Нормы официально-делового стиля

Официально-деловой стиль — один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка (наряду с науч­ным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означа­ет, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны ис­пользоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.

Деловой стиль — это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пи­шущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важно­сти, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением — с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конст­рукция, обладающая официальной окраской, информирует ад­ресата о том, что он получил сообщение исключительной важ­ности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

Среди языковых функций общения, сообщения и воздей­ствия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных доку­ментов, однако большинство из них составляется с целью по­будить персонального или коллективного адресата к опреде­ленным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление — все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной.

Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, ко­торые возникают при составлении и редактировании офици­альных текстов.

Лексика

Сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы со­четаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка»*. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

* Словарь сочетаемости слов русского языка. /Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Мор­ковкина — М., 1983.

приказ — издается

контроль — возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад — устанавливается

выговор — объявляется

порицание — выносится

архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию — имеют, замещают

совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, перено­сят, проводят, устраивают.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значе­ние» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

Использование терминов. Термин (от лат terminus — граница, предел) - слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Одно из отличительных свойств специальной лексики, или терминологии, — наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых ва­ми терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользо­ваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим), иначе ваше толкование может оказаться не­точным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Сопоставим толкования понятия «страхователь», предложенные в документах двух различных организаций:

Страхователь — физическое или юридическое лицо, уплачиваю­щее страховую премию.

Страхователь — юридическое или физическое лицо, заключаю­щее со Страховщиком договор страхования и уплачивающее стра­ховые взносы.

Безусловно, второй вариант более удачен. Первое опреде­ление недостаточно полно: непонятно, кому, на основании чего и в каких случаях выплачиваются деньги. Кроме того, в первом варианте толкования термина содержится ошибка, связанная с сочетаемостью слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются».

Данный пример весьма показателен: в обоих документах да­ется расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным слова­рям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия «страхователь» у юристов.

Использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимо­стью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-сино­нимами (словами, близкими по значению), одно из которых — рус­ское, а другое — заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если ино­странный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удоб­ный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагатель­ное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла — «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.

Но иногда выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обос­нование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствован­ный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.

Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов.

Плеоназм (греч. pleonasmos — излишество). Это одна из са­мых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточ­ные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лиш­ние слова):

промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);

форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);

своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos — «сам»);

в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);

150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix — цена). Но допустимо выражение «прейску­рант розничных цен»;

маршрут движения (слово «маршрут» означает «направле­ние движения»);

главная суть («суть» — это и есть главное).

Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых-филоло­гов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не впол­не тождественны по смыслу словам «действительность», «сооб­щение», «опыт», уточняют их значение.

Тавтология (греч. tauto — тот же, logos — слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблаго­звучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, данное явление проявляется в указанных условиях; адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учиты­вать следующие факторы», «данное явление отмечается в ука­занных условиях», «направить в адрес».

Различение паронимов (греч. para — возле, при; onyma — имя). Паронимы — родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова «братом-близнецом» — паронимом — влечет за собой существенные искажения смысла. При работе с документами надо об­ратить особое внимание на такие паронимы:

оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует пря­мого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» — кос­венного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный — командировочный (причастие «коман­дированный» образовано от глагола «командировать»; «ко­мандированный» — «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командиро­вочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «коман­дировочное удостоверение»).

Орфография

Правописание имен собственных. Орфографические трудно­сти, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного едино­образия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общест­венной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться не­сколькими общими правилами. (Опустим простейшие правила, известные каждому школьнику).

Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилага­тельные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С пропис­ной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, жи­вотных, мифологических существ и др., при помощи суффикса —ов (-ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также при­лагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.

Географические названия. Все слова названия пишутся с про­писной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с про­писной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.

Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Крас­ные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио — река), Сьерра-Невада (сьерра — горная цепь), Йошкар-Ола (ола — гора). Но иноязычные родо­вые наименования, вошедшие в присущем им значении в рус­ский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейте­нанта Шмидта.

В названиях государств обычно все слова пишутся с пропис­ной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) от­дельные слова — со строчной: Нидерландское королевство. Вели­кое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительст­венных, важнейших международных организаций:

Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий первое слово пишется с пропис­ной буквы:

Комиссия по государственным наградам при Президенте Рос­сийской Федерации.

Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

Названия документов, памятников культуры. В составных на­званиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, со­бор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.

Наименования должностей и званий. С прописной буквы пи­шутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие — со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Рос­сийской Федерации.

Словообразование. Один из самых активных способов сло­вообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura). Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использо­вания сокращений состоят в том, что они, во-первых, позво­ляют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повто­ров. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опас­ности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий дол­жен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги по­падали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические со­кращения — условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село — при названии), д., пос.);

2) названия месяцев (янв.);

3) телеграфные сокращения (тчк);

4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);

5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл. №; расч. счет №);

6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);

7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член­кор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;

8) обращение г-н (господин) и некоторые другие.

Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений, мож­но воспользоваться словарем сокращений русского языка.*

* Новый словарь сокращений русского языка. — М., 1995.

Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.

Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного по­нимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО: лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.

Сокращение не может заканчиваться на гласную или й; со­храняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян.

Мягкий знак отбрасывается: сельский — сел.

Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический — метал.

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокра­щают каждую часть слова по данным правилам: проф. — тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вто­рую часть: агролесомелиор., лесохоз.

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым — разворачиваться в полное наимено­вание. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.

Сокращения — названия учреждения, предприятия, организа­ции, обозначение марки изделия — пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминие­вый сплав АЛ5, сталь Б2.

Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух — во множественном числе. В 2000 г. В 1990—1999 гг.

Цифровое обозначение учебного и финансового года пишет­ся через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.

«Рубль» сокращается до руб. (реже р.).

Условные обозначения физических, химических, математи­ческих величин должны точно соответствовать государственным стандартам.*

* См.: ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Фе­дерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содер­жанию стандартов. — П. 4.12. Сокращения.

Правила использования сокращений и аббревиатур. При адресо­вании писем следует приводить название учреждения, предпри­ятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.

Форма P.S. (от лат. post scriptum — после написанного) в де­ловой переписке не употребляется.

Определение грамматического рода аббревиатур. Род буквен­ных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ — существительное мужского рода: в сло­восочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное сло­во «центр»). Буквенные аббревиатуры не склоняются!

Род звуковых аббревиатур раньше рекомендовалось устанав­ливать так же, но сейчас он чаще определяется по аналогии (аб­бревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о — на слова среднего рода: решение ВАК, роно закрыто).

Установление рода аббревиатур происходит постепенно, по мере их внедрения в широкий оборот, через стадию коле­баний в роде.

Грамматика (морфология)

К области морфологии относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов. Специфические проблемы могут быть связаны и с использованием служебных частей речи (союзов, предлогов и др.).

Использование предлогов. Русский язык предоставляет го­ворящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благода­ря. На каком основании следует предпочесть один из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обла­дают эти предлоги:

• ввиду — чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;

• вследствие — чаще о совершившемся факте: прошу предос­тавить мне отпуск вследствие болезни;

• благодаря — чаще о причинах, вызвавших желаемый ре­зультат: мы справились с задачей благодаря деятельной по­мощи работников министерства.

Предлоги обычно управляют существительным в одном оп­ределенном падеже.

НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного пе­речня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведен­ному перечню, согласно вашему запросу (существительное в да­тельном падеже!).

Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах.

Идентичный чему-либо — сходный с чем-либо — близкий к чему-либо

Обращать внимание на что-либо — уделять внимание чему-либо

Опираться на что-либо — базироваться на чем-либо

Основываться на чем-либо — обосновывать чем-либо

Отзыв о чем-либо — рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо)

Отчитаться в чем-либо — сделать отчет о чем-либо

Превосходство над чем-либо — преимущество перед чем-либо

Препятствовать чему-либо — тормозить что-либо

Различать что-либо и что-либо — отличать что-либо от чего-либо

Уплатить за что-либо — оплатить что-либо

Склонение сложных составных слов. Развитие языка не ос­танавливается ни на миг. Он гибок и изменчив, поскольку иначе утратил бы роль главного средства человеческого обще­ния. Особенно быстро и непосредственно реагирует на все происходящее в жизни людей лексика — словарный состав языка. Любое новое явление в области политики, науки, ис­кусства, быта, моды и другой должно обрести имя. Так воз­никают новые слова. Некоторые из них вскоре забываются, другие остаются в языке надолго.

