Общие правила и задачи регистрации документов
Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в отчетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.
Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т. е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте. Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр предприятия, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация – приказы, протоколы, доклады и т. п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция.
На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. В перечень нерегистрируемых документов включают: документы, присылаемые для сведения; первичную документацию бухгалтерского учета; все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных формах и т. д. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.
Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм, фиксации учетных данных и индексации документов. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие и исходящие номера. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает
01 – индекс структурного подразделения;
05 – номер дела по номенклатуре дел;
89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.
В организациях с большим количеством корреспондентов можно использовать кодовые обозначения корреспондентов.
Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номера с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.
В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – картотечная и журнальная.
Примерные формы журналов регистрации входящих и исходящих документов представлены ниже.
Журнал регистрации входящих документов
| Индекс (номер) документа | Дата документа | Автор документа (от кого) | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель | Подпись исполнителя | Примеча-ние |
| Дата поступления документа | ||||||
Журнал регистрации исходящих документов
| Индекс номера документа | Адрес (кому) | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель | Примечание |
| Дата документа | ||||
При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (канцелярия, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации требующей особой сохранности.
Картотечная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами, начиная от их заполнения и кончая сортировкой. Образец регистрации карты выглядит следующим образом:
Лицевая сторона
| 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27,28, 29, 30, 31 Корреспондент | |||
| Номер документа | Дата документа | Дата поступления | Входящий номер |
| Краткое содержание | |||
| Резолюция кому направлен документ | |||
| Срок исполнения |
Оборотная сторона
| Исполнитель | Дата | Исходящий номер | |
| Номер дела | |||
| Кем подписан | |||
| Отметка об исполнении | |||
| Рассылка | Количество листов | ||
| Фонд № | Опись № | Дело № | |
Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа, - на ней отмечается дата исполнения.
Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные документы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ.
После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата к служебным документам.
Справочная картотека делится на две части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации картотек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа – его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел.
Карты из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки, например картотеки приказов.