И редактирование таблиц. автозаполнение
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ. 4
1. СОЗДАНИЕ, ЗАПОЛНЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ 5
2. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ. ПРОСТЕЙШИЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦАХ. 11
3. ТАБЛИЦЫ EXCEL. ФУНКЦИИ.. 18
4. ДИАГРАММЫ В EXCEL. 23
5. АНАЛИЗ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДАННЫХ. 39
6. МАССИВЫ В EXCEL. 46
7. РЕШЕНИЕ ОПТИМИЗАЦИОННЫХ ЗАДАЧ. 57
8. ШАБЛОНЫ.. 71
9. ФИНАНСОВЫЕ РАСЧЕТЫ И СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТНЫХ ВЕДОМОСТЕЙ 73
10. СОРТИРОВКА ДАННЫХ.. 90
11. КОНСОЛИДАЦИЯ И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ.. 92
ВВЕДЕНИЕ
Настоящее пособие предназначено для студентов Государственного института управления и социальных технологий Белорусского государственного университета и ориентировано на поддержку дисциплин “Основы информационных технологий”, “Современные информационные технологии” и “Информационные технологии”.
Часть 1 данного пособия содержит основные теоретические сведения о возможностях программы Microsoft Excel, входящей в состав пользовательского пакета Microsoft Office. Эта часть состоит из десяти разделов, содержащих информацию о средствах табличного редактора Microsoft Excel по составлению и форматированию таблиц, вычислениям в таблицах, разработке шаблонов и макросов, построению диаграмм, работе со списками, подбору параметра и др. В ней приводятся примеры выполнения некоторых заданий, а также иллюстративный материал.
Данное пособие ориентировано на поддержку в дальнейшем лабораторных и практических занятий в компьютерных классах; может также использоваться для самостоятельной работы, индивидуального и дистанционного обучения.
СОЗДАНИЕ, ЗАПОЛНЕНИЕ
И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ
Основные термины
1. Лист – это массив ячеек, в которых хранятся данные. Листы являются блоками, из которых образуются книги.
2. Ячейка – минимальный элемент листа, образуемый на пересечении строк и столбцов. Ячейки объединяются в таблицы, которые используются для анализа, хранения и обработки данных. Ячейка имеет адрес, определяющий местоположение ячейки в таблице. Этот адрес задается именем столбца (А, В, С,...,Z, AA, ...) и номером строки. Например, В4.
3. Книга – это файл, в котором хранятся листы. Книга состоит из листов. По умолчанию в каждой книге Excel содержится 3 листа: "Лист 1", "Лист 2" и "Лист 3". При создании нового документа в Excel создается новая книга. Каждая новая книга по умолчанию имеет имя "Книга 1", "Книга 2" и т.д.
4. Окно листа.
Лист обычно состоит из 256 столбцов и 65536 строк. На экране видна всегда лишь небольшая часть листа. Точное количество строк и столбцов, видимых на экране, зависит от размера экрана монитора, видеодрайвера и установленного разрешения. Отображается лишь верхний левый угол всего листа со строкой заголовков столбцов и столбцом заголовков строк. Общий вид окна программы приведен ниже.
Ввод данных
В Excel можно вводить следующие основные типы данных:
Ø значения (числа);
Ø текст (например, заголовки таблиц; пояснительная информация);
Ø функции (например, синус или косинус, сумма);
Ø формулы (сочетание значений, функций и текста).
Есть два способа ввода данных в ячейку:
1) прямой ввод данных. Для такого ввода следует установить указатель мыши на ячейку и выполнить одинарный щелчок по ней (либо переместить указатель мыши с помощью клавиатуры). При этом активная ячейка будет обведена толстой границей. После этого можно начать ввод данных; они одновременно будут появляться в ячейке и в строке формул (в строке окна листа, расположенной над строкой заголовков столбцов и снабженной символом "fx"). После окончания набора следует нажать клавишу Enter, чтобы подтвердить ввод данных, или клавишу Esc, чтобы отменить операцию;
2) ввод данных через строку формул. Вначале необходимо щелкнуть мышью на ячейке, в которую следует ввести данные. Затем следует щелкнуть в строке формул и начать набор данных. При этом в строке формул появляются 3 кнопки:
Ø с изображением "Х" – отменяет введенные данные;
Ø с изображением "ü" – подтверждает (завершает) ввод данных;
Ø с изображением "fx"– вызов Мастера функций.