Один из путей образования новых слов — сложение. Со­единяться могут основы с использованием соединительных гласных, иногда также с участием суффиксов (сельское + хо­зяйство = сельскохозяйственный), части основ (туристическая + + база = турбаза), начальные буквы слов (Всероссийский вы­ставочный центр = ВВЦ). Возможно и сложение целых слов. Это особенно часто происходит, когда существует потреб­ность в составном наименовании нового объекта, соединяю­щего в себе признаки двух предметов. Так возникли в разное время широко употребительные сегодня слова плащ-палатка, вагон-ресторан, диван-кровать и др.

Употребление таких терминов сопряжено с определенными трудностями. Во-первых, в каждом конкретном случае следует определить, как склоняется состоящее из двух частей слово: надо ли изменять по падежам обе части или только одну. Например, какой вариант предпочесть: сообщить генералу-лейтенанту или сообщить генерал-лейтенанту?

Во-вторых, бывает непросто выбрать форму ска­зуемого или определения при подлежащем, выражен­ном составным наименованием. Слова, вошедшие в состав нового термина, могут относиться к разным грамматическим родам. Как правильно: новый плащ-палатка или новая плащ-палатка?

Эти вопросы нельзя отнести к числу окончательно решен­ных. Речь идет об относительно новых словах. Традиция их употребления только формируется, поэтому возникают неиз­бежные разночтения.

Столкнувшись с трудностями при использовании сложносоставных наименований, нужно избрать определенную последо­вательность действий:

1) установить, сколько частей слова склоняется;

2) если склоняются обе части, определить грамматический род по первому слову (платье-костюм — у меня нет платья-костюма — у нее появилось новое платье-костюм);

3) если склоняется только вторая часть, грамматический род определяется по второму слову (кафе-мороженое открыто).

Однако эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Далеко не всегда мы в состоянии с уверенностью сказать, обе ли части слова склоняются. Наиболее верный способ ответить на этот вопрос — обратиться к словарю. Правда, толковый словарь русского языка может помочь не во всех случаях. Как уже ска­зано выше, большая часть этих слов возникла относительно недавно и не успела попасть в словари. Другие отмечены слова­рем, но им не посвящены отдельные статьи, содержащие грам­матическую информацию. Так, слово диван-кровать приведено в «Словаре русского языка С.И. Ожегова» (изд. 14) в статье «ди­ван», слово летчик-космонавт — в статье «летчик»; при этом информация о склонении отсутствует. Полезным может оказать­ся «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и М.А. Теленковой. В нем слова, склонение которых вызывает затруднения, приводятся в форме как именительного, так и ро­дительного падежа; при необходимости указывается также грам­матический род: «генерал-майор, генерал-майора», «кресло-кровать, кресла-кровати, ср.»*

* Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. М., 1984, с. 108, 239.

Но как быть, когда под рукой нет необходимого словаря? Что делать, если слово относится к числу недавних новообразований или является узкоспециальным и потому не зафиксиро­вано общедоступными словарями? В этом случае автор пособия «Практическая стилистика русского языка» Д.Э. Розенталь ре­комендует руководствоваться прежде всего смыслом термина. Чтобы решить вопрос о склонении и грамматическом роде, надо установить, какое из двух слов, вошедших в состав наименова­ния, оказывается ведущим, т.е. концентрирует в себе основное содержание понятия: «... ведущим... является то слово, которое выражает более широкое понятие или конкретно обо­значает предмет, например: Кафе-столовая отремонтирована (столовая — более широкое понятие)... Кресло-кровать стояло в углу (мыслится один из видов кресел, вторая часть выступает в роли уточняющей)...»*.

* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. — М., 1974, с. 230.

Отмечается также, что чаще всего ведущее слово стоит на первом месте и обе части термина склоняются. Если же, напро­тив, ведущим является второе слово («Роман-газета» — издание, публикующее романы), то склоняется только вторая часть: Про­читать в «Роман-газете».

