Как выбрать систему автоматизации кадрового учёта (САКУ)

Одни системы для автоматизации служб персонала за минимальные деньги позволяют решить неотложные проблемы организации кадрового учета. Другие автоматизируют весь спектр работы с персоналом и могут даже привнести новые технологии в работу кадровой службы. Подобные программные продукты могут быть полностью самостоятельными или являться частью более мощной системы — бухгалтерской или предназначенной для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.

С помощью автоматизации службы управления персоналом (АСУП) кадровики хотят

* проводить аттестацию персонала,

* отслеживать уровень профподготовки,

* планировать обучение сотрудников,

* автоматизировать рутинную работу, связанную с поиском нового персонала,

+ в идеале пакет программного обеспечения должен позволять разрабатывать нестандартную систему мотивации персонала.

I. Начинать АСУП необходимо с кадрового учета. Причины:

- львиная доля рабочего времени спе­циалистов-кадровиков приходится именно на него,

- при неправильном ведении кадрового учета неизбежны штрафные санкции контролирующих органов.

Модули кадрового учета, как правило, есть в составе любой бухгалтерской программы. Зачастую они обладают минимальной необходимой функциональностью, однако их объема хватает для выполнения базовых функций.

1. Самой распространенной на се­годня является конфигурация «Зарплата и управление персоналом» на основе «1С: Предприятие 8.0». Это и руко­водство предприятия, и кадровая служба, и рядовые сотрудники.

2. «Психодиагностика» является дополнительным модулем к программам «1С: Управление персоналом 8.0» и «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Он дает возможность менеджеру по персоналу оценить фундаментальные характеристики человека, составить психологический профиль личности. Это поможет принять решение в пользу того или иного кандидата на должность — с учетом характера человека, его склонностей, мотиваций, т.е. тех моментов, которые невозможно выявить, основываясь на анкетах или собеседовании. Результаты тестов заносятся и хранятся в единой базе данных, обеспечивая взвешенность решений о приеме на работу, грамотное проведение аттестаций, целесообразность кадровых назначений и перемещений.

При выборе АСУП, и в том числе САКУ, важно:

- насколько удобной окажется подключаемая программа,

- готова ли организация-разработчик из­менять ее в соответствии с ожиданиями заказчика и осуществлять техническую поддержку.

На рынке сегодня присутствуют самые разнообразные по цене решения.

1) Для некрупных организаций: лицензия на «Менеджер по персоналу Mini» стоит чуть более 5 тыс. руб., «АиТ: Управление персоналом» — 12 тыс. руб. (включая годовую техническую под­держку). Подобные версии обладают всей необходимой функци­ональностью для организации кадрового делопроизводства и рассчитаны на 1—5 рабочих мест. «Радость кадровика» от компа­нии «Легпромсофт», рассчитанная на одно рабочее место, обой­дется примерно в 6 тыс. руб. с годовым обслуживанием — до 15 тыс. руб.

2) Если число сотрудников организации достигает 200—300 чел. или предприятие объединяет несколько независимых или тер­риториально разделенных подразделений, необходимо приобретать про­дукт с сетевой версией, позволяющий распределить обязанности по кадровому учету между разными сотрудниками: «Информ Контакт» (Alfa-HRM, входящий в состав комплекса по управлению предприятием Система Alfa), «Электронные офис­ные системы» («Кадры-Предприятие») и СКБ «Контур» («Контур- Персонал»).

Различия в функциональности программ, как правило, незначительны, но могут обратить на себя внимание заинтересованных предприятий. Например,

1) «ОАЗИС: Менеджер по пер­соналу» содержит функцию «Мастер кадровых операций», которая предлагает начинающему кадровику пошаговую инструкцию для выполнения таких операций, как увольнение, прием на работу, оформление отпуска и т.д. При этом каждая операция снабжена ссылкой на соответствующий законодательный акт и документы, которые необходимо оформить.

