Вопрос 4.Роли, функции и задачи менеджера в управлении компанией.
Особенность жизни человека в том, что он живет в обществе других людей и не может обойтись без этого в целях выживания и удовлетворения своих жизненно важных потребностей. В этом проявляется природа человечества, выраженная в объективных свойственных живых организмов произрастать и развиваться в условиях природы и искусственной среды, создаваемой ими в результате своей Деятельности. Любой человек или группа людей заняты созиданием, а возможно и разрушением, причем делают это достаточно осознанно, пытаясь достигнуть желаемого результата.
Деятельность — совокупность действий человека, направленных на достижение определенного результата. Деятельность человека регулируется его сознанием. Каждый человек наделен сознанием, которое развивается в процессе жизни. Общество (группа людей, разрозненное множество) наделено общественным сознанием, которое проявляется определенным образом в материально-духовном мире и нуждается в управлении для создания лучших условий жизни наиболее эффективными способами. Жизнедеятельность превращается в процесс производства и распределения материальных и духовных благ в целях удовлетворения жизненных потребностей человека и общества.
Все процессы, возникающие в обществе при его деятельности, можно разделить на следующие группы:
- познавательные (логика, анализ и синтез, философия, теория познания, естествознание и пр.);
- организующие (власть, государственное устройство, формы собственности);
- распределительные (между людьми, предприятиями, местными органами, внутри государства);
- накопительные (аккумулирование общественных и частных ресурсов);
- охранительные (создание условий неприкосновенности собственности);
- защитные (создание реакций противодействия технического, территориального, правового, социального характера);
- разрушительные (реформы, конфликты, войны, революции);
- воспроизводственные (охранение численности населения, забота о детях и рождаемости);
- коммуникационные (языки, средства информации и связи, телекоммуникации);
- производственные (получение продуктов материального и энергетического производства) и т. д.
Все общественные процессы взаимосвязаны между собой. Их много, в жизни они пересекаются между собой и наслаиваются друг на друга с разной степенью взаимовлияния. Все процессы по своей природе динамичны, в них осознанно или неосознанно присутствуют некие общие процедуры (в дальнейшем - функции), которые и составляют суть управления:
- предвидение результата (прогнозирование);
- определение необходимой последовательности действий
(планирование);
- реализация действий (организовывание);
- оценка результатов и хода выполнения (контроль) и др.
Это позволяет заключить, что в любой деятельности человека присутствует управление.
Многообразие процессов привело к общественному разделению труда, его специализации и кооперации. В процессе деятельности индивидуумы вступают в некоторые отношения, создают структурные образования, реализуют различные процессы, позволяющие получить желаемый конечный результат. При этом сразу оговариваются некоторые ограничения в поведении и деятельности, направленной на результат и действующие в рамках возникающего сообщества. Такие структурные образования представляют собой отдельные компоненты целостной системы общественного процесса, относительно изолированные один от другого и от всей системы в целом. Подобные структурные образования принято называть организациями, которые представляют собой совокупность людей и групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе определенных правил и процедур, разделении труда и обязанностей. Управление возникло в результате общественного разделения труда и необходимости совместной деятельности в организации.
Роль организаций в обществе определяется тем, что, во-первых, они являются генераторами ресурсов, превращая издержки в ценности, и во-вторых, создают полезные для общества блага, способствующие развитию человечества. Всякая организация может быть представлена как система, встроенная во внешний мир. «На входе» организация получает ресурсы из внешней среды, а «на выходе» возвращает во внешнюю среду созданный ею продукт. Поэтому деятельность любой организации включает три основополагающих процесса, которыми необходимо грамотно управлять:
- получение «сырья» из внешнего окружения;
- изготовление «продукта»;
- передача «продукта» во внешнюю среду.
Эти три процесса очень важны для существования организации. Поддержание баланса между ними, мобилизация ресурсов на их осуществление — вот назначение менеджмента и его основная роль и организации.
Всякая организующая и регулирующая деятельность людей в организациях и между ними, которая приводит к намеченной цели, выступает как управление.
Управление — специфический вид деятельности человека, возникающий в результате общественного разделения труда и являющийся необходимым условием достижения эффективных результатов в индивидуальной и совместной деятельности. С другой стороны, управление — это функция системы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию программы действий на пути достижения целей при движении системы из одного состояния в другое.
Специфика управления заключается в наличии воздействия. Воздействие — сознательное влияние на деятельность человека или группы людей с целью их мотивации и согласования действий. Всамом общем виде управление представляется как определенный тип взаимодействия, существующий между двумя субъектами управления, один из которых находится в позиции субъекта управления, а второй — в позиции объекта управления.
Субъект управленияпосылает объекту импульсы воздействия (управленческие команды), которые содержат в себе в явном или косвенном виде информацию относительно того, как должен функционировать в дальнейшем объект управления.
Объект управления— социально-экономическая система или подсистема (государство, регион, корпорация, фирма и т.п.), которая воспринимает воздействие (управленческие команды) и функционирует в соответствии с содержанием этих команд.
Реальное управленческое взаимодействие существует только в том случае, если объект управления выполняет команды субъекта управления. Только тогда можно говорить об осуществлении управления. Для этого необходимо наличие у субъекта управления потребности и возможности управлять объектом, вырабатывая соответствующие управленческие команды. А у объекта управления готовности и возможности эти команды выполнять. Данные условия являются необходимыми и достаточными для того, чтобы субъект управления осуществлял управление объектом управления. При реализации управленческого взаимодействия между двумя субъектами устанавливается управленческая связь, суть которой состоит в том, что первый субъект заинтересован в определенного вида функционировании второго и генерирует управленческие команды, задающие желательное для него поведение этого второго субъекта, а второй в силу определенных причин ведет себя соответственно управленческим командам первого.
Для того чтобы между двумя субъектами существовала управленческая связь, необходимо, чтобы между этими субъектами существовали отношения управления. Суть данных отношений состоит в том, что они являются основой возможности осуществления управления, так как именно они задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды выполнять.
Отношения управления не являются изначальными отношениями, а базируются на более глубинных отношениях, таких, как экономические либо морально-этические отношения.
В хозяйственных системах наиболее распространены отношения управления, базирующиеся на экономических отношениях. Для управления наиболее принципиальными являются два типа отношений: отношения, возникающие при разделении и кооперации труда в процессе совместной трудовой деятельности собственников, и отношения найма (возмездные отношения), возникающие между собственниками и пользователями средств производства.
Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организаций и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему, или же как систему управления.
Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления — практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность — это функционирование системы управления.
Система управления делится на две подсистемы: управляющую и управляемую. Для осуществления функции управления управляющая система должна располагать необходимыми ресурсами. В зависимости от состояния управляемого объекта, характера и масштабов деятельности, структуры, правового статуса и других факторов различают следующие типы управления.
- Социальное управление ориентировано на осуществление воздействий в обществе с целью его упорядочения, развития, оказания материальной поддержки отдельным слоям (ветеранам, инвалидам, детям, пенсионерам), проведения правовой защиты, развития культуры, образования и здравоохранения, поддержки обороны.
- Политическое управление ориентировано на перевод экономических средств регулирования отношений в ранг устойчивой потребности и политических требований, составляющих основу отношений в государстве. Идеология при этом применяется как способ формирования общественных интересов в политике.
Механизмы управленияреализуют приемы придания количественной меры отношениям в обществе в процессах управления ими.
Различают два типа механизма управления:
- стихийный, формируемый интуитивно, на инициативной основе деятельности множества субъектов хозяйствования;
- организованный, формируемый на логически доказательной основе, отражающей эмпирическое знание множества субъектов хозяйствования.
Функции управления осуществляются исполнителями, профессионалами управления. Результатом их деятельности и одновременно главным инструментом являются правильные управленческие решения.