Excel анализирует вводимые данные, чтобы определить их тип. В одну ячейку можно ввести до 255 символов текста. Если нужно ввести число как текст, следует поставить перед ним апостроф. При вводе чисел в виде десятичной дроби разделителем является десятичная запятая. При вводе дат разделителем является точка или символ "/". Например, 12/03/99. При вводе времени разделителем является ":". Например, 14:25:30.
Замечание 1. При вводе даты и времени Excel преобразует это значение в некоторое специальное числовое представление. Отсчет дат ведется с 1 января 1900 года. Любые две последовательные даты интерпретируются как два последовательных числа. Однако информация в ячейке отображается в стандартном формате даты и времени. Над ними можно производить вычисления так же, как и над любыми числами.
Замечание 2. Если текст не помещается в одной ячейке, он отображается поверх следующей, если она пустая. Если же в следующей ячейке уже находятся данные, то отображение текста как бы обрезается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, следует выделить ее и взглянуть на строку формул. Кроме того, можно просто сделать ячейку шире.
Изменение данных в ячейках
Изменить содержимое ячейки можно двумя способами:
Ø с помощью строки формул. Следует сделать ячейку активной (щелкнуть по ней мышью), а затем щелкнуть в строке формул. После этого можно внести необходимые изменения или дополнения, а затем нажать клавишу Enter. Excel обновит содержимое нужной ячейки;
Ø непосредственно в ячейке. Следует дважды щелкнуть по нужной ячейке; появится текстовый курсор; внести изменения и нажать клавишу Enter.
Работа с листами книги
Каждый лист книги имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, служат для идентификации листов и содержат их имена. Ярлычками удобно пользоваться при поиске конкретных листов в книге. Они видны в нижней части экрана.
a) Активизация листа. Осуществляется щелчком по ярлычку листа.
b) Переименование листов.
Имена "Лист 1", "Лист 2", ..., используемые по умолчанию на ярлычках, совершенно не информативны. Работа будет эффективной, если присвоить листам более содержательные имена типа "Доходы", "Расходы" или "Итоги".
Для переименования листа необходимо щелкнуть на нужном ярлычке и выполнить команду Формат – Лист – Переименовать. Возможен вариант использования контекстно-зависимого меню. При этом достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке и выбрать команду Переименовать.
c) Вставка нового листа. Следует активизировать лист, перед которым необходимо вставить новый лист, и выполнить команду Вставка – Лист.
d) Удаление листов из книги. Следует выделить лист и выполнить командуПравка – Удалить лист. Для того чтобы удалить несколько листов, следует их выделить. Для этого при щелчке на ярлычке каждого выделяемого листа, кроме первого, должна быть нажата клавиша Ctrl. Затем можно открыть контекстно-зависимое меню (щелчком правой кнопки мыши) и выбрать команду Удалить.
e) Перемещение листа. Сделать лист активным, а затем перетащить его мышью в нужное место (указатель мыши приобретает вид стрелки с листом бумаги).
f) Копирование листа. Аналогично e), но при этом должна быть нажата клавиша Ctrl (указатель мыши при этом приобретает вид стрелки с листом бумаги, на котором изображен знак плюс). Копируемый лист получит имя оригинала, к которому добавлено "(2)".
g) Копирование листа из одной книги в другую.
При выполнении этой операции удобно использовать контекстно-зависимое меню. Из него следует выбрать команду Переместить/Скопировать. В диалоговом окне Переместить или Скопировать следует указать книгу, в которую копируется лист, выбрав ее из списка Переместить выбранный лист в книгу.