2) В компании «АиТ Софт» одно из преимуществ системы - возможность хранить любое количество информации о сотруднике.

· Кроме стандартной «Кадровой карточки», куда запи­сываются все необходимые данные для кадрового учета и создания разнообразных отчетов по кадровому составу предприятия, здесь предусмотрены и другие средства хранения.

· Некоторые записи можно занести в «Блокнот» или создать дополнительные таблицы для архива нестандартной информации.

· «Личное дело» позволяет сохранять имеющие отношение к данному сотруднику файлы из других программ.

· При расчете среднесписочной численности пер­сонала в «АиТ: Управление персоналом» учитываются все возмож­ные случаи частичной занятости сотрудников, а также сведения об арендованном персонале.

3) «Радость кадровика» организации «Легпромсофт», напротив, поддерживает жесткую технологию работы с кадрами: все записи ведутся в соответствии со штатным расписанием, изменение в лю­бом из документов приведет к необходимому изменению данных во всех связанных документах. В системе есть функция «Генератор произвольных отчетов» (позволяет кадровику пользоваться не только стандартными формами отчетов, заложенными в программу, но и самостоятельно, без помощи программистов или сотрудников техподдержки сформировать любой отчет в зависимости от стоящей перед ним задачи).

4) Система «Компас: Управление персоналом» поддерживает ие­рархическую информационную модель структуры предприятия из нескольких подразделений, каждое из которых состоит, в свою очередь, еще из нескольких, и позволяет быстро описывать новые подразделения, их ликвидацию и переподчинение. Автоматически можно изменить штатное расписание предприятия и перерассчи­тать оклады.

5) Для холдингов актуальна возможность анализа затрат на персонал. Система Alfa объединяет данные из разных модулей, где учитываются затраты. Например, в рамках производственного предприятия можно составить отчет, где зарплата одного сотрудника будет разбита по видам продукции, подразделениям, затратным статьям (виды начислений: оплата обучения, премии, бонусы и т.п.), и т.п.

6) Для предприятия с территориально распределенной структурой в целях сокращения бюрократической процедуры согласования управленческих вопросов необходимы системы, включающие

· ведение электронного документооборота,

· включение кадрового делопро­изводства в общую систему предприятия,

· организация электрон­ного визирования приказов,

· рассылка по электронной почте,

· на­стройка действий по приказу,

· автоматически изменяющих данные по сотруднику после прохождения визирования.

7) Система «Контур-Персонал» может хранить историю состояния штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату. Кроме того, при формировании и утверждении приказа авто­матически изменяются все данные с учетом тех изменений, кото­рые оговариваются в приказе.

8) В программе «ЭОС» преимущество - то, что она не является надстройкой над АСУП, а создана как полнофункциональная система с детально проработанными функциями кадрового делопроизводства, которые учитыва­ют все нормативные требования.

Кроме этого кадровая программа «ЭОС» и одна из функций системы Alfa включают сис­тему учета рабочего времени. Аналогичный модуль (табель) компа­нии «АиТ Софт» можно стыковать с системами электронных про­ходных.

II. Кадровый учет — одно из основных направлений автоматизации службы по персоналу. Однако по данным исследования компании «БОСС. Кадровые системы» на первое место предприятия ставят подбор персонала, на второе — обучение и развитие сотрудников, и только на третье — проблемы формирования системы компенсаций, мотивации и кадрового делопроизводства. Именно поэтому сегодня все специализированные программные продукты расширяют свою функциональность за счет допол­нительных модулей.

1. Система управления персоналом «БОСС-Кадровик» — один из самых известных на российском рынке продуктов для HR-менедж­мента — наиболее всеобъемлющая. Помимо стандартных модулей кадрового делопроизводства и расчета зарплаты он включает моду­ли подбора и планирования персонала, аттестации и обучения, ма­териальной и нематериальной мотивации, а также позволяет вести учет кадрового резерва и мобильного персонала. Главным образом система «БОСС-Кадровик» предназначена для управления персо­налом на крупных предприятиях, имеющих холдинговую структуру или филиальную сеть.

