И методические указания по их выполнению
для студентов заочной формы обучения
В соответствии с учебными планами студенты, обучающиеся по заочной форме обучения выполняют контрольную работу по курсу «Делопроизводство в управленческой деятельности».
Контрольная работа состоит из теоретического вопроса и практического задания. Ответ на теоретический вопрос дается в виде развернутого изложения материала по изученным литературным источникам. При цитировании материала из первоисточника обязательна ссылка на автора. Возможно использование информации, найденной в сети Интернет с помощью различных поисковых систем (Yandex, Rambler, AltaVista и др.), а также в справочно-правовых системах «Консультант Плюс», «Гарант» и др. К каждому вопросу дается пояснение, что следует отразить в ответе на него.
Практическое задание предполагает описание системы организации документационного обеспечения управленческой деятельности на предприятии.
Приступая к выполнению контрольной работы, следует внимательно ознакомиться с заданием, а также литературой, рекомендованной к изучению.
Теоретические вопросы по контрольной работе выбираются в зависимости от начальной буквы фамилии студента согласно следующему распределению:
| Начальные буквы фамилии | А Б | В Г | Д Е | Ж З | И К | Л | М Н | О П | Р | С | Т У | Ф Х | Ц Ч | Ш Щ Э | Ю Я |
| Номер теоретического вопроса |
Контрольная работа излагается на стандартных листах формата А4 (через 1,5 межстрочный интервал, поля: 20 - левое, 10 - правое, 20 - верхнее, 20 - нижнее) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 (для табличных материалов и схем - размером 12) редактора Word for Windows. Объем контрольной работы - 15 страниц. Выполненная работа высылается или сдается на кафедру «Экономика и логистика на транспорте». Работа рецензируется преподавателем.
Работы, получившие отрицательную рецензию, должны быть переработаны в соответствии с замечаниями преподавателя и вновь сданы в деканат вместе с первой рецензией.
Студенты, не получившие положительной рецензии на контрольную работу, к сдаче зачета по дисциплине «Делопроизводство в управленческой деятельности» не допускаются.
Теоретические вопросы
Вопрос 1. Документирование управленческой деятельности. Основные понятия (документ и информация, формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов)
Определение понятия «документирование». Способы и средства документирования. Определение понятий «документ» и «информация». Роль и функции документа в управленческой деятельности. Формуляр документа. Юридическая сила документа (определение понятия, содержание и форма документа, обязанности органа управления или должностного лица, выпускающего документ). Классификация документов: по происхождению, по способу документирования, по отношению к аппарату управления (входящие, исходящие, внутренние), по количеству затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста (индивидуальные, трафаретные, типовые), по степени подлинности, по срокам хранения, по назначению, по способу передачи документов и т.д.
Вопрос 2. Законодательное регулирование документационного обеспечения управления (делопроизводства)
Изложить регламентирующие документирование и порядок работы с документами положения следующих федеральных законодательных актов:
17. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
18. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»,
19. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
20. Гражданский кодекс Российской Федерации (ст. 52, ст. 98, ст. 122, 142- 144, 160, 184, 185, 186, 878),
21. Уголовный кодекс Российской Федерации (164, 243, 324, 325),
22. Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях (ст. 13, 20),
23. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 14, 62, 68, 79, 80, 193).
Вопрос 3. Стандартизация управленческой документации. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предприятия
Цель разработки, задачи и состав (кратко) Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».
Использование разработанных Росархивом «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2005 г.) «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002 г.). «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2003 г.) для создания положений, определяющих работу с документами на предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел).
Вопрос 4. Общие правила составления и оформлению документов
Регламентация правил оформления документа государственными стандартами. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Реквизиты бланка. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документов. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Общие требования к тексту документа. Требования к изготовлению документов.
Вопрос 5. Подготовка и оформление организационных документов
Организационные документы: назначение, виды, правила оформления. Законодательные и нормативно-методические документы, определяющие содержание и форму организационных документов.
Учредительный договор. Устав предприятия. Положение об организации. Структура организации и штатная численность. Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Инструкции организационно-методического назначения. Должностные инструкции. Договор.
Вопрос 6. Подготовка и оформление распорядительных документов
Распорядительные документы: назначение, виды, порядок подготовки (изучение управленческого вопроса, подготовка проекта, согласование документа, подписание документа), правила оформления.
Распорядительные документы, издаваемые на принципе единоначалия: приказ, распоряжение, указание. Приказ - как наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения основных и оперативных управленческих задач. Виды приказов. Оформление и согласование приказа по основной деятельности. Выписка из приказа.
