Выявление и отбор документальных источников

ВКР выполняется на основе изучения значительного количества документальных источников. Источниковедческая база исследования и круг источников, подлежащих изучению, согласовывается с научным руководителем. Выявление массива источников и литературы составляет важнейший этап работы над ВКР, требующий определенных знаний и навыков работы в библиотечно-информационных учреждениях, архивах и органах научно-технической информации.

Для подготовки ВКР необходимо использовать различные виды первичных и вторичных документов. Первичные документы содержат исходную информацию, т.е. новые научные и другие специальные сведения. Вторичные источники представляют собой результат аналитико-синтетической и логической переработки первичных источников. В данном случае студент должен усвоить, что комплекс первичных источников помогает раскрыть содержание работы, а источники вторичной информации служат для поиска и выявления первичных документов.

Прежде всего, необходимо выявить относящиеся к теме официальные источники: законодательные акты РФ и Пермского края, нормативно-правовые и нормативно-методические документы Правительства РФ и Пермского края, министерств и ведомств, локальные акты конкретных организаций. Таким образом, источниковедческая база должна быть представлена различными видами нормативных актов всех уровней управления – федерального, субъекта РФ, местных органов власти и самой организации.

ВКР исторической тематики должны основываться на исторических источниках разных периодов, включая архивные материалы по теме исследования.

Обязательными являются научные публикации (монографии, статьи ведущих ученых и специалистов-практиков), учебная и справочная литература. По ДОУ и архивоведению издано немало практических пособий, которые ориентируют в вопросах технологии информационно-документационного обеспечения, поэтому следует выявить новейшие издания производственно-практических работ.

Отдельно изданных научных работ по документоведению, архивоведению и ДОУ недостаточно для написания ВКР. В связи с этим необходимо внимательно просмотреть статьи, публикуемые в профессиональных периодических журналах и изданиях смежной тематики. Это журналы: «Делопроизводство», «Современные технологии делопроизводства и документооборота», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь-референт», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Трудовое право», «Управление персоналом» и др.

На страницах перечисленных журналов печатается оперативная и актуальная информация в виде научных и аналитических публикаций, статей методического характера и излагается опыт различных организаций по документационному обеспечению управления, публикуются хроникальные материалы, информационные заметки. Особую ценность в ходе выявления литературы представляют прикнижные и пристатейные библиографические списки, обзоры новинок по проблематике ВКР.

В связи с тем, что издано большое количество учебников и учебных пособий по документоведению и ДОУ, нередко дублирующих друг друга, в список источников включаются сведения о новейших и оригинальных изданиях авторов ведущих учебных заведений, выпускающих документоведов и архивистов. Количество использованных в ВКР учебных изданий не должно превышать по объему научную литературу.

Выявить необходимое количество источников и литературы для написания ВКР, можно лишь используя всю систему справочно-поисковых средств, вторично-документальной информации[1].

Для студентов, выполняющих ВКР по исторической тематике, ценными источниками являются ретроспективные библиографические пособия, подготовленные сотрудниками Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивоведения (ВНИИДАД)[2].

Большую помощь в выявлении статей по документоведению, архивоведению и ДОУ, опубликованных в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» за период с 1996 по 2007 годы, окажут указатели содержания этих журналов [3]. В совокупности оба библиографических пособия включают сведения о 1739 публикациях из 100 номеров журналов. Указатели содержания отражают широкий круг документов – нормативно-правовые и нормативно-методические; статьи теоретического, исторического характера, дискуссионные, обзорные, производственно-практические (об опыте работы), учебно-методические и др.

Просматривая периодические издания, следует использовать сводные оглавления статей, публикуемые в последних номерах каждого журнала. В связи с тем, что заглавия отдельных публикаций не отражают их содержания, необходимо осуществлять непосредственный просмотр соответствующих номеров журнала.

Информация о документе в библиографических указателях представлена в виде библиографической записи, включающей
все элементы его выходных данных (автор, заглавие, подзаголовочные и надзаголовочные данные, место и год издания, издательство, сведения об источнике публикации, количественная
характеристика).

На каждую выявленную публикацию (книгу, статью, нормативно-правовой документ и т.д.) составляется полное библиографическое описание, соответствующее требованиям действующих стандартов. Важно обращать внимание на выходные данные документа. При наличии нескольких публикаций одного автора или электронных ресурсов, близких по содержанию, целесообразно использовать более новые издания.

Оформляя библиографическую запись на документ, желательно сразу делать на карточке или листе бумаги пометки в виде краткой аннотации или фрагментов оглавления работы. В дальнейшем эти пометки могут оказать помощь при окончательном отборе публикаций.

По мере накопления материала составляется рабочая картотека источников по теме ВКР. Карточки с библиографическими описаниями источников следует располагать в личной картотеке по алфавиту авторов и заглавий работ. Это облегчит работу при дополнении картотеки новыми публикациями, способствует устранению дублирования библиографических записей. Изучая тот или иной источник, на обороте карточек можно делать записи или особые пометки, касающиеся содержания работы.

Картотека или личная библиографическая база данных, как правило, включает гораздо больше сведений о публикациях, чем это требуется для написания работы. Подобную информацию следует сохранять, поскольку затем предстоит осуществить окончательный отбор источников.