2. Примерно в одной ценовой нише с «БОСС-Кадровик» находятся программные продукты «Company Media — Управление пер­соналом» от «Интер Траст» и «Компас: Управление персоналом» от петербургской компании «Компас».

АИС «Кадры»

В широком смысле автоматизированная информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Автоматизированные информационные системы (АИС) управления персоналом призваны решать комплексы задач: работа с персоналом; социологические исследования; психологические аспекты работы с персоналом; нормирование и оплата труда; планирование трудовых показателей; организация труда; социальное и медицинское обслуживание и др. Характерной компьютерной системой, относящейся к этому направлению, является АИС «КАДРЫ». Адаптированная к рабочему месту со­трудника кадрового аппарата названная система предназначается для автоматизации процесса управления кадровым составом.

Применение АИС «КАДРЫ» позволяет в диалоге с компьюте­ром:

- накапливать и анализировать информацию по кадровому со­ставу;

- производить расчеты по выслуге лет, связанные с присвоени­ем очередных званий и уходом на пенсию;

- использовать информацию, хранящуюся в памяти ЭВМ, для автоматизации процесса подготовки кадровых документов;

- хранить и использовать справочную информацию как по лич­ным делам, так и регламентирующую работу с кадрами;

- осуществлять эффективный контроль со стороны руководите­лей кадровых подразделений за состоянием кадровой работы.

АИС реализует следующие функции:

* ввод документов с возможностью символьного и цифрового представления информации, синтаксического и логического контро­ля; использование различных форм ввода документа;

* поиск документов по совокупности значений одного и (или) нескольких реквизитов; последовательный или прямой доступ к дан­ным, в зависимости oi заданного поискового предписания; использо­вание итерационного подхода при выборе данных;

* вывод полученной при поиске информации на экран видео­терминала, печатающее устройство в виде отдельных первичных до­кументов по произвольной форме (анкетный вид), списка первичных документов по произвольной совокупности реквизитов (табличный вид), статистических данных.

Система предусматривает адаптацию к конкретному пользова­телю, содержит удобные средства задания конфигурации, имеет воз­можность графического представления исходных данных.

Дальнейшее развитие АИС «КАДРЫ» заключается в создании на ее основе системы поддержки кадровых решений, содержащей ин­теллектуальную составляющую, которая предоставляет возможность работать с качественной, субъективной информацией и ориентиро­ваться на неподготовленного пользователя.

АРМ кадровика

Автоматизированное рабочее место (АРМ) работника кадровой службы — совокупность организационно-программных технических ресурсов, обеспечивающих специалисту по персоналу сбор данных и автоматизацию управленческих функций в области управления персоналом.

АРМ отлича­ется от АИС большими функциональными возможностями, включает (либо позволяет легко использовать) в качестве составных частей такие прикладные программы, как тексто­вые редакторы, электронные таблицы, средства деловой графики и т.п. Комплекс задач по управлению персоналом, решаемых на базе АРМ, включает

- учет приема, перемещения и увольнения персона­ла;

- оформление приема кадров, перевода, отпуска, командировки, увольнения;

- ведение базы данных (БД) кандидатов на вакантные должности;

- наполнение БД по кандидатам;

- получение отчета по заявке на вакантную должность и отчетной документации;

- ведение штатного расписания.

На практике реализация в информационной системе организации функций управления персоналом требует наличия следующих составляющих программного обеспечения:

1) Модуль кадрового учета — для поддержки непосредственной работы менеджера кадровой службы.

2) Модуль управления штатным расписанием — для планирования численности работников и фонда заработной платы. Модуль расчета заработной платы — для распределения и расчета заработной платы.

3) Система управления документами (СУД) — для документального обеспечения управления персоналом.

4) Экспертные системы — для проведения аналитических иссле­дований.

