Документооборот по учету строительных материалов

Для эффективного контроля за движением и расходованием материальных ресурсов каждой строительной организацией разрабатывается и утверждается схема оптимального документооборота, позволяющая обеспечить достоверный учет получения, хранения и расходования поступивших материалов и конструкций, подтвержденный оправдательными первичными документами, схема 1.

Поставщики, отгружая материалы, выписывают документы двух видов:

• товарные – для сопровождения материалов на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя;

• расчетные – для представления в банк и как основания для расчетов за материал.

Основными товарными документами является счет – фактура и товарно-транспортная накладная, оформляемые поставщиками:

Счета типовой формы № 868, накладные на отпуск материалов и конструкций на сторону по форме № 15, товарно-транспортные накладные по форме № 1 – Т, записываются отделом маркетинга в журнал учета поступающих грузов по форме № М-1, который применяется для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей.

Поступающие в подрядную организацию строительные материалы и конструкции приходуются материально ответственными лицами по местам хранения, путем оформления приходных ордеров по форме №М-4 или актами о приемки материалов по форме №М-7 в случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов по количеству, качеству и ассортименту.

Материалы и конструкции могут поступать либо на склады с последующим распределением между объектами строительства, либо непосредственно на строительные площадки. Ответственность за сохранность и использование материалов на объектах строительства возлагается на материально-ответственных лиц – бригадиров, мастеров, производителей работ, начальников участков, закрепленных за отдельными объектами. Для них первичными документами по приходу материалов являются накладные на получение материалов со склада или от поставщиков, по расходу – акты на списание материалов на производство и накладные на отпуск материалов.

Отпуск материалов и конструкций со складов осуществляется по требованиям – накладным, форма №М-11. По этой же форме оформляется движение материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами, а так же операции по сдаче на склад остатков неизрасходованных материалