Построение логической диаграммы

Построение логической диаграммы состоит из следующих шагов.

Шаг 1

Группе необходимо определить список мероприятий по реализации проекта. Для этого следует провести мозговой штурм и ответить на вопросы:

1. Какая работа уже проделана?

2. Что необходимо сделать сейчас?

3. Чего НЕ нужно делать?

После того как группа закончила обсуждение всех мероприятий по реализации проекта, необходимо каждую формулировку выдвинутых идей переписать на отдельные (небольшие) листки бумаги.

Шаг 2

Сначала необходимо сгруппировать задания и предложения, разбив их по секторам.

Каждый из этих секторов – основные мероприятия проекта (или ключевые этапы), они составляют основной план. Осуществить это можно при помощи диаграммы сродства.

Шаг 3После этого необходимо определить внутреннюю взаимосвязь и взаимозависимость основных мероприятий проекта. Этот процесс называется определением заданий.

Запишите каждое предполагаемое мероприятие на клеящейся отрывной бумаге или на небольшом блокнотном листе, а затем согласуйте со всеми участниками проекта логическую последовательность и связь между заданиями.

Распределите все эти записи на большом листе или на плакате в оговоренном порядке,

начало проекта — слева, конец — справа. Стрелками покажите связи между мероприятиями.

Таким образом, у вас получится логическая диаграмма.

Рис. 24. Логическая диаграмма для организации конференции

Построение стрелочной диаграммы

Стрелочная диаграмма – инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для скорейшей и успешной реализации цели.

Стрелочная диаграмма представляет собой диаграмму хода проведения работ, из которой должны быть наглядно видны порядок и сроки проведения различных этапов изо дня в день. Этот инструмент используется для обеспечения уверенности, что планируемое время выполнения всей работы и отдельных этапов по достижению конечных целей является оптимальным. Построение диаграммы состоит из нескольких шагов.

Шаг 1

Необходимо определить, сколько времени уйдет на осуществление каждого мероприятия. Для этого сначала нужно определить исполнителей каждого из заданий. Если некоторые задания поручаются сотрудникам, не являющимися участниками группы, то их необходимо пригласить на данное собрание.

Рис.25.Сводная графическая таблица планирования проекта

Шаг 2Руководителю следует подготовить два больших листа бумаги, на одном из которых разместить список всех мероприятий по реализации проекта в виде таблицы, содержащей графы:

• наименование или номер мероприятия,

• содержание мероприятия,

• исполнитель, продолжительность выполнения задания,

• срок исполнения.

На другом – таблицу с указанием номеров мероприятий и столбцами с указанием продолжительности мероприятий по реализации проекта (в часах, днях, неделях, месяцах).

В первой таблице необходимо по расчетам исполнителей заполнить графу «Продолжительность выполнения задания». Затем занести во вторую таблицу в виде стрелки продолжительность выполнения каждого мероприятия по данным таблицы 1. При этом группа должна учесть логические связи между мероприятиями и последовательность выполнения их, чтобы исключить потери времени.

Шаг 3Кто-либо из участников группы сводит полученные данные в одну графическую таблицу более удобного формата (например, А4 или А3), которая используется для контроля работы над проектом. Стрелки, показывающие продолжительность выполнения конкретного задания, в сводной таблице можно заменить прямоугольником, на котором можно отмечать штриховкой ход выполнения заданий.

После этого каждый исполнитель составляет индивидуальный рабочий план, в котором детализирует свое задание на группу более мелких мероприятий и определяет сроки исполнения каждого из них. Время, требуемое для выполнения того или иного задания, не должно выходить за определенные в проекте временные рамки. Пример такой таблицы приводится на рис. 26.

В таблицу должно быть включено каждое задание с указанием времени, которое необходимо для его осуществления. Затем в столбце, где указано время для каждого мероприятия, следует обозначить период времени, выделенный для него. После этого представить план работы на рассмотрение и подпись руководителю проекта и своему начальнику. Теперь исполнитель готов приступить к работе.

Рис.26. Рабочий план (сетка-таблица)