Оформление распорядительных документов, издаваемых на принципе коллегиальности: постановления, решения, протокола (краткого, полного, стенографического). Выписка из протокола
Вопрос 7. Справочно-информационные документы. Их виды, назначение, основные реквизиты, правила оформления
Общая характеристика информационно-справочных документов, их коммуникативные и информационные функции.
Акты. Докладные и объяснительные записки. Справки служебного и личного характера. Понятие, функции и оформление делового письма. Бланк письма организации. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
Вопрос 8. Деловое письмо (часть 1)
Понятие и функции делового письма. Разновидности деловых писем: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, оферты, рекламные, претензионные, письма-подтверждения, письма- напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д. Классификация писем по месту составления, по стадиям подготовки, по способу фиксации информации, по срокам исполнения, по степени сложности, по степени гласности, по юридической силе и т.д.
Вопрос 9. Деловое письмо (часть 2)
Общая структура делового письма. Специфика делового стиля письма. Этикет в деловой переписке. Оформление делового письма. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.
Вопрос 10. Оформление документов по трудовым правоотношениям (часть 1)
Обязательность документирования всех этапов трудового цикла работника от его приема до увольнения. Регламентирование документации по трудовым правоотношениям Трудовым кодексом Российской Федерации. Классификация документов по личному составу. Документация по отбору кандидатов на вакантную должность (заявка руководителя структурного подразделения на подбор кандидатов на вакантную должность, резюме претендента, личное заявление о приеме на работу). Документирование заключения трудового договора (трудового соглашения). Оформление приказа о приеме на работу.
Унифицированные формы первичных учетных материалов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Вопрос 11. Оформление документов по трудовым правоотношениям (часть 2)
Трудовой кодекс о документировании трудовых правоотношений. Унифицированные формы первичных учетных материалов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора). Документирование служебной командировки. Оформление обязательства о неразглашении служебной (коммерческой) тайны.
Личный листок, личная карточка, трудовая книжка, личное дело: назначение, порядок оформления, ведения и хранения.
Вопрос 12. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов
Понятие и системы регистрации документов (централизованная, децентрализованная, смешанная). Формы регистрации документов: журнальная форма, карточная регистрация, компьютерная регистрация. Индексирование документов.
Создание банка данных о документах предприятия. Организация справочно-информационной работы.
Цели и задачи контроля за исполнением документов. Направления контрольной деятельности (контроль по существу поставленных в документе вопросов, контроль за сроками исполнения документов). Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Ведение контрольных операций в условиях традиционных и автоматизированных технологий (текущий и итоговый контроль). Напоминание исполнителей о приближении срока исполнения документов. Использование сводок итогового контроля для оценки эффективности работы отдельных работников, подразделений и системы документационного обеспечения управления предприятия в целом.
Вопрос 13. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение
Организация хранения документов в делопроизводстве. Номенклатура дел предприятия, ее назначение, основные требования к составлению и правила заполнения (индексы и заголовки дел, количество единиц хранения и сроки хранения дел). Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия. Формирование и оперативное хранение дел.
Экспертиза ценности документов предприятия (задачи экспертизы, принципы и критерии ценности документов, организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии).
Подготовка документов к передаче в архив организации (оформление дел, составление и оформление описей дел, порядок передачи дел в архив организации).
Вопрос 14. Использование информационных технологий для документационного обеспечения управленческой деятельности
Информационные технологии (ИТ) подготовки документов (текстовые редакторы, табличные процессоры, графические редакторы). ИТ хранения информации и организации доступа к ней (преобразования бумажного документа в электронный, хранение и поиска документов на основе файловой системы Windows, архивирования информации, обеспечения безопасности хранения, ограничения доступа к информационным ресурсам). ИТ баз данных.
Сетевые информационные технологии. Использование локальной сети на предприятии для создания единого информационного пространства для всех его структурных подразделений и повышения эффективности работы с документами. Системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия (краткая характеристика).
Возможности сети Интернет как оперативного средства связи (электронная почта) и информационного ресурса для обеспечения документирования управленческой деятельности.
Вопрос 15. Комплексные системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия
Требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Классификация программ.
