ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО И СВОДНОГО УЧЕТА в промышленных и обслуживающих производствах и хозяйствах
Расчетная ведомость – это главный документ, используемый при начислении оплаты труда сотрудников. В документе отражены как начисления, так и удержания. В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. В ней указывают фамилии, инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Каждая ведомость составляется на конец отчетного периода работником бухгалтерии. Предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать удобную для использования форму данного бухгалтерского документа. В конце каждой плате ведомости указывается сумма фактически выплаченной заработной платы, а также общая сумма прописью, которая выдана сотрудникам. Данные записи обязательно засвидетельствованы подписью. Только после этого документ отдается на проверку главному бухгалтеру. Далее, если никаких замечаний не последует, платежная ведомость подписывается главным бухгалтером предприятия. Расчетно-платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.
Основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности является больничный листок (листок нетрудоспособности) оформленный в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности. Расчет пособия производится исходя из среднедневного заработка. В документе по расчету пособия по временной нетрудоспособности указывается: сотрудник, вид нетрудоспособности, период, справка о заработной плате, причитается пособие и всего к выплате.
Все данные по заработной плате приводятся в расчетном листке, который и выдается работнику. Расчетный листок выдается всегда, никаких случаев-исключений не предусмотрено. Способ получения зарплаты – в кассе наличностью или перечислением на банковскую карточку – на выдачу расчетного листка также не влияет. В выдаваемом работнику бланке отражены все положенные сотруднику выплаты: оклад, премии, все возможные доплаты, которые связаны как с условиями работы, так и временным исполнением дополнительных обязанностей, надбавки за стаж, а также все удержания.
Для отражения наличия и движения материальных ценностей, находящихся на складе у материально ответственного лица, применяется Отчет о движении продукции и материалов (форма № 215-АПК). Материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов по движению материальных ценностей ежемесячно составляет Отчет в двух экземплярах. Остатки материальных ценностей на начало отчетного периода материально ответственное лицо переносит в Отчет из отчета за прошлый месяц. Остаток материальных ценностей, отраженный в отчете на конец прошлого месяца в количественном и суммовом выражении, является остатком на начало отчетного месяца. Все показатели отчета материально ответственное лицо заполняет только в натуральных измерителях.
К отчету прилагаются все оправдательные документы по движению материальных ценностей. Записи в отчет производятся по каждому направлению поступления и выбытия материальных ценностей с подсчетом их остатка на конец месяца. При составлении Отчета материально ответственное лицо сверяет остатки ценностей, указанные в отчете на конец отчетного периода с той же номенклатурой остатков в карточках складского учета. При выявлении расхождений бухгалтерия предприятия делает инвентаризацию остатков в натуре, выверяет правильность их отражения в отчете. Исправления в отчете заверяются подписями материально ответственного лица и бухгалтера. После проверки достоверности представленного отчета бухгалтер производит его обработку и подсчитывает остатки и показатели о движении материалов в стоимостном выражении.
Запасные части в Отчете отражаются только в стоимостном выражении без перечисления наименований, по укрупненным группам. В установленные графиком документооборота сроки два экземпляра отчета с приложенными к ним первичными документами по движению материальных ценностей представляются в бухгалтерию. Проверив правильность составления отчета, бухгалтер подписывает оба экземпляра отчета, один из которых возвращается материально ответственному лицу.
Акт на списание инвентаря, спецодежды и спец обуви (форма № 209-АПК) применяется для оформления списания морально устаревших, изношенных и негодных для дальнейшего использования инвентаря, хозяйственных принадлежностей, спецодежды и спец обуви. Акт составляется комиссией, создаваемой руководителем предприятия, на каждый случай списания указанных предметов по соответствующим местам их эксплуатации. Полученные от списания инвентаря, хозяйственных принадлежностей, спецодежды и спец обуви отходы и ветошь принимаются к учету на склад организации по требованию-накладной. В случае, если в инвентаре, инструментах или в других предметах согласно паспортным данным содержатся драгметаллы, то они в обязательном порядке отражаются отдельной строкой с обязательным указанием количества и веса металла, сданного на склад по требованию-накладной. После утверждения руководителем предприятия Акт сдается в бухгалтерию.
