. Левое поле листа должно быть достаточно широким, это свидетельствует об уважению к корреспонденту. Заголовочная часть – включает юридические реквизиты, необходимые для отправки писем: 1) логотип (фирменный знак) 2) наименование предприятия и его правовая форма 3) регистрационный номер в регистрах департамента 4) почтовый индекс 5) номера телефонов 6) расчетный счет 7) номер документа, посланного по факсу (если составляется на него ответный документ). При оформлении письма наименование организации и его адрес указывают в левом верхнем углу. Дата во французском делопроизводстве указывается в правом верхнем углу документа . Дата включает Место составления письма, затем саму дату; число цифрами, месяц буквами, четыре цифры, обозначающие год. Документ без даты не рассматривается и не имеет юр. силы. Если письмо адресовано конкретному лицу, то к обращению к нему не сокращаются слова «Господин», текст располагается под реквизитами. К нему предъявляется ряд требований; ясность, точность, краткость, вежливость, важна при приверженность к правде, ложь может привести к потере доверия клиента. При ссылке на документ, следует точно указать его. Общепринятые правила обращения. 1) мужчина пишущий др. мужчине обратиться может: «Уважаемый господин». 2) к женщине – «Госпожа». 3) высокую должность получателя необходимо подчеркнуть «Господин Министр». 4) к натариусам – «Мэтр» 5) при обращении слова «Госпожа» и «Господин» не сокращают. Подпись находится в правом нижнем углу. Сначала указывают должность, затем подпись и расшифровка подписи. PS располагают ниже подписи и указывают двумя инициалами P.S. Приложения включают документы, сопровождающие письмо, оно указывается слева внизу первой страницы основного документа.
Менеджмент в архивах
Менеджмент – современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина «управление», его синонимом. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.
Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве: в положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения, состав док-ов архива, задачи и функции архива, права архива, орг-я работы архива. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
Планирование: В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевым укрупненными нормативами времени на работы по ДОУ.
В организацию труда персонала архива входит: подбор и рациональная расстановка кадров; эффективное использование материально-технических ресурсов; создание для работников благоприятных условий труда. Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем. Один раз в 4 года проводится х аттестация. Для повышения квалификации работников на базе архивов периодически проводятся курсы, совещания, семинары. Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме док-ов и доступа пользователей к ним.
Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Маркетинг арх. информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации, прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг, расширение рекламной компании с целью привлечения более широкого круга потребителей. Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.
Выполнение платных услуг. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. При выполнении платных работ и услуг отношения архива со сторонними организациями и потребителями должны закрепляться договором. (Пр. арх. маркетинга – копирование документов до выхода в Интернет, продажа микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников)
11. Структура, содержание и область применения ГОСТ 6.30-2003.
Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) федеральной архивной службой России.
Внесен научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документа; требования к оформлению реквизитов документа; требования к бланкам документа, включая бланки документов с воспроизведением гос. Герба в РФ 1.гос. Герб РФ, 2- герб субъект РФ, 3-эмблема/товарный знак орг-ции, 4-код орг-ции, 5- регистрационный № юр. лица, 6- ИНН/КПП, 7- код формы док. (ОКУД), 8- наимен. Орг., 9-справочные данные, 10- наименование имя док., 11- дата, 12-регист. №, 13-ссылка на регист. №, 14-место составление, 15-адресат, 16- гриф утверждения, 19- отметка о контроле, 20- текст, 21- отметка о наличии приложения, 22-подпись, 23-гриф согласования, 24-визы согласования, 25-оттиск печати, 26-отметка о заверении копии, 27-отметка об исполнении, 28 -отметка об исполнении и направлении док. в дело, 29-отметка о поступлении док. в орг., 30 –идентификатор электр. копии док.(отметка колонтитул/левый нижний угол). Требования к бланкам документа.1. документ изготавливают на бланках, формат А4 и А5. должен иметь поля 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм- верхнее, 20 мм – нижнее. Бланки изготавливаются на белой бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются 2 варианта бланков – угловой и продольный. Для организации и структ. Поддраз. Должностного лица устанавливаются след. Виды бланков документа: общий бланк; бланк письма, бланк конкретного вида документа. Номер страницы проставляют в посередине верхнего поля листа.
Сущность понятия «документ»
Документсоздается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. В русский язык слово документ пришло Вов времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины: деловая бумага, служебный документ, акт, выделяются счетные и исторические документы. Понятие документ используется Вов всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знание дает свое толкование этого термина. В зависимости какая отрасль знания дает это определение, само понятие документ определяют различным образом: документ – материальный объект, документ –носитель информации, документ – документационная информация. Официальное толкование данного темна дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения. - Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.Внешниепризнаки документа –признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформлении. Функции документа. Любой документ обладает определенными функциями, выяснения которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре или экономической системе. Документ функционален или многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции.
Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная (относящуюся к прошлому, оперативная – текущая, перспективная – относящ. к будущему), социальная (создаются для удовлетворения различных потребностей), коммуникативная (документы – законы, указы, распоряжения. приказы, жалобы, переписка, договорные док.) культурная (способность сохранять и передавать традиции, ритуалы принятые в обществе – кинофильм, фото). Специальные – управленческая (установление, закрепление правовых норм, док. влекующие за собой юр. силу), правовая (изменения правовых норм и правонарушений – законы, указы), ф-ция исторического источника, ф-ция учета (статистический, бухгалтерский, оперативный). Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство –свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик.Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.
Фондирование. Виды работ по фондированию. Предварительные этапы по фондированию.
Фондирование документов – распределение док-ов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность док-ов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.
В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнении, по содержанию док-ов. Исходящие документы относятся к фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.Хронологическими границами архивного фонда являются:Организации – даты образования и ликвидации; Объединенного фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций; Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документ.
Функции документа.
Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Функция документирования процессов, событий, действий и фактов. В первую очередь создания предприятия его производственно-хозяйственно деятельности. Отчетно – контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в гос. И местные власти управления, предъявлять при контрольных проверках. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных вопросов с партнерами документы поддерживают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, подтверждают производственный стаж и размер заработка при наличии пенсии. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел. Функция исторического свидетельства технических движений или культурных ценностей. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам своего времени. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированной системе документации.
Юридическая сила документа.
Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименования организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.Свойством документа можно назвать юридической силой – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Документ, который создается в организации, должен обрести юридическую силу, для того, чтобы он стал бесспорным и обязательным, для тех юрид. и физ. лиц, которым он адресован и чьи действия будут основаны на его положении.Влияет на приобретение документом юридической силы – это соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для такого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно- методическими материалами. Обстоятельства, указывающие на обретения документов юридической силы –требования законности документа, к ним можно отнести, соблюдение организацией, предприятием или должностного лица, готовящим документ: 1. Положение действующего законодательства.2. Соблюдение компетенции. 3. Соблюдение сроков, дающих право на разрешения вопроса.4. Соблюдения необходимости предварительного согласования вопросов с др. организациями, подразд. и должностными лицами5. Соблюдение требований к форме документа и его отдельным элементам (реквизиты
Архивные описи
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Функции описи:Информационная, раскрывающая состав и содержание документов;Учетная, учитывающая количество дел внутри фонда; Классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями вопросами его деятельности. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения. Описи составляются: На дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела личного состава; документы на спецносителях; входящие в архив ведомственные и служебные издания. При составлении описи первичным документов является делопроизводственная номенклатура дел. Правила (основные требования) оформления описи:Нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;Систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре; Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью; На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела; Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; Документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; Нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер -9999; Систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; При составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения,3 экземпляра описи личного состава; При составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем списки л/с, далее карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; Личные дела формируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения:Годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;Годовая сводная опись составляется ведомственным архивом; На ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава. Опись содержит:Титульный лист; оглавление, предисловие, собственно опись, список сокращений, указатели, переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь, лист заверитель
Способы документирования.
есть такое понятие как носитель информации – это объект, материальное тело, на которое фиксируется информация (дск, бумага, компьютер) Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Разновидностью предметного, является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ были:Каменные плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э. был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых животных. В н.в. для создания документов используются материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.) которые служат для закрепления и хранения на ний речевой, звуковой и изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена след. Образом: 1) бумажный носитель (несветочувствительная, термобумага, фотопленка, калька) 2) микроносители визуальной информации; 3) звуконосители; 4) видеоносители; 5) магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.Информатизация общества, бурное развитие микрорафии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е не на бумажных носителях. Информации. Новейшие – фильмы, микрофиш, звуковые магнитные записи, дискетные носители для компьютерного чтения. Документы на новейших носителях информации делятся на: 1. документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты)2. документы на магнитных носителя (магнитные карты, дискеты и жесткие диски, видеодиски) 3. документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (аудикомпакт – диски, видеодиски).
4. документы на галографических носителях информации (галограммы).
Система каталогов в архиве
Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
Определения вида каталога; Разработки схемы классификации в нем документной информации; Выявление и отбора документной информации для каталогизации;
Описания документной информации на каталожных карточках; Индексирования каталожных карточек; Систематизации карточек и ведения каталога. При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать СХЕМУ единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. В международной документалистике приняты: Универсальная десятичная классификация; Классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы классификации определяется составом документов архив и задачами их использования. Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке арх. фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного (сообщается информация об одном документе), поединичного ( единице хранения), группового (связанны между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или док-ов. Каталожная карточка включает следующие атрибуты:Индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики; обозначение даты и места события; информационные сведения (описание содержания); название архива; название фонда; архивный шифр