Труд менеджера по сравнению с другими видами деятельности организации имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах. Характер труда менеджеров вытекает из сущности управления как деятельности, направленной на постановку целей и объединение усилий множества людей для их своевременного и эффективного достижения. Выполняя эти функции, менеджеры непрерывно сталкиваются с проблемами, представляющими собой отклонение фактического состояния организации от заданного или желаемого. Таких проблем великое множество, и они носят самый разнообразный; характер. Нередко они требуют немедленного вмешательства, в иных же случаях их решение связано с выработкой концепции развития организации или с радикальной перестройкой ранее принятой политики поведения фирмы в быстро меняющейся обстановке. Это означает, что менеджеры должны не только вовремя выявлять проблемы, но и владеть методами их решения, иметь четкое представление о том, какие подходы надо применить в каждом конкретном случае. Для решения проблем менеджер ищет ответы на множество вопросов, что требуют не только времени и усилий, но нередко и огромного умственного напряжения, максимального! включения и использования аналитико-конструктивных способностей человека.
Таким образом, сама специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда, в котором постановка целей, разработка способов и приемов их достижения, а также организация совместной деятельности составляют главный смысл и содержание труда людей, относимых к управленческому персоналу.
У людей, занимающихся управлением, особый предмет труда — информация, работая с которой менеджеры принимают решения, необходимые для изменения состояния управляемого объекта. При этом разнообразие решаемых задач вызывает необходимость в сборе, обработке, передаче и использовании множества самой разнообразной информации, касающейся организации в целом, ее отдельных подсистем и элементов, а также внешней среды. Количество и растущая сложность управленческих задач непрерывно увеличивают информационные потребности организации и предъявляют все новые требования к скорости и качеству обработки поступающей информации. Поэтому особое значение имеют средства работы с информацией, являющиеся орудиями труда менеджеров. В современных условиях это компьютеры, системы телекоммуникаций, интернет и информационные технологии, позволяющие не только экономить время, связанное с принятием решений, но и повышать их качество.
Управленческий труд предполагает взаимодействие с человеческими ресурсами. Менеджер, обеспечивающий взаимодействие человека и организации, должен знать и постоянно отслеживать, с одной стороны, какие характеристики личности определяют поведение человека в организации и, с другой — какие параметры окружающей среды воздействуют на включение работника в целенаправленную деятельность организации. Менеджер в процессе труда должен опираться на команду и лидеров коллектива. Он несет личную ответственность за своевременное принятие и реализацию управленческих решений.
Умение систематически и терпеливо выполнять разную по направленности аналитическую работу в течение длительного времени — одно из важных качеств менеджера.
Труд менеджера специфичен, для него характерны следующие особенности:
- восприятие больших объемов разнородной информации, в том числе ретроспективной и прогнозной;
- высокая напряженность труда в условиях дефицита времени для принятия решений и анализа;
- непрерывность переключений и колебания ритма в рассмотрении вопросов и решений;
- частая смена видов деятельности и ролей в них;
- необходимость общения с людьми в разных формах;
- постоянный недостаток информации и финансовых ресурсов, специалистов, знаний;
- повышенная ответственность и риск.
Лишней информации для менеджера нет, ее всегда не хватает, и нужны усилия для того, чтобы отслеживать ее непрерывное обновление. Поэтому необходимы специальные приемы и системы обработки управленческой информации, а также личное мнение менеджера для объяснения событий окружающего мира. Внешняя и внутренняя информация воспринимается менеджером исходя из его индивидуальных возможностей и условий, которые необходимо знать и содержать под контролем.
Содержанием труда менеджеров являются функции управления, выполнение которых необходимо для решения задач организации. Состав их впервые был установлен основателем процессной теории-менеджмента А. Г. Файолем в 1916 г. Это пять логически связанных между собой видов деятельности:
- разработка политики и планирование;
- создание/построение организационной структуры;
- распорядительство — инструкции и помощь в процессе выполнения задач, дополненное в современной трактовке еще функцией мотивации;
- координирование;
- контроль и регулирование.