В этом списке перечислены книги, открытые в приложении Excel в данный момент. Следует также указать место расположения листа, выбрав элемент из списка Перед листом. Если выполняется копирование, а не перемещение, нужно установить флажок Создавать копию.
Замечание. При выделении более чем одного листа в книге, весь ввод или изменение данных, которые были выполнены на текущем листе, повторяются на всех остальных листах.
Примеры выполнения заданий
1. Построить в строке следующий ряд информации:
1.01.99 1.04.99 1.07.99 1.10.99 1.01.00
Порядок выполнения задания:
· Выделить некоторую ячейку, например, B2.
· Ввести дату "1.01.99".
· Выделить ячейку с адресом В3 и ввести дату "1.04.99".
· Выделить диапазон ячеек B2:B3.
· Установить курсор в правый нижний угол выделенного диапазона и протащить маркер заполнения вниз вдоль ячеек B4, B5, B6.
3. Построить в столбцеF следующую геометрическую прогрессию:
1 5 25 125 625 3125
Порядок выполнения задания:
· Выделить некоторую ячейку, например, F2.
· Ввести первое число "1".
· Выполнить команду Правка – Заполнить – Прогрессия.
· Установить шаг геометрической прогрессии "5".
· Установить максимальное значение элементов прогрессии "3125".
· Установить флаг геометрической прогрессии.
· Установить флаг "По столбцам".
· Нажать кнопку ОК.
4. Построить в строке с номером 20 следующий список столиц государств Европы:
ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ.
ПРОСТЕЙШИЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦАХ.
АВТОСУММИРОВАНИЕ
Форматирование таблиц
Различные режимы форматирования доступны пользователю через диалоговое окно Формат ячеек. Для его вызова можно щелкнуть правой кнопкой мыши на любой ячейке. Активизируется контекстное меню, из которого следует выбрать команду Формат ячеек. Откроется диалоговое окно, которое содержит множество вкладок. Рассмотрим возможности форматирования, предоставляемые на этих вкладках:
· На вкладке Число можно задавать формат отображения числовой информации в ячейке. Например, можно задать количество десятичных знаков, которое будет отображаться у числа; можно дать указание отображать число в виде даты или в виде процентов, либо выводить рядом с числом знак денежной единицы.
· На вкладке Выравнивание указывается способ выравнивания содержимого ячеек. Обычно числовая информация выравнивается по умолчанию по правому краю ячейки, а текстовая информация – по левому краю. Можно установить один из вариантов вертикального расположения текста (вместо обычного горизонтального), а также задать перенос слов внутри ячейки "по словам".
· На вкладке Шрифт определяются размеры, форма и толщина символов ячейки. По умолчанию используется шрифт Arial размером 10 пунктов.
· На вкладке Граница выбираются линии границ для обрамления как отдельных ячеек, так и диапазонов листа.
· На вкладке Вид можно выбрать средства привлечения внимания к определенным частям листа, таким как заголовки и итоговые суммы.
· На вкладке Защита можно включить блокировку, которая предотвратит случайное изменение содержимого ячеек.
Перемещение элементов листа
Самым простым и быстрым способом перемещения объекта на небольшое расстояние в пределах листа является перетаскивание с помощью мыши. Это делается следующим образом:
Ø выделить диапазон ячеек;
Ø поместить указатель мыши на темную рамку диапазона. Указатель должен превратиться в белую стрелку;
Ø перетащить выделенный объект на новое место. При этом широкая серая рамка будет перемещаться вместе с указателем;
Ø отпустить кнопку мыши; объект займет новое положение.
Если при перетаскивании нажата клавиша Ctrl, указатель мыши превращается в стрелку, отмеченную "+". Это означает, что объект не перемещается, а копируется.
В процессе перетаскивания объекта иногда можно забыть, какая собственно операция должна быть выполнена: копирование или перемещение. Поэтому иногда полезно пользоваться не левой, а правой кнопкой мыши. В этом случае после перетаскивания объекта и отпускания кнопки мыши раскрывается контекстное меню, дающее возможность точно указать приложению Excel, что надо сделать (Копировать или Переместить).