Требование-накладная (форма 203-АПК) используется для оформления операций по внутреннему перемещению материальных ценностей на предприятии. Требование-накладная выписывается бухгалтером предприятия в двух экземплярах. Первый экземпляр предназначен материально ответственному лицу, отпускающему материальные ценности, второй - получателю ценностей. Требование-накладная является документом, разрешающим отпуск материальных ценностей. Оба экземпляра вручаются получателю, который, после подписания руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на то руководителем предприятия, предъявляет ее материально ответственному лицу для получения материальных ценностей. При получении ценностей в экземпляре получателя расписывается материально ответственное лицо, в экземпляре материально ответственного лица - получатель ценностей. По истечении месяца материально ответственное лицо вместе с отчетом о движении продуктов и материалов сдает требование-накладную в бухгалтерию организации.
Товарная накладная ТН-2 предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, передача которых покупателю осуществляется без участия автомобильного транспорта. В товарной накладной указывается грузоотправитель, грузополучатель, основание отпуск, а также наименование товара, единица измерения, количество, стоимость, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС и примечание.
ОРГАНИЗАЦИЯ учета на складе
Основным первичным документам на получение и отпуск ценностей со склада являются товарно-транспортная накладная формы ТТН-1.
Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы. Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарная накладная является документом строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой). Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.
Поступившие на склад товарно-материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения - весовых, объемных, линейных и др.
Когда имеет место количественное и качественное расхождение поступившего товара с данными сопроводительных документов поставщика, составляется акт приемки продукции (товаров) по количеству и качеству. Указанный акт также оформляется, если товар поступил без сопроводительных документов.
При наличии расхождений по поступившему товару он принимается на ответственное хранение и на балансовые счета не приходуется. Аналогично поступают, если по каким-то причинам на полученные товары отсутствуют сопроводительные документы. Такие ТМЦ храниться на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не расходоваться.
Работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) осуществляют непосредственно на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственным лицом. Одновременно с указанной проверкой работник бухгалтерии и заведующий складом (кладовщик) производят приемку-сдачу первичных документов (товарных и товарно-транспортных накладных), подтверждающих факт поступления (отпуска) на склад (со склада) товарно-материальных ценностей.
Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. Также бухгалтерией устанавливается тождественность данных бухгалтерского учета с данными склада.
Карточка складского учета материалов применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру. Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, завскладом). Записи в карточку вносятся на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. В карточке складского учета указаны следующие сведения: от кого поступил товар, его количество и наименование, реквизиты товарно-транспортной (товарной) накладной, на основании которой поступил либо отпущен товар, кому отпущен и т.д. Обязательным является также указание в карточке номеров накладных, по которым получен товар, иначе контролирующими органами такая карточка будет признана недействительной.
В книге складского учета, как и в карточках складского учета, записи производят только в натуральных измерителях. До передачи книги на склад все страницы в ней пронумерованы, а книга прошнурована. На последней странице стоит подпись руководителя и главного бухгалтера.
Для каждого вида готовой продукции и материалов в книге складского учета открывают отдельный счет. Последовательность открытия счетов такая же, как и в аналитическом учете в бухгалтерии предприятия. По каждому субсчету в книге оставляют место для открытия новых счетов, если в течение года необходимо будет сделать записи о вновь поступивших материалах.
Записи в книгу складского учета производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей. Остатки товарно-материальных ценностей на начало года заносят в книгу складского учета на основании данных этого же документа за прошлый год, подтвержденных инвентаризацией.
Количество поступающих на склад ценностей записывают в графу «Приход» книги, выданных со склада - в графу «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании готовой продукции, материалов в книге выводится остаток.
Записи в книгу или карточки складского учета производятся по каждому документу. Объединение нескольких документов в одну запись не допускается.
Так как на предприятии отпуск кормов производится ежедневно на основании ведомости расхода кормов, а систематический отпуск в течение месяца других видов продукции и материалов - по лимитно-заборным картам, то записи в книгу складского учета вносят по мере закрытия этих документов, но не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным.
При отражении хозяйственных операций и в книге (карточке) складского учета, и на документе проставляется один и тот же порядковый номер, определяемый с начала года, что облегчает выявление ошибочных записей и нахождение необходимых документов.
Если при записи по какому-либо виду товарно-материальных ценностей в книге или карточке складского учета допущена ошибка, то она исправляется следующим образом: зачеркивается неправильная цифра или слово и над ней надписываются правильные данные, которые заверяются подписью кладовщика (заведующего складом). Правильность исправлений проверяется и заверяется подписью работника бухгалтерии.
В установленные сроки заведующий складом на основании первичных приходных и расходных документов составляет отчеты о движении материальных ценностей, которые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальник цеха составляет производственные отчеты. Все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во-первых, большинство отчетов составляется преимущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т.е. поступление и выбытие (расход).
На списание со склада запасных частей составляется Ведомость на получение запасных частей и ремонтных материалов.
В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяют итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.
Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.
По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке - составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.