Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело дол­жна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организациюсодержит порядковый номер и дату поступления документа.

Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документавключает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Такая отметка полезна для:

- исключения повторного ввода документа в ПК;

- быстрого поиска документа по имени файла;

- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

_______________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

1. В каком из следующих видов документов не следует указывать реквизит «наименование вида документа» (отметьте правильный ответ)

√ протокол;

√ приказ;

√ письмо;

√ справка.

2. Если документ составлялся двумя организациями в разное время, какая из дат подписания является датой документа (отметьте правильный ответ)

√ первая;

√ последняя.

3. Какая из цифр регистрационного номера №2 – 4/36 соответствует порядковому номеру документа?

_____________________________________________________________________________

гост

Тема 2.2. Бланки документов предприятия

Документы должны не только иметь установленный комплекс обя­зательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом

А4 (210х297 мм), А5 ( 148x210 мм).

Бланки не используются для оформления документов, создаваемых от имени двух или более организаций.

Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

> общий бланк;

> бланк письма;

> бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланкможет быть использован для составления любых ви­дов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), если организация имеет на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части рекви­зитов: дата, регистрационный номер документа.

На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с прин­терами, копиро­вальным оборудованием, факсимильными аппа­ратами, пишу­щими машинка­ми. Поэтому бу­мага для бланков должна обла­дать такими ка­чествами, как не-сворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхно­сти листа, а так­же соответствовать требо­ваниям по плот­ности – от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне - от 88% до 98%

Бланки следует печатать крас­ками насыщенно­го цвета, позволя­ющими изготав­ливать качественные копии документов с по­мощью копиро­вальных аппара­тов

РОСБИЗНЕС

Закрытое акционерное общество

Рисунок 2. Общий бланк

Бланк письма(рис. 1) содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Рос­сийской Федерации или города), для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации;

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера те­лефонов и т.п.).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части сле­дующих реквизитов:

- дата,

- регистрационный номер документа,

- ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следую­щих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка. Он содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например ПРИКАЗ и т.п.

_____________________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

Попробуйте сами составить бланк конкретного вида документа (например, приказа).

Задание выполните на отдельном листе.

_____________________________________________________________________________

В деловой практике часто используются бланки руководителей – должностные бланки.На таком бланке вместо наименования орга­низации указывается должность, например: «Генеральный дирек­тор ЗАО «Росбизнес».

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разраба­тываются только тогда, когда руководители подразделений и долж­ностные лица имеют право подписи документов.

Можно использовать два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк - расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой (см. рис. 2).

Угловой бланк - расположение реквизитов заголовочной части до­кумента в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата (см. рис.1). По подсчетам специалистов, уг­ловое расположе­ние экономит до 20% площади ли­ста документа.

Реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «место составле­ния или издания документа» могут быть расположены следующи­ми способами:

- флаговым(каждая строка реквизита начинается от границы ле­вого поля и окончания строк не выравниваются);

- центрованным(начало и конец каждой строки реквизита в рав­ной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих свой национальный язык в качестве государственного, такие реквизиты как: «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка.

Бланки предприятия удобно хранить в памяти компьютера и выво­дить на печать при создании конкретного документа. Однако при повышенных требованиях к защите документов от подделок блан­ки лучше заказывать в типографии, так как в этом случае использу­ются специальные технологии изготовления бланков, водяные зна­ки, специальные сорта бумаги и т.п.

Подведем итоги

Существует 30 реквизитов, используемых в документах управ­ления.

Количество реквизитов и порядок их расположения на конкрет­ном документе определяются задачами, для решения которых до­кумент создается.

Различают следующие бланки документов организации:

> общий бланк;

> бланк письма;

> бланк конкретного вида документа.

РАЗДЕЛ Ш. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Из этого раздела Вы узнаете: об основных документах управления и их характеристиках; о существующих документах по личному со­ставу и правилах их оформления.

Как вы уже знаете, деятельность организации сопровождается со­ставлением различных документов. Однако при всем их многооб­разии можно выделить следующие группы документов:

- организационные документы (устав, учредительный договор, структура, штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);

- распорядительные документы (приказы по основной деятель­ности, распоряжения, решения);

- документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, отче­ты, сметы, накладные, приходные ордера, расходные ордера, сче­та и др.). Об этих документах Вы можете прочитать в компьютер­ных материалах.

- информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы);

- нормативные документы государственных органов (докумен­ты, регулирующие различные вопросы деятельности: налоги, ох­рана окружающей среды и т.п.);

- коммерческие контракты или договоры.