Проектирование и анализ рабочих мест.

Создание рабочего места проходит несколько этапов: анализ структуры организации и каждого рабочего процесса; определение целей анализа рабочего места; выбор метода анализа рабочего места; создание проекта рабочего места; оценка и внедрение проекта рабочего места.

Анализ рабочего места – процесс сбора и анализа информации о задачах, обязанностях и содержании работы сотрудника. Данная информация необходима для принятия многих решений (о модификации и оптимизации рабочего места; о правильном подборе исполнителя на рабочее место; о размере оплаты труда) и выполнении задач (построение карт карьерных перемещений сотрудников, разработка внутренних тарифных сеток по оплате труда). Отсутствие необходимой информации о рабочем месте затрудняет проведение аттестации и оценки персонала. Т. о., анализ рабочего места является необходимым элементом практически всех мероприятий по управлению персоналом в организации.

Анализ рабочего места осуществляется поэтапно: определение цели (для чего и почему создано рабочее место); сбор информации (данные о связи рабочего места с другими рабочими местами и о местоположении в общей структуре организации); анализ деятельности сотрудника на рабочем месте (требования к должности, необходимые знания, навыки и умения работника, личностные характеристики); создание должностной инструкции или описания рабочего места.

2.2. Должностная инструкция, ее структура, преимущества, цели применения. Рекомендации к ее составлению.

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она является юридическим документом, который составляется согласно требованиям, установленным законодательством, по строго определенной форме, и должна оформляться в обязательном порядке на все рабочие места. Должностная инструкция ориентирована на исполнителя: в ней указываются объемы и содержание работ, устанавливается нагрузка. Она выполняется в двух экземплярах, содержит подписи исполнителя и представителя администрации; один ее экземпляр находится у работника, другой – в отделе кадров. Руководителю должностная инструкция подчиненного не выдается во избежание одностороннего внесения изменений.

Должностная инструкция должна содержать следующие пункты: наименование должности, наименование подразделения, должностные обязанности, квалификационные требования, ответственность, полномочия.

Преимущества должностных инструкций: ясное представление о производственных задачах, снижение вероятности конфликтов в связи с распределением ответственности, снижение возможности произвола со стороны руководителя, возможность для самоконтроля, более легкое построение рабочего поведения.

Основные цели применения должностных инструкций: рациональное разделение труда; правильный подбор кадров, их расстановка и использование; укрепление служебной дисциплины в организации; повышение эффективности деятельности организации; создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников; повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности; обеспечение объективности при аттестации сотрудника, при поощрении его или при наложении на него дисциплинарного взыскания; разрешение трудовых споров.

При составлении должностных инструкций следует руководствоваться рекомендациями: должностные инструкции должны быть ориентированы на высокую эффективность труда, они не должны быть чрезмерно жесткими, что позволит руководителю с учетом конкретной ситуации гибко варьировать оптимальный объем требований к каждому сотруднику; руководители должны хорошо знать и уметь использовать основные факторы эффективности деятельности своих сотрудников, а также их возможности и давать задания, соответствующие трудовому потенциалу сотрудников; руководителям следует определять возможности профессионального развития сотрудников и закладывать их в нормативы, т. е. давать сотрудникам достаточно напряженные задания, а также должным образом стимулировать дополнительные трудовые усилия.

2.3. Описание рабочего места, его структура. Рекомендации к составлению.

Описание рабочего места – внутренний документ организации, его структура определяется нуждами управления и не регламентируются законодательством. Оно ориентировано на выявление специфики рабочего места: анализируется его положение в общей структуре, взаимосвязи, стандарты выполняемых работ. Описание составляется в трех экземплярах и в обязательном порядке передается руководителю для проведения анализа, уточнения и согласования деятельности исполнителя на ввереном ему участке работ.