Простейшие формулы в Excel
Для вычислений в Excel используются различные формулы, которые могут быть простыми (такими как, например, сложение содержимого двух ячеек) и сложными (например, определение отклонения какой-либо величины от других значений последовательности). При вводе формул используются константы, адреса ячеек, операторы и функции.
В Excel используются следующие операторы:
Ø арифметические операторы: сложение +, вычитание -, умножение *, деление /, возведение в степень ^, проценты %;
Ø операторы сравнения: =, <, >, <=, >=, <>;
Ø операторы связи: объединение ";" и диапазон ":";
Ø текстовый оператор& соединения текста.
При вводе формул в ячейки руководствуются следующими правилами:
Ø формула всегда начинается со знака "=";
Ø в формуле возможно использование имени, присвоенного ячейке или диапазону ячеек;
Ø формулу можно вводить непосредственно в ячейке, а можно в строке формул. При этом в ответ на ввод формулы (после нажатия клавиши Enter) Excel производит вычисления и отображает в ячейке результат; строка формул показывает саму формулу, если ячейка с формулой является активной;
Ø если формула содержит ссылки на ячейки, а значения в этих ячейках изменяются, то Excel автоматически вычисляет формулы и обновляет значения, используя новые данные;
Ø адреса ячеек при вводе формулы можно набирать с клавиатуры, а можно выделять мышью, протаскивая ее вдоль соответствующего диапазона. При этом ячейки выделяются пунктирной границей, называемой "бегущей рамкой".
Примеры записи формул:
=(A1+1)^3+B2
=(K5*B1)*10%
ТАБЛИЦЫ EXCEL. ФУНКЦИИ
И СЛОЖНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ
Работа с функциями
Большая ценность приложения Excel заключается во встроенном наборе функций, которых насчитывается несколько сотен.
Функция Excel – это специальная формула, хранящаяся в памяти приложения. Каждая функция включает две части: имя функции (например, СУММ) и ее аргументы. Имя описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы – это данные, которые используются функцией для получения результата. Аргументом функции могут быть ссылки или имена, текст или числа, дата или время. Аргументы всегда задаются в круглых скобках справа от имени функции. У некоторых функций может вообще не быть аргументов, у других их очень много. Аргументы должны задаваться в строго определенном порядке и отделяться один от другого точкой с запятой.
Основные категории функций Excel.
Дата и время – выполняют математические преобразования с датами и временем, позволяют получить информацию о датах и времени.
Финансовые – объединяют функции, связанные с финансовыми расчетами. Это такие функции, как: подсчет чистого дохода, подсчет ставки для страховки, подсчет годового дохода в процентах.
Логические – содержат логические функции, такие как И, ЕСЛИ, НЕ.
Математические – предназначены для выполнения математических и тригонометрических вычислений.
Статистические – предназначены для вычисления таких величин, как среднее арифметическое аргументов, нормальное распределение, доверительный интервал для среднего арифметического генеральной совокупности.
Текстовые – используются для объединения нескольких текстовых фрагментов в один, вычисляют количество символов в текстовой строке, преобразуют число в текстовое значение.
Мастер функций
Вместо того, чтобы постоянно держать в памяти формат какой-либо определенной функции, можно использовать Мастер функций, который позволяет сформировать ту или иную функцию шаг за шагом.
Для того чтобы запустить Мастер функций, можно воспользоваться одним из следующих способов:
Ø щелкнуть мышью по кнопке Мастер функций на панели инструментов Excel. Она расположена справа от кнопки Автосуммирование, и на ней изображены символы fx;
Ø выполнить команду Вставка – Функция.
Работа Мастера функций состоит из двух шагов. Сразу же после его запуска открывается первое диалоговое окно, в котором можно выбрать требуемую функцию и получить основную информацию о ней и о данных, которые нужно ввести в качестве ее аргументов.