Просмотреть несколько Web-сайтов российских компаний разработчиков программных комплексов. Информацию о них можно найти в сети Интернет с помощью поисковых систем. Возможен выбор следующих систем: 1С:Электронный документооборот (фирма- разработчик - 1С, http://www.lc.ru ), LanDocs (фирма-разработчик - Ланит, http://www.landocs.ru,). Optima-WorkFlow (фирма-разработчик - Optima, http://www.optima-workflow.ru). Дело (фирма-разработчик - ЭОС, http://www.eos.ru ), Евфрат-Документооборот (фирма-разработчик - Cognitive Technologies LTd, http://www.cognitive.ru )., DIS Электронная канцелярия (фирма-разработчик - НТЦ ИРМ, http://www.mdi.ru ).
Выбрать одну систему автоматизации документооборота, дать ей характеристику и описать ее использование для документационного обеспечения управления.
Практическое задание
Организация работы с документами на__________ *.
При ответе на вопрос задача студента - описать систему документационного обеспечения управления (далее - «ДОУ») на выбранном им предприятии (* - наименование предприятия) и проанализировать ее соответствие требованиям, изученным в курсе «Делопроизводство в управленческой деятельности». Возможно создание собственной модели организации работы с документами на вновь создаваемом предприятии.
Разделы ответа:
1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).
3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.
4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.
5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).
6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечаниям, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).
7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).
8. Заключение (основные выводы и рекомендации)
Ответ на вопрос следует излагать кратко, желательно - с использованием таблиц, а по разделам 5-7 - в виде схем с указанием должностных лиц (руководитель организации, руководитель структурного подразделения, исполнитель - работник структурного подразделения, работник службы ДОУ), участвующих в работе с документом на отдельных этапах его прохождения в организации.
ЛИТЕРАТУРА
Основная:
1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), М: «Феникс», 2007. 37б с.
2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. М.: МЦФЭР, 2006. 557с.
3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. М: «ИНФРА-М», 2008. - 268 с.
Дополнительная:
4. Басаков М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления). М: «Феникс», 2008. - 474 с.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М: «ИНФРА-М», 2007. - 364 с.
6. Коршунова Л.Н., Проданова Н.А. Документирование управленческой деятельности: конспект лекций. М: «Феникс», 2007. - 192 с.
7. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М: «Бизнес-Пресса», 2007. - 239 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. - 528 с.
9. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. Пособие. -М. ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. -256 с.
10. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. - М.: ИндексМедиа, 2007. - 240 с.
11. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М: «Академия», 2007. - 222 с.
12.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. М: «Омега-Л», 2008. - 207 с.
13. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2007. -235 с.
14. Стенюков М.В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству. М: «А-Приор», 2007. - 224 с.
15. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.
16. Шувалова Н.Н., Иванова А.Ю. Основы делопроизводства и язык служебного документа. М: «Феникс», 2007. - 396 с.
Нормативно-правовые акты:
17.Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), ч. 1, от 30.11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994), действующая редакция.
18.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30.12.2001 № 195-ФЗ (принят ГД ФС 20.12.2001), действующая редакция.
19.Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197- ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001), действующая редакция.
20.Уголовный кодекс Российской Федерации (УК РФ) от 13.06.1996 № 63- ФЗ (принят ГД ФС 24.05.1996), действующая редакция.
21. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действующая редакция.
22. Федеральный закон от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании», действующая редакция.
23. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», действующая редакция.
24. Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», действующая редакция.
25. Федеральный закон от 01.06.2005 №53-Ф3 «О государственном языке Российской Федерации», действующая редакция.
26. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», действующая редакция.
27. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», действующая редакция.
28.ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Издательство стандартов, 1984.
29.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.
30.ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. N 332-ст). [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.
31.ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 Системы менеджмента качества. Требования (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. № 333-ст, с изменениями от 7 июля 2003 г.). [Электронный ресурс]. http://www.garant.ru.
32. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
33.Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93. М.: Госстандарт России, 1994.
34.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» [Электронный ресурс]. - http://www.gost.ru.
35.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. 74 с.
36.Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив, 2002. 152 с.
37.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 (в редакции решения Росархива от 27.10.2003) [Электронный ресурс]. - http://www.consultant.ru.
38. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержден постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.
39.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 года N 536. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.
40. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.
41.Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.
Периодические издания:
42.Альбрехт Б.В. О перечнях документов со сроками хранения - из первых уст // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006 № 12. С. 26-32.
43.Васильева К.В., Смольянинова М.В. Правила работы с персональными данными сотрудников // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 9. С. 32-52.
44.Выбор миссии фирмы - первый шаг на пути к процветанию или банкротству // Официальный сайт консалтинговой фирмы «БИГ». [Электронный ресурс]. - http://www.big-group.ru/strategy/mission.htm. - Проверено 31.01.2005.