Аналогично предлагает решать вопрос о склонении и роде сложносоставных слов К.С. Горбачевич — автор пособия «Нор­мы современного русского литературного языка». Он различает составные и слитные слова. Сами названия указывают на раз­ницу между типами двойных терминов:

• в составных сложных словах каждый элемент несет самостоятельную информацию, причем вторая часть вос­принимается как определение к первой: телефон-автомат (автоматический телефон);

• слитные сложные слова обозначают единое, факти­чески нерасчленимое понятие; основная смысловая нагрузка падает на вторую часть: дизель-мотор (дизель­ный мотор)*.

* Горбачевич К.С. Нормы современного русского литературного языка, изд. 3-е. — М„ 1989, с. 148.

Особо подчеркивается, что наименования лиц по профессии, должности, чину, званию (премьер-министр, генерал-полковник и др.), а также специальные термины (эхо-импульс, грамм-масса и др.) обычно представляют собой слитные сложные слова.

В соответствии со смыслом определяются грамматические характеристики слов:

• в составных сложных склоняются обе части и грам­матический род соответствует первой (в кресле-кровати — ср. р., встреча-банкет состоялась);

• в слитных сложных склоняется только вторая часть и по ней устанавливается род (спросить у шеф-повара, ди­визионная штаб-квартира).

Важно помнить о том, что перечисленные правила не имеют абсолютного характера. Они рассчитаны на человека, обладающего языковым чутьем, способного самостоятельно анализиро­вать смысл и определять грамматические свойства слова. Живая речевая практика порой противоречит языковой теории. В не­принужденной устной речи проявляется тенденция к склонению только второй части составного наименования (в вагон-ресто­ране, на диван-кровати и т.п.). Подобные колебания могут с тече­нием времени повлиять на грамматические характеристики слова. Однако в современной официально-деловой речи, которая в це­лом строго нормирована, эти варианты могут не учитываться. Ав­тор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.

Склонение числительных. В большинстве случаев количест­венное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах.

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»:

С двумястами рублями - с двумястами рублей.

Во втором случае числительное управляет существительным.

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: рас­ходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдеся­тью пятью чертежами

Груз весом в тысячу пятьсот тонн

но: в тысяча девятьсот тридцатом году

При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку цифровых обозначений:

На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.

Грамматика (синтаксис)

Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших осо­бенностей официально-делового стиля относят четкость и после­довательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей поможет знание ряда языковых правил, которые были выработа­ны и зафиксированы именно для того, чтобы сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.

Действительный, страдательный, безличный оборот. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возмож­ности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень понятности и убе­дительности сообщения.

Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рас­смотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором — объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую офи­циальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пи­шущего еще более последовательно реализуется при использова­нии безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из ха­рактернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов.

Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конст­рукции как будто снимают ответственность с того, кто подпи­сывает документ. Создается впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится...», «Меры принимаются...», «Проблемы решаются...». «Вам было отказа­но...», «С 1 января запрещается...». Такая безличная стилистика — отражение несвободного, нетворческого сознания. В обществе, где учатся уважать и ценить личность, такая манера изъясняться лишь напоминает о недавнем прошлом, о временах не людей, а «винтиков» государственной машины.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Расщепленное сказуемое. Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороть­ся, осматривать и др.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др.). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» — только специалист.

Но наряду с достоинствами расщепленное сказуемое облада­ет и недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «... в некото­рых случаях употребление глагольно-именного сочетания вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский характер...»*.

* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. — М., 1974, с. 202.

Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном ска­зуемом, надо убедиться в том, что это действительно необходи­мо, т.е. что глагол, взятый сам по себе, не передает того содер­жания, которое вы намереваетесь донести до адресата.

Согласование сказуемого с подлежащим. При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на один, ска­зуемое ставится в форму единственного числа:

В 1996 г. на предприятие был принят 31 специалист.

При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.

Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь че­ловек», мы делаем акцент именно на числе участников. Если же далее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. подчер­кивать активный характер их поведения, предпочтительной ста­новится форма множественного числа: «На конференции сделали доклады двадцать три человека».

Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчле­ненность множества и нередко придает сообщению безличную окраску, поэтому его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обо­значении большого количества.

Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов.

Нам требуется шестьсот тонн топлива.

Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множе­ство, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными ме­стоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множествен­ного числа (согласование по смыслу).

Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят.

Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места.

Работая над текстом, мы нередко составляем конструкции с однородными членами (так называются члены предложения, относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно хар