5) Юридическая справочная система — для соблюдения всех пра­вовых норм и выполнения инструкций.

Среди справочно-информационных систем, содержащих юридическую информацию для работников кадровых служб, наибольший интерес и практическую ценность представля­ют справочно-информационные системы законодательных актов: «Гарант» и «КонсультантПлюс». Система ГАРАНТ — это специ­ализированные правовые блоки по всем разделам федерального законодательства и 140 правовых блоков по законодательству субъектов Федерации. «КонсультантПлюс» предлагает как информационные банки, содержащие нормативные документы федерального законодательства, так и банки аналитических и консультационных материалов.

Для подбора персонала сотрудники кадровой службы могут об­ратиться в базы данных служб занятости или профсоюзных орга­низаций через глобальную сеть. Кроме того, организация может разместить объявления о вакансии на соответствующем сайте в Интернете.

Технология самоменеджмента

Персональный менеджмент (самоменеджмент) — это целенаправленное и последовательное применение практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

В управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, т.е. способность планировать, организовывать, делегиро­вать, стимулировать, координировать и контролировать.

Сущность системы персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам человека, его способности управлять собой:

· Личная организованность, пунктуальность.

· Самодисциплина.

· Постоянная целенаправленная деятельность.

· Знание техники личной работы и научной организации труда.

· Мотивация человеческого потенциала на реализацию жизненных целей.

· Способность быть здоровым и работоспособным.

· Способность сформулировать и реализовать жизненные цели.

· Личный самоконтроль

Система персонального менеджмента включает шесть процедур:

1) Постановка цели — анализ и формирование личных целей, выбор количественных критериев их достижения. Цель должна быть объективной и отвечать возможностям.

2) Сбор и обработка информации — обзор условий и факторов, могущих оказать влияние на процесс достижения цели.

3) Планирование — разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности. При непосредственной разработке плана не следует сильно его детализировать — держите в голове весь план целиком. В планировании могут быть допущены и отклонения, которые следует сводить к минимуму. Это относится, например, к пер­воочередным целям, что же касается перспективных целей, то такие отклонения могут достигать больших величин и регулируются критериями достижения целей.

4) Принятие решений по предстоящим делам для достижения критериев управления.

5) Реализация решений и организация их исполнения включают составление распорядка дня и организацию личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач. Никогда не следует внедрять незаконченные планы.

6) Контроль (самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости — корректировка целей).

Планирование — это совокупность таких действий, как исследование, аналитика и других для нахождения комплекса решений, направленных на достижение целей. Планировать собственную деятельность нужно поэтапно, выполняя следующие процедуры:

1. Проанализировать бюджет времени.

2. Определить содержание планируемых дел.

3. Рассчитать время, необходимое для выполнения этих дел.

4. Составить план перспективных дел на год.

5. Разработать тематический список дел на месяц.

6. Составить план действий на неделю.

7. Записать текущие дела и составить рабочий план на день.

Существует ряд преимуществ письменной формы планирования:

- письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти;

- планы, которые держат в голове, легко отвергаются;

- письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе;

- вы меньше отвлекаетесь и больше занимаетесь только намеченными задачами;

- благодаря контролю результатов невыполненные дела не теряются (переносятся на следующий день);

- последовательное планирование обусловливает совершенство­вание вашей личной техники и методов работы;

- существует ясность относител ьно того, что надо сделать в тече­ние дня, вы стараетесь рационализировать свой труд и сознательно противодействовать помехам внутренней и внешней среды.

Контроль реализации жизненных целей:

1. Контроль процесса. Регулярно через равные промежутки времени необходимо проверять свои планы и организацию труда. Это поможет вам выявить «поглотителей времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, неверные приоритеты, не­приятные отвлечения от работы).

2. Контроль результатов. Контроль над результатами труда должен проводиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежу­точный контроль). Контроль результатов должен быть запланирован и проведен своевременно, чтобы можно было провести необходи­мые корректировки.