45.Гущина И.А. Копия, дубликат или выписка? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 5. С. 16-27.
46.Демушкин А.С. Принципиальные изменения в развитии понятия «информация»// Делопроизводство. 2004 № 3. С 63-66. С. 63.
47.Доронина Л.А. Построение справочной картотеки // Служба кадров и персонал. 2006 № 6. С. 81-85.
48.Доронина Л.А. Построение номенклатуры дел // Служба кадров и персонал. 2007 № 1. С. 81-85.
49.Доронина Л.А. Печать организации // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 2. С. 58-73.
50.Илюшенко М.П. Документная информация: совйства и особенности // Делопроизводство. 2006 № 2. С. 20-24.
51. Каменева Е.М. «Делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»: есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006 № 9. С. 34-36.
52.Каменева Е.М. Организация контроля за исполнением поручением // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 2. С. 27-48.
53.Каменева Е.М. Докладные, объяснительные и служебные записки// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 4. С. 24-32.
54.Каменева Е.М. Реквизит «Адресат»: все тонкости оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 5. С. 28-38.
55.Каменева Е.М. Бланк письма и его реквизиты // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 10. С. 22-36.
56.Красавин А. Уничтожение документов и дел в организации // Служба кадров и персонал. 2006 № 1. С. 81-87.
57.Кузнецов С. Л. Организация хранения документов в электронной форме //Делопроизводство. 2004 № 4. С. 47-50.
58.Кузнецова Т.В. Материал и орудие письма // Секретарское дело. 2004 № 10. С. 11-16.
59.Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие // Секретарское дело. 2004 № 8-9. С. 31-35.
60.Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации// Секретарское дело. 2005 № 2. С. 46-49.
61.Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к документации в стандартах ИСО серии 9000//Секретарское дело. 2004 № 12. С. 10-13.
62.Мосеев Р.Н. Деловая переписка со скоростью мысли // Секретарское дело. 2004 № 1. С. 18-22. С. 20.
63.Назаренко А.А. Корпоративные стандарты: разработка положения о структурном подразделении // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 8. С. 52-67.
64.Назаренко А.А. Корпоративные стандарты: разработка регламента // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 9. С. 14-31
65. Оксюта А.А. Работа с приказами по основной деятельности организации // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006 № 8. С. 6-17.
66.Официальный сайт компании «Электронные офисные системы». [Электронный ресурс]. - http://www.eos.ru. Проверено 05.12.2005.
61. Пащенко В.Г. Языковые формулы в деловой переписке //Секретарское дело. 2004 № 5. С. 9-18.
68. Пискарева С.В. Договор в кодексах Российской Федерации, гражданском, административно, трудовом // Секретарское дело. 2005 № 4. С. 23-27.
69. Рысков О.И. Управление ВЕБ-документами // Секретарское дело. 2004 № 7. С. 41-44,
70. Рысков О.И. Управление документами электронной почты, (зарубежный опыт) // Секретарское дело. 2004 № 11. С. 42-45.
71. Сироткина И.В. Все прелести мобильного офиса // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 1. С. 42-51.
72. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» // Официальный сайт компании «Электронные офисные системы». [Электронный ресурс]. - http://www.eos.ru. Проверено 05.12.2005.
73. Тихонов В. И. Нормативно-методические основы и проблемы организации электронного документооборота в организациях // Вторая международная практическая конференция "Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами", 18-19 октября 2004 г. [Электронный ресурс]. - http://www.gdm.ru/meropr/181004/book/tikhonov2.shtmL Проверено 20.10.2005
74. Тихонов В.И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006 № 2. С. 16-25. № 3. С. 45-50.
75. Ульянцева С.Э. Речевое отражение конфликтной ситуации в письмах- претензиях и электронной переписке // Секретарское дело. 2004 № 2. С. 16- 18
76. Управление корпоративным содержанием // Материалы «Документум Сервисиз СНГ» на Конференции-выставке по электронному документообороту и автоматизации управления «DOCFLOW 2005». М. 24 мая 2005. [Электронный ресурс]. - http://www.documentum.ru
77. Филенко E.H. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий // Делопроизводство. 2006 № 2. С. 59-66.
78. Хачатурян Ю.А. Умеете ли Вы обращаться с конфиденциальной информацией? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 9. С. 7-12.