В поле Категория выбирается нужная категория функций, а в поле Функция выбирается название самой функции. Внизу окна содержится пояснение о том, какие действия реализует данная функция.
Второе окно Мастера функций содержит поля для ввода аргументов выбранной функции. Если функция имеет переменное число аргументов, это окно диалога увеличивается при вводе дополнительных аргументов. Описание поля аргумента, содержащего курсор, выводится в верхней части этого окна диалога. Справа от каждого поля аргумента отображается текущее значение аргумента. Это очень удобно, когда используются ссылки или имена. Текущее значение функции отображается в верхнем правом углу этого окна диалога.
Для окончания диалога следует нажать кнопку ОК, и созданная функция появится в строке формул.
Копирование списка из Word в Excel. Мастер текстов
Предположим, что имеется список, подготовленный с помощью текстового редактора Word и содержащий, например, следующие данные: фамилию, имя, отчество, номер отдела, оклад, количество отработанных дней в месяце. Возникает задача преобразовать этот список в таблицу приложения Excel. Для этого необходимо:
1) выделить в Word нужный текст. При этом элементы каждой строки должны быть отделены друг от друга разделителями: пробелом, точкой с запятой, запятой, тире или др.; выполнить команду Правка – Копировать;
2) перейти на нужный лист книги Excel и выполнить команду Правка – Вставить.
Все данные после вставки будут размещены в одном столбце. Для того, чтобы разнести их по разным столбцам, следует вызвать Мастер текстов. Для этого необходимо выполнить команду Данные – Текст по столбцам. Появится окно Мастер текстов (разбор) – шаг 1 из 3 и начнется так называемое "расщепление" текста на отдельные ячейки:
a) на шаге 1 работы Мастера текстов указывается формат данных. Если данные разделены с помощью разделителей, то следует выбрать опцию "с разделителями";
b) на шаге 2 задается вид разделителей, а также указывается, принимать ли во внимание кавычки в качестве признаков текстовых строк. В поле "Образец разбора данных" можно видеть результат "расщепления" данных по столбцам;
c) шаг 3 Мастера текстов обеспечивает более тщательную настройку. При этом задается формат данных в столбцах. Рекомендуется значение "Общий". В этом случае числа будут отображаться как числа, даты как даты, текст как текст.
Замечание. Всегда можно вернуться на один или несколько шагов назад и все изменить.
d) Щелчок по кнопке Готово завершает преобразование.
Примеры выполнения заданий
Пример 1. Использование функций МАКС, МИН и СРЗНАЧ.
Для следующей ниже таблицы вычислить для каждого продавца его минимальную, максимальную и среднюю сумму продаж.
ИТОГОВЫЕ ПРОДАЖИ ЗА МЕСЯЦ
| Продавец | Январь | Февраль | Март | Всего |
| Николай | 4450,36 | 5336,21 | 4988,30 | 14774,87 |
| Игорь | 7224,00 | 6987,30 | 7005,42 | 21216,72 |
| Виталий | 6648,10 | 7115,08 | 6980,42 | 20743,6 |
| Василий | 6238,32 | 7436,98 | 6744,87 | 20420,17 |
Порядок выполнения действий.
· Выделить ячейку в строке для продавца Николая и в столбце, следующем за столбцом "Всего".
· Щелкнуть по кнопке Мастер функций на панели инструментов. Из списка Категория выбрать Статистические.
· В списке Функция выбрать функцию МАКС.
· Щелкнуть по кнопке ОК.
· Выделить мышью числовые значения в строке "Николай" и столбцах "Январь", "Февраль" и "Март". Выделенный диапазон появится в поле Число1.
· Щелкнуть по кнопке ОК.
· Повторить указанные действия в двух соседних столбцах, задавая при этом функции МИН и СРЗНАЧ.
Пример 2. Использование функции ЕСЛИ.