Структура описания рабочего места состоит из следующих блоков: 1. определение рабочего места (определяется четкое название рабочего места, используется кодирование рабочего места, происходит идентификация группы должностей, к которой относится данное рабочее место); 2. расположение рабочего места в структуре бизнес-процессов (определяется место расположения в общей структуре организации); 3. функциональные обязанности исполнителя (описывается природа труда – ручной или механический, интеллектуальный или физический, выявляются непосредственно функциональные обязанности и области ответственности исполнителя); 4. содержание работы (отражаются конкретные действия, которые выполняет работник на данном рабочем месте); 5. стандарты выполнения работ (нормативы) (не для всех категорий работников); 6. условия труда на рабочем месте (уровень сложности оборудования, уровень шума, температура, освещенность, задымленность, длительность рабочего дня, праздники, выходные и отпускные дни).

При составлении описания рабочего места необходимо помнить, что данный документ является прежде всего рабочим инструментом руководителя и исполнителя. Поэтому он должен быть понятным, полным и четким, должен содержать информацию об особенностях работ, уровнях сложности, необходимых навыках и уровне стандартизации возникающих проблем. При этом существует правило, чем ниже позиция в иерархии компании, тем четче должны быть определены и прописаны обязанности исполнителя.

Глава 3. Планирование персонала.

3.1. Сущность и принципы планирования персонала.

Планирование персонала является условием развития кадровой политики и важнейшей функцией кадровой службы, которая осуществляется в три этапа: 1. прогноз потребности в кадрах через сбор информации о качественной и количественной потребности с учетом фактора времени; 2. планирование наличия кадров, т. е. выявление фактического наличия кадров с учетом их качественных и количественных характеристик; 3. планирование несоответствия фактических и плановых показателей наличия кадров во времени и в соответствии с этим разработка мероприятий по обеспечению кадрами, высвобождению кадров, повышению квалификации кадров.

Планирование персонала призвано решить следующие задачи: обеспечение организации персоналом, необходимым для достижения организационных целей; урегулирование взаимного соответствия задач и выполняющих их людей; гарантия определенного уровня квалификации людей, соответствующего их возможностям, пожеланиям и производственной необходимости; обеспечение активного мотивированного участия людей в комплексной деятельности предприятия.

Планирование персонала – это системные, взаимосвязанные действия, которые основываются на принципах: 1. аттестации, оценки работы персонала: чем точнее сформулированы необходимые для предприятия результаты, тем точнее можно оценить сотрудников; 2. соревновательности: чем больше организация стремится к успеху, тем больше она будет поощрять открытое соревнование между кандидатами на должности; 3. непрерывного обучения, развития и совершенствования кадров человеческих ресурсов организации; 4. преемственности кадров.

Планирование персонала предполагает определение потребности в персонале в краткосрочной и долгосрочной перспективах. Планирование должно исходить из оптимального состава рабочей силы и создания условий для успешной реализации личностного потенциала сотрудников, использования их навыков, опыта, квалификации. Поэтому важно при планировании учитывать возможности организации в области мотивации производительного труда, развития у сотрудников производственных навыков при помощи образования и самообучения, а также создания оптимальных условий для совместной работы при помощи структурирования групп совместно работающих сотрудников.

Планирование персонала является структурированным процессом: в рамках разделения труда оно осуществляется в соответствии со структурой и функциями, специфическими для организации.

Планирование может быть как индивидуальным, так и коллективным. В случае индивидуального планирования определяются рабочие места для отдельных сотрудников. В случае коллективного планирования на первый план выходит общая численность сотрудников либо отдельные группы сотрудников.

Планирование потребности в кадрах происходит на основе информации о количественных, качественных и временных факторах. К количественным относят: текучесть кадров, экономическое положение, объемы продаж, численный состав кадров, продолжительность работы на занимаемой должности, организационная структура управления, уровень технической оснащенности организации. Качественные факторы: специфика рабочих мест, квалификация сотрудников, инновационные факторы, программы повышения квалификации, недостатки квалификации. Временные: возрастная структура.

Планирование кадров должно быть одним из разделов общего плана организации.