79. Храмцовская Н.А. Проблемы долговременного хранения документов, подписанных электронно-цифровой подписью или ее аналогами // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005 № 7. С. 13-28. С 27.
80. Храмцовская Н.А. Разработка регламента работы с электронной почтой // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005 № 11. С. 54- 67. С. 55.
81. Храмцовская Н.А. Сроки хранения документов: тенденции происходящих перемен // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006 № 1. С. 6-22.
82. Храмцовская Н.А. Уничтожение электронных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006 № 3. С. 52-62.
83. Храмцовская Н.А. Состояние и перспективы использования электронных документов в России // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 3. С. 34-42.
84. Чижова В.О. Что такое ЭЦП? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 7. С. 56-63.
85. Шаров А.А. ЭЦП для электронного документа - панацея? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 5. С. 49-52.
86. Шенкман С.А. Документов должно быть так много, как это необходимо, и настолько мало, насколько это возможно // Секретарское дело. 2005 №4. С. 46-51.
87. Юсипова Е.Г. Факсимильная подпись: быть или не быть // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008 № 2. С. 74-84. № 3. С. 18-32.
88. Янкова В. Штатное расписание: особенности составления и оформления // Служба кадров и персонал. 2007 № 6. С. 81-86.
89. Янович М.В. Плеоназм и тавтология: «искоренить с корнем» // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005 № 6. С.46-47.
Перечень вопросов к ЗАЧЕТУ
1. История делопроизводства в России. Документ и его функции.
2. Нормативно-правовая база делопроизводства. Унификация и стандартизация.
3. Классификация деловых документов. Основные особенности делового языка документа.
4. Классификация организационно-распорядительных документов.
5. Состав реквизитов ОРД. Схемы их расположения.
6. Требования к оформлению бланков и их хранению.
7. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового (продольного) штампа документа.
8. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем, служебном поле документа.
9. Перечислить организационно-правовые документы предприятия, дать характеристику основным разделам.
10. Положение об организации, о структурном подразделении.
11. Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.
12. Перечислить организационно-распорядительные документы предприятия, дать характеристику основным разделам.
13. Оформление приказов, распоряжений, указаний.
14. Оформление постановлений, решений.
15. Перечислить служебные письма и другие оперативно- и справочно-организационные документы предприятия, дать характеристику основным разделам.
16. Оформление телеграмм, телефонограмм, факса.
17. Оформление докладной, служебной, объяснительной записки.
18. Оформление акта, протокола.
19. Перечислить документы по трудовым правоотношениям предприятия, дать характеристику основным разделам.
20. Оформление трудового договора, приказа о приеме на работу, трудовой книжки.
21. Оформление отпуска, служебной командировки.
22. Оформление поощрений и взысканий, перевод на другую работу, увольнение.
23. Резюме – содержание, составление, значение.
24. Характеристика работника - содержание, составление, значение.
25. Контроль исполнения документов.
26. Формирование и оперативное хранение.
27. Организационная структура, задачи и функции службы делопроизводства.
28. Инструкция по документированию.
29. Табель форм документов.
30. Регистрация и индексация документов.
31. Принципы организации документооборота.
32. Прохождение и порядок исполнения входящих, исходящих, внутренних документов. Работа с конфиденциальными документами.
33. Работа с обращениями граждан в органы власти.
34. Составление номенклатуры дел. Экспертиза ценности. Оформление и архивное хранение дел.
ГЛОССАРИЙ
Автобиография — описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.
Автоматизированная информационная система — информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат— получатель.
Адресант— отправитель.
Акт— документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акцепт — принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.
Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация— краткое изложение первоисточника.
Архив — организация, целью деятельности которой является прием, хранение и предоставление возможности работы с архивными документами (в рамках организации — отдельное структурное подразделение, внутренний архив).
Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
Архивная справка — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект— точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внешний документ — официальный документ, полученный в адрес организации извне.
Внутренний адрес письма — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись — учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела.
Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа — заверенная копия части документа.
Гарантийное письмо — служебное письмо, в котором подтверждаются обещания выполнить определенные обязательства.
График — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования— реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения— реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, опубликования, согласования.
Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи служебной информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Директивный документ— документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Договор (контракт) — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документ— информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — процесс производства, передачи и переработки документационной информации, необходимой для управления предприятием.
Документооборот — 1) комплекс работ с готовыми документами: движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Документация — оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документоведение — научная дисциплина, изучающая развитие способов документирования и носителей информации.
Документирование управленческой деятельности— процессы записи (ф<