Для следующей ниже таблицы вычислить величину скидки, которая определяется по следующему правилу: если заказчик заплатил сумму, превышающую 1000$, скидка составит 20%, в противном случае – 10%.
| Фамилия | Уплаченная сумма | Скидка |
| Власова | ||
| Селезнева | ||
| Губенко | ||
| Зобов | ||
| Иванов |
Порядок выполнения действий.
· Выделить ячейку в столбце "Скидка" и строке "Власова".
· Щелкнуть по кнопке Мастер функций на панели инструментов. Из списка Категория выбрать Логические.
· В списке Функция выбрать функцию ЕСЛИ.
· Щелкнуть по кнопке ОК.
· В поле Логическое выражение ввести условие: <адрес ячейки> > 1000.
· В поле Значение_если_истина ввести формулу: <адрес ячейки>*20%.
· В поле Значение_если_ложь ввести формулу: <адрес ячейки>*10%.
· Щелкнуть по кнопке ОК.
· Скопировать формулу в соседние ячейки столбца.
<адрес ячейки> – это, например, В2, если таблица введена, начиная с ячейки А1.
Пример 3. Использование функций работы с датами.
Для следующей ниже таблицы подсчитать возраст сотрудников фирмы.
СОТРУДНИКИ ФИРМЫ
| Фамилия | Дата рождения | Возраст |
| Власов | 12.05.55 | |
| Прищепа | 24.12.62 | |
| Королев | 15.08.60 | |
| Ничипорук | 30.01.54 | |
| Кириллов | 10.11.48 | |
| Волосюк | 11.06.38 |
Порядок выполнения действий.
· Выделить ячейку в строке "Власов" и столбце "Возраст".
· Ввести формулу: =СЕГОДНЯ()-<адрес ячейки>.
· Скопировать формулу в соседние ячейки столбца.
· Выделить полученные значения в столбце "Возраст". Выполнить команду Формат – Ячейки и выбрать вкладку Число. В списке форматов выбрать Все форматы и в поле Тип ввести "ГГ".
· Нажать клавишу ОК.
Пример 4. Использование функции ППЛАТ.
Предположим, что магазин собирается закупить 100 штук видеомагнитофонов по цене 350$ за штуку. Он берет кредит в 350*100=35000$ под 12% годовых на срок 2 года. Каковы будут ежемесячные выплаты магазина при погашении этого кредита? Каковы будут ежемесячные выплаты магазина при покупке другого количества видеомагнитофонов?
Порядок выполнения действий.
· Составить следующие таблицы:
· Ввести в ячейку F6 формулу: =F4*F5.
· Ввести в ячейку C4 формулу: =F6.
· Ввести в ячейку C8 формулу: =ППЛАТ(C5/12;C6;C4). Появится число –1647,57.
· Изменить в ячейке F5 число 100 на 80.
· Посмотреть, каковы будут новые выплаты.
ДИАГРАММЫ В EXCEL.
Типы диаграмм
Какой тип диаграммы лучше выбрать? Это зависит от информации, для отображения которой предназначена диаграмма. Рассмотрим различные типы диаграмм и сформулируем рекомендации по их применению.
· Гистограммы удобно использовать для сравнения значений в одном или нескольких наборах данных. Их, например, можно использовать для сравнения годовых показателей реализации продукции за последние несколько лет.
· Графики лучше использовать, когда вы хотите отразить проявление определенной тенденции в течение некоторого интервала времени, например, колебания курсов акций или валюты.
· Линейчатые диаграммы это те же гистограммы, но с иной ориентацией осей. В отличие от гистограмм здесь ось категорий расположена вертикально, а ось значений – горизонтально. Линейчатые диаграммы применяются в тех же случаях, что и гистограммы. Горизонтальное расположение оси зависимых переменных делает их особенно удобными для сравнительного представления разных величин в пределах одного временного периода. Скажем, реализацию товара за месяц различными продавцами очень хорошо продемонстрирует линейчатая диаграмма.
· Круговые диаграммы демонстрируют соотношение между целым и его частями. На них лучше всего видно, какую часть целого составляет тот или иной его компонент (например, весь бюджет и отдельные его статьи, весь инвестиционный портфель и входящие в него инвестиции). Принцип построения круговой диаграммы следующий: сначала суммируются все данные из выделенного диапазона, а затем определяется, какую часть этого целого составляет содержимое каждой ячейки. На круговых диаграммах отобразить можно только один набор данных.
· Точечные диаграммы широко используются в статистике. На них удобно иллюстрировать разброс данных (представленных точками), а также корреляцию между несколькими наборами данных (например, количеством проданного товара и сводками погоды). В отличие от графиков на точечных диаграммах можно представлять данные, для которых интервалы времени имеют разную величину. Так, например, если требуется проанализировать ежедневную реализацию конкретного товара с учетом того, что в некоторые дни он вообще не продавался, лучше использовать точечную диаграмму.
· Диаграммы с областями подобны графикам. Они иллюстрируют изменения данных, происходящие за некоторый период времени. Но диаграммам с областями присущи и особенности круговых диаграмм, так как они могут демонстрировать соотношение частей и целого.
· Поверхностные диаграммы используют для демонстрации взаимосвязей нескольких переменных или для наглядного представления больших объемов данных. Поверхностные диаграммы выглядят как рельефные карты местности, показывая "возвышенности" и "впадины" для большой совокупности данных.
· Пузырьковые диаграммы отображают на плоскости наборы из трех значений. Первые два значения определяют тоску расположения пузырька. В этом плане эти диаграммы подобны точечным. Третье значение отображается размером пузырька.
· Кольцевые диаграммы – это одна из разновидностей круговых диаграмм. Они также отражают связи между частями и целым. На кольцевых диаграммах, в отличие от круговых, можно представлять разные данные.
· Лепестковые диаграммы едва ли могут быть удобны в использовании, за исключением каких-то очень специальных случаев. Они демонстрируют соотношение между разными последовательностями данных, а также между каждой последовательностью и всеми последовательностями одновременно. В результате все оказывается сосредоточенным в одном месте, из-за чего обычно трудно получить четкое представление о предмете. Лепестковые диаграммы иногда используют в задачах административного управления сложными проектами.
· Биржевые диаграммы отображают наборы данных из трех значений (например, самый высокий курс, самый низкий курс и курс закрытия).
· Цилиндрические, конические и пирамидальные диаграммы – это те же гистограммы со столбцами соответственно в виде цилиндров, конусов и пирамид.
Задание в диаграммах диапазона , содержащего данные
Вторым шагом в создании диаграммы является задание диапазона, содержащего данные, которые будут представлены на диаграмме. Выбор данных уже был сделан выделением нужного диапазона перед вызовом Мастера диаграмм. Если в диаграмме предполагается использовать заголовки строк и столбцов, то их следовало также включить в выделенный диапазон. Если этого не было сделано или требуется изменить сделанный выбор, то можно воспользоваться окном Мастер диаграмм (шаг 2 из 4)источник данных диаграммы.
Заметим, что диапазон может состоять из нескольких строк или столбцов. Если данные систематизированы по строкам (столбцам), то выбирается режим Ряды встроках и столбцах. Выделение данных по строкам или столбцам приводит к разделению данных на диаграмме по рядам. Рядом данных называется информация, которую необходимо представить в виде диаграммы. Ряды можно добавлять и удалять с помощью кнопок Добавить и Удалить на вкладке Ряд. По умолчанию каждому набору данных присваивается имя "Ряд 1", "Ряд 2", и т. д. Эти имена можно изменять, вводя новые в поле Имя. Данные имена отображаются в легенде.
После определения диапазона ячеек с данными и задания рядов диаграммы следует перейти к следующему шагу, щелкнув по кнопке Далее.
Задание дополнительных элементов диаграммы
На третьем шаге работы Мастера диаграмм в окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4) параметры диаграммы можно добавить легенду, если Мастер этого не сделал; можно подписать оси, озаглавить диаграмму, подписать данные и выполнить некоторые другие операции. Для реализации этих операций в окне Мастера имеются вкладки: "Подписи данных", "Таблица данных", "Заголовки", "Оси", "Линии сетки", "Легенда".
Размещение диаграммы
Выбор варианта размещения диаграммы (внедренная диаграмма или на отдельном листе) осуществляется на четвертом шаге работы Мастера диаграмм в окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы.
Заметим, что внедренные диаграммы хороши в тех случаях, когда требуется, чтобы данные были представлены рядом с диаграммами. В этом случае довольно быстро и просто выполняется переход от данных к диаграмме и наоборот. В случае использования листа диаграмм для размещения диаграммы выделяется отдельный лист. Данные для представляемой на отдельном листе диаграммы берутся с другого листа. Такое расположение удобно в случаях, когда необходимо получить только диаграмму, например, для статьи, для снятия на слайд и т.п.
При создании внедренной диаграммы лист для ее размещения выбирается из раскрывающегося списка имеющихся в книге листов. При размещении диаграммы на отдельном листе можно задать имя этого листа, введя его в поле текста, расположенного в области Поместить диаграмму на листе рядом с режимом отдельном.
Если диаграмма готова, следует щелкнуть по кнопке Готово.
Ниже показан окончательный вариант диаграммы для приведенной выше таблицы с общим заголовком и с заголовками для осей.
Редактирование диаграмм
1. Преобразование диаграмм к другому типу:
· выделить диаграмму, щелкнув по ней левой кнопкой мыши;
· щелкнуть правой кнопкой мыши в пределах выделенной области;
· из контекстного меню выбрать команду Тип диаграммы. В появившемся диалоговом окне выполнить двойной щелчок по любой из разновидностей диаграмм.
2. Добавление данных в диаграмму:
· выделить нужный диапазон данных в таблице;
· поместить курсор на нижний край выделенной области и перетащить на диаграмму. После отпускания кнопки мыши соответствующие данные появятся на диаграмме.
Замечание. Если Excelне может однозначно определить, как разместить данные, он выведет диалоговое окно Специальная вставка. После сделанных указаний следует щелкнуть по кнопке ОК.
Если диаграмма построена на отдельном листе, то для включения дополнительных данных необходимо выполнить следующие действия:
· щелкнуть правой кнопкой мыши в области диаграммы;
· выбрать из контекстного меню команду Исходные данные;
· выделить соответствующие данные;
· щелкнуть на кнопке ОК в диалоговом окне Исходные данные.
3. Выделение (выдвижение) сектора круговой диаграммы:
· щелкнуть на секторе, который следует выдвинуть. При этом вокруг него появятся маркеры;
· плавно вытащить сектор на требуемое расстояние.
4. Вставка легенды:
· активизировать панель инструментов Диаграммы.Для этого выполнить команду Вид – Панель инструментов – Диаграммы;
· на панели Диаграммынажать кнопку Легенда. При этом будет вставлено поле легенды рядом с диаграммой. При необходимости это поле можно перетащить в любое место в пределах области диаграммы или изменить его размеры с помощью размерных маркеров.
5. Разметка значениями:
· выделить маркерами любой из элементов, представляющих в диаграмме значение (точка, столбец, линия и т.п.);
· щелкнуть правой кнопкой на выделенном элементе. Из появившегося контекстного меню выбрать команду Формат ряда данных;
· в появившемся диалоговом окне Формат ряда данных выбрать вкладкуПодписи данных. Установить переключатель Значение;
· щелкнуть по кнопке OK.
6. Размещение подписей данных на диаграмме:
· выделить маркерами любой из элементов, представляющих в диаграмме значение (точка, столбец, линии);
· щелкнуть правой кнопкой на выделенном элементе. Из появившегося контекстного меню выбрать команду Формат ряда данных;
· в появившемся диалоговом окне Формат ряда данныхвыбрать вкладку Подписи данных.Установить переключатель Категория;
· щелк