В процессе дальнейших разработок состав функций пересматривался представителями разных правленческих школ, но в целом они придерживались процессного подхода, предложенного Файолем. общем содержание функций менеджеров в организациях включает:
- установление целей, которые должны быть достигнуты организацией и ее подразделениями;
- формулирование генеральной линии развития (политики концепции) и определение тех действий, которые необходимо выполнить для реализация планов в разные периоды;
- создание условий для достижения целей, в том числе проектирование организационной структуры, структурирование функций и задач, распределение полномочий по принятию решений между подразделениями и работниками, проектирование необходимых каналов координации и коммуникации;
- стимулирование активности работников, направление их действий и контроль выполнения норм, правил и процедур. Для этого менеджерами проводится инструктирование и оказывается помощь
в процессе работы, координируются действия работников, осуществляется контроль и при необходимости вносятся коррективы в планы или в ход работ.
В научной литературе даются определения содержания труда менеджеров как членов организации, которые:
- определяют цели и задачи;
- управляют ресурсами организации (материальными, денежными, человеческими, информационными и др.);
- работают с информацией, необходимой для принятия решений;
- принимают решения;
- осуществляют координацию совместных действий внутри организации и за ее пределами;
- несут ответственность за работу организации в целом, ее подсистем и элементов, а также за связи с другими организациями и органами, которые тем или иным образом влияют на ее работу и состояние.
Наиболее полное описание видов работ, которые менеджеры выполняют в организации, приведено в работе канадского ученого Генри Минцберга «Работа менеджера: вымыслы и факты» (1975 г.), и которой выделено 10 специфических видов работ, объединенных но признаку однородности в три группы: межличностные контакты, работа с информацией и принятие решений:
Межличностные роли:
- символический глава,
- лидер,
- связующее звено.
Информационные роли:
- приемник информации
- распространитель информации
- представитель во внешней среде
Роли по принятию решений
- предприниматель
- устраняющий помехи
- распределитель ресурсов
- ведущий переговоры
В межличностных контактах менеджер, выполняющий роль главного руководителя, выступает прежде всего как символическая фигура, которая представляет организацию, являясь как бы ее флагом. В этой роли на менеджера возлагаются обязанности по выполнению церемониалов, посещению разных социальных мероприятий, по участию в приемах, связанных с уходом работников на пенсию и т. д.
Очень важна роль менеджера как лидера, то есть человека, оказывающего влияние на других работников организации. Обычно это связано с ответственностью, а также формальными полномочиями по поводу труда других людей, которые предоставляются менеджерам в i организации. Но лидерское поведение менеджеров зависит от их способности использовать эти полномочия с целью мотивирования и активизации людей для наиболее эффективного достижения целей.
Роль связующего звена обязывает менеджеров налаживать контакты с теми, кто формально им не подчиняется. Это и менеджеры данной организации, и многие люди за ее пределами, например потребители, поставщики, официальные правительственные лица, менеджеры из других организаций. Формы контактов, которые при этом используются, самые разные, включая переписку, участие в совещаниях, телефонные разговоры, личные контакты и пр.
Информационные роли менеджеров пронизывают процессы их межличностных контактов и отражают важность сети контактов, создаваемых и поддерживаемых ими. Роль приемников информации характеризует менеджеров как людей, находящихся в постоянном поиске информации, необходимой для управления организацией и выполнения собственной работы. Эта информация может быть письменной и устной, внутренней и внешней.
Роль распространителей информации означает, что менеджеры не только получают, но и распространяют информацию по тем каналам связи, которые обеспечивают решение целей и задач организации или подразделений. В частности, они передают информацию своим подчиненным, если у последних нет иного способа ее получения.
Третья информационная роль заключается в том, что менеджеры выступают как представители организации, передающие информацию о ее планах и политике для налаживания внешних контактов с другими заинтересованными лицами и компаниями.
Группа ролей, связанных с принятием решений, включает прежде всего такое поведение менеджеров, которое носит название предпринимательского. В роли предпринимателей менеджерам нередко приходится принимать решения, связанные с началом новых проектов или использованием новых возможностей. Чтобы уменьшить степень риска, такие решения часто реализуются через целую серию небольших проектов, позволяющих по ходу дела оценить практическую полезность предпринимаемых изменений.
В качестве устраняющих помехи менеджеры должны вносить коррективы в развитие той или иной ситуации, если существует угроза ее выхода из-под контроля. Принимая соответствующие решения, они предотвращают разрастание небольших проблем в крупные.
Одной из важнейших ролей менеджера является распределение ресурсов, которые необходимы для выполнения запланированных работ и достижения целей. От того, как менеджер справляется с той работой, прямо зависят получаемые результаты, так как ресурсы всегда ограничены и надо принимать компромиссные решения. Косвенным результатом принятого решения является установление приоритетов, то есть тех видов работ или подразделений, которые в тот или иной период времени оказывают наибольшее влияние на получение запланированных результатов.
Роль ведущих переговоры отражает обязанности менеджеров постоянно согласовывать действия с другими членами организации и заинтересованными лицами из разных компаний.
Значение каждой из 10 ролей в работе менеджеров зависит от выполняемой ими работы и позиции, занимаемой в организации. Но само содержание этих ролей показывает, что управленческий персонал — это важнейший ресурс организации, от которого зависит само ее существование, возможности роста и развития.
Менеджеры в организации образуют так называемый управленческий персонал, аппарат управления, который нередко называют просто менеджментом организации. Содержание понятия «управленческий персонал» трактуется в современном менеджменте довольно широко и неоднозначно. Международная организация труда (МОТ) рекомендует рассматривать управленческий персонал как часть более широкой категории работников, в которую кроме менеджеров входят и другие специалисты — профессионалы. Основанием для этого считается тесная связь в работе менеджеров и специалистов других сфер деятельности, например экономистов, технологов, психологов и т. д., которые, используя свои профессиональные знания, оказывают существенную помощь в постановке и обосновании целей и задач организации, а также в разработке методов их практической реализации. Постоянный контакт между ними — важнейшее условие нормального функционирования организации.
Отнесение работника к той или иной категории связано с понятием профессия (от лат. professio) — официально указанное занятие («объявляю своим делом»). Иначе, профессия — это род трудовой деятельности человека, владеющего комплексом специальных теоретических знаний и практических навыков, приобретенных в результате специальной подготовки и опыта работы.
В трудовых отношениях выделяют много профессий, например: врач, юрист, учитель, инженер и т. д., а также специальностей и специализаций по видам направлений подготовки, сложившимся в стране в результате особенностей разделения труда в отраслях народного хозяйства. Введение профессий, специальностей и специализаций в практику управления имеет государственное значение, так как связано с обязательствами государства по социальному обеспечению, установлению льгот и ответственности по видам профессий, условиями найма работников, формированием требований и стандартов обучения, необходимостью учитывать влияние технического прогресса и мировую практику разделения труда. Необходимая информация о профессиях содержится в тарифно-квалификационных справочниках, утверждаемых государственными органами.
Сведения о составе и содержании направлений, специальностей и специализаций подготовки размещены в специальном едином пёречне, который формируется и утверждается правительством страны, служит своеобразным заказом системе образования для подготовки специалистов нужных стране направлений деятельности. Новые специальности и специализации при их открытии подлежат государственной регистрации, в процессе которой устанавливаются квалификационные требования для обучения.
Отдельная функция управления — определение потребности национальной экономики в новых профессиях, обоснование содержания их деятельности и социальной значимости. Создателем профессий является «профессор» (от лат. professor — преподаватель, учитель, изготовитель профессий). Этот термин применяется в качестве ученого звания для преподавателей образовательных учреждений высшей школы (университетов, академий и институтов). Звание профессора присваивается Высшей аттестационной комиссией при Министерстве образования РФ лицам, имеющим ученую степень доктора наук и богатый опыт преподавательской работы. В отдельных случаях это звание присуждается лицам с ученой степенью кандидата наук за исключительные заслуги в сфере образования.
Профессионализм— это величайшее мастерство, приобретенное и удерживаемое в какой-либо области знаний или умений. Отличительными качествами профессионала-менеджера являются:
- обширные и глубокие знания по комплексу направлений деятельности;
- умение быстро понять ситуацию и повернуть ее развитие в нужное для управления русло;
- умение организовать и объединить усилия людей вокруг идеи развития;
- умение найти единомышленников;
- умение подобрать команду;
- умение маневрировать ресурсами и уходить от провалов;
- обладание волей и умение сконцентрироваться на главном;
- интуиция, умение обобщать и прогнозировать развитие событий;
- психологическая устойчивость, самообладание, умение не поддаваться панике.
Профессиональная деятельность в любой сфере требует от специалиста высокой эрудиции и знаний, поэтому для развивающихся личностей нет предела самосовершенствованию в избранной профессии. Процесс освоения новых знаний, а впоследствии и генерация идей распределяются по времени на всю сознательную жизнь специалиста-профессионала в системе бизнеса. В соответствии с этой объективной потребностью современности образование в ведущих странах мира становится дистанционным и непрерывным. Оно осуществляется в разных формах на всех этапах развития деловой карьеры специалистов, особенно менеджеров.
Профессионалу необходима специализация на каком-либо одном процессе, деятельности, операции, так как все физически охватить невозможно. В смежных областях знаний менеджеру нужно разбираться настолько, чтобы его не ввели в заблуждение свои и сторонние партнеры. Лицу, принимающему решение, необходимо четко осознать: там, где кончается его эрудиция для оценки ситуации, начинается взаимодействие на доверии другим лицам, сокращается возможность влияния на окончательное решение, а риск неблагоприятного исхода ситуации резко возрастает.
Специализацию в управлении можно менять, переходя от одного вида деятельности к другому и обратно, но выбирать следует ту, которая дает наибольший эффект или больше нравится. Широта и глубина знаний специалиста обеспечивают ему возможность при потере спроса в узких сферах деятельности приобретать новые навыки на стыках других видов деятельности. Основной гарантией успеха специалиста менеджера в бизнесе является уверенность в своих возможностях,, их развитие.
Умение воспроизводить и пополнять знания — одно из неотъемлемых качеств профессионала. Это качество определяет возможности быстро переключаться с одной темы деятельности на другую, прослеживать и находить логические связи во множестве новых явлений, сопровождающих действия менеджера в реальной жизни. Ведь профессионалами становятся, а специалистов учат.
Профессионализм недостижим без детального рассмотрения, определения состава и особенностей сферы деятельности специалистов. Современная учрежденческая деятельность менеджера как специалиста широкого профиля может осуществляться в различных организационных структурах:
- в проектных организациях;
- отделах управления предприятий;
- планово-экономических службах;
- договорных группах и группах претензионных отношений
- отделах маркетинга;
- группах связей с общественностью;
- исследовательских лабораториях социального управления;
- инвестиционных институтах, налоговых службах, банках, финансовых компаниях;
- органах муниципального управления;
- бизнес-центрах, деловых центрах, технопарках;
- коммерческих фирмах;
- в представительствах инофирм.
Если рассматривать лестницу будущей деловой карьеры менеджера, она включает в себя много ступенек (уровней):
- рядовой специалист, служащий;
- руководитель сектора, бригады, участка;
- руководитель подразделения (отдела, цеха, службы, производства);
- заместитель первого руководителя предприятия (учреждения)
но одному или нескольким видам деятельности;
- первый руководитель предприятия (учреждения) — юридическое лицо;
- руководитель объединения, холдинга, союза, концерна;
- работник государственного аппарата;
- кандидат в высшие органы системы государственного управления.
На каждой из ступеней деловой карьеры менеджера все более усложняется объект управления, расширяется диапазон внешних связей и уровень деловых качеств конкурентов, возрастают степень ответственности и характер стимулов для продвижения вверх или удержания своего положения, определяются навыки и стиль работы.
Каждый специалист-профессионал в своей деловой практике ищет разнообразия видов деятельности для совершенствования своих умений и выбора их оптимального сочетания в процессе создания своего уникального, отражающего его наилучшие качества, занятия (кредо, амплуа, достижения). По прошествии времени проясняется будущее профессиональной карьеры, мера ее общественного признания, степень удовлетворенности специалиста-профессионала результатами своей деятельности.