Доступ персонала к конфиденциальным документам, обеспечение сохранности документа, бездокументное решение вопросов

Конфиденциальные документы являются документами ограни­ченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними могут только лица получившие на то соответствующие разреше­ния. Порядок получения и оформления таких разрешений устанав­ливается на каждом предприятии системой доступа к конфиденци­альным документам, которая представляет собой совокупность норм и правил, определяющих, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориям и конфиденциальных документов может давать разре­шение на ознакомление, а также, каким образом оформляются та­кие разрешения в зависимости от вида учета документов.

При разработке системы доступа к конфиденциальным доку­ментам необходимо руководствоваться следующими подходами.

1. Доступ к конфиденциальным документам может предостав­ляться только лицам, имеющим оформленный в установленном порядке (контрактом, приказом) допуск к соответствующему виду тайны и давшим письменное обязательство (в контракте или спе­циальной подписке) о неразглашении ставших им известными кон­фиденциальных сведений. Допуск к соответствующему виду тайны является основанием для доступа к конкретным документам в пре­делах этого вида тайны.

2. Доступ к конфиденциальным документам должен быть обоснованным и правомерным, т.е. базироваться на служебной необходимости ознакомления с конкретным документом именно данного лица.

3. Система доступа должна давать возможность обеспечивать пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязан­ностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов ра­бот. К сожалению, этот подход не всегда четко соблюдается. С од­ной стороны, стремясь максимально сократить количество лиц, допускаемых к конфиденциальным документам, на некоторых предприятиях не знакомят часть пользователей с необходимой им для служебной деятельности информацией и тем самым снижают качество этой деятельности, с другой стороны - знакомят пользо­вателей с конфиденциальными документами, не связанными на­прямую с их функциональными обязанностями, но, как выражают­ся, необходимыми им "для общего развития" или "расширения кру­гозора", что приводит к разглашению информации, т.е. неправо­мерному доведению информации до лиц, которые не должны ее знать.

4. Доступ к конфиденциальным документам должен быть санкционированным, т.е. осуществляться только по соответствую­щему разрешению.

5. Доступ к конфиденциальным документам могут предостав­лять только уполномоченные на то должностные лица, при этом соответствующее должностное лицо может давать разрешение на ознакомление с входящими в сферу его деятельности конфиден­циальными документами только установленному кругу лиц и только по служебной необходимости.

6. Доступ должен оформляться письменно по каждому кон­кретному конфиденциальному документу. При необходимости оз­накомления пользователя только с частью документа в разреше­нии на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя. Составите­ли (исполнители) документов и лица, которые визировали, согла­совывали, подписывали, утверждали документы, а также лица, ука­занные в тексте распорядительных документов, допускаются к та­ким документам без оформления дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же функциональные обязанно­сти. В первом случае это обусловлено тем, что перечисленные ли­ца как бы автоматически в силу своего служебного положения уже получили доступ к документам на стадии их подготовки, во втором -тем, что с поручением, содержащимся в распорядительном доку­менте, исполнитель должен быть ознакомлен обязательно, чтобы знать, что ему поручено, поэтому оформление дополнительного доступа теряет всякий смысл.

Поскольку система доступа к конфиденциальным документам содержит в себе значительное количество правовых положений, а нарушение ее требований, приводящее, как правило, к разглаше­нию конфиденциальной информации, влечет за собой дисципли­нарную, гражданско-правовую и в некоторых случаях уголовную ответственность виновных лиц, то ее следует закреплять в специ­альном нормативном документе, который обычно называется «По­ложение о системе доступа к конфиденциальным документам».

Положение должно основываться на вышеизложенных подхо­дах и может включать в себя следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Полномочия должностных лиц по разрешению доступа к конфиденциальным документам.

3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденци­альным документам.

В первом разделе указываются: назначение Положения; нор­мативные документы, на которых оно базируется; сфера его рас­пространения; основные задачи и принципы системы доступа; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований Положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм Положения. При этом следует отразить, что ответственность за невыполнение требований Положения несут все должностные ли­ца, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденци­альным документам, а также все пользователи конфиденциальных документов. Контроль за выполнением норм Положения должен возлагаться на руководителей службы безопасности, подразде-ления конфиденциального делопроизводства и управленческо-производственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должност­ные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфи­денциальным документам, с указанием, какой категории пользова­телей и к какому составу документов. Основополагающими подхо­дами при этом должны быть следующие:

- руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующим конфиденциальным документам всем категориям пользователей;

- заместители руководителя предприятия по отдельным на­правлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответ­ствующим конфиденциальным документам всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;

- руководителям подразделений дается право разрешать дос­туп к конфиденциальным документам всем сотрудникам своих под­разделений по тематике работы подразделений; для осуществле­ния доступа к конфиденциальным документам данного подразде­ления сотрудников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия или ру­ководителя предприятия;

- первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальным документам в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемых ими лиц.

В третьем разделе определяется порядок оформления разре­шений на доступ к конфиденциальным документам, зарегистриро­ванным по различным видам учета. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по посту­пившим и изданным документам в форме резолюции на документе; по документам, зарегистрированным по учету документов выде­ленного хранения, в форме резолюции на документе или подпи­санного соответствующим руководителем списка пользователей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе либо в карточке учета выдачи документа. Разрешение на доступ к конфи­денциальным делам оформляется в номенклатуре дел.

Отдельным разделом Положения может быть предусмотрен порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не рабо­тающих на данном предприятии (при выполнении совместных ра­бот и др.). При этом следует иметь в виду, что сотрудники органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления имеют право на доступ к конфиденци­альной информации в пределах компетенции, определенной для этих органов законодательством Российской Федерации, поэтому предприятия обязаны не только знакомить сотрудников таких орга­нов с конфиденциальными документами, но и предоставлять доку­менты в распоряжение органов в случаях, установленных законо­дательством. В соответствии с законодательством названные ор­ганы обязаны обеспечить защиту полученных ими документов от разглашения и неправомерного использования должностными ли­цами и иными служащими этих органов, которые ознакомились с документами в связи с выполнением служебных обязанностей. За разглашение или неправомерное использование содержащейся в документах конфиденциальной информации данные органы несут предусмотренную законодательством ответственность.

Положение может разрабатываться подразделением конфи­денциального делопроизводства или ПДЭК. Оно подписывается разработчиками, визируется всеми лицами, имеющими право да­вать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, и утверждается приказом руководителя предприятия. В приказе оп­ределяются и мероприятия по введению Положения в действие (порядок изучения Положения пользователями, технология осуще­ствления контроля за его выполнением и др.). С утвержденным Положением должны быть ознакомлены под расписку все сотруд­ники предприятия, работающие с конфиденциальными документа­ми.

Заключение

В данной работе рассмотрены вопросы исполнения и учета доступа к конфиденциальным документам. Рассмотрен процесс издания и дальнейшего движения документа. Решены вопросы обеспечения сохранности документа.

Список использованной литературы

1. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 200 с.

2. Лопатникова Е. А. Делопроизводство : образцы док. с коммент. — М.: Омега-Л, 2005. — 288 с.

3. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с.

4. Андреева В.И. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: Практическое пособие / Издание 10-е, переработанноеи дополненное — М.: ООО ”Управление персоналом”,2005. — 200 с.

5. Конспект лекций по дисциплине.