Внесение изменений в записи трудовой книжки

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, об образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишутся на титульном листе книжки. Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, записывается новая.

Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставится печать организации или отдела кадров.

Примеры записей: "Фамилия изменена на основании свидетельства о браке, №_, дата. Подпись должностного лица, печать, дата" или "Образование изменено на основании диплома №_, выданного 00.00.00. Подпись должностного лица, печать, дата".

Если обнаружены неправильные записи о работе, переводе на работу, о поощрениях и т.д., они исправляются администрацией того предприятия, где эта запись была сделана.

Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация-правопреемник, при ее отсутствии – вышестоящая организация, которой подчинялась ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказов, исправление вносится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" зачеркивание неточных записей не разрешается.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнениясчитается день выдачи трудовой книжки. Издается новый приказ о новом дне увольнения.

При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, фирме заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.

Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки ближайших родственников под расписку или высылается почтой по их требованию.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работника расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течении двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Затем невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке.

Личное дело

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами предприятия, по разному решает вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущих специалистов.

В начале в личное дело помешаются документы, оформленные при приеме на работу. Личное дело работников может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.п.

Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Документы рекомендуется включать в личное дело в такой последовательности:

· внутренняя опись документов дела;

· дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

· заявление о приеме на работу;

· анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

· трудовой договор (если есть);

· приказ о приеме на работу (копия);

· документы об образовании (копия);

· характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу, конечная – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используется для личного дела вновь принятого работника.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт.

Хранятся личные дела в специальных шкафах. Дела располагаются по порядку номеров слева направо, сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным карандашом или нумератором.

Личные карточки

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы
III ‑ "Назначения и перемещения", IV – "Отпуска",
V – "Дополнительные сведения" и IV – "Дата и причина увольнения". В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы "Назначения и перемещения" и "Дата и причина увольнения". Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе "Назначения и перемещения" в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью компьютера.

Контрольные вопросы к теме №4:

1. Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

2. Что такое заявление о приеме на работу?

3. Какие реквизиты указываются в заявлении о приеме на работу?

4. Укажите отличия заявлений о переводе, о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. от заявления о приеме на работу?

5. Укажите особенности, выделяющие приказ по личному составу в отдельный вид документов.

6. Сколько лет хранятся приказы по личному составу

7. Укажите реквизиты формуляра-образца приказа по личному составу.

8. Как оформляется выписка из приказа по личному составу?

9. Что такое трудовая книжка работника?

10. Какие данные вносятся в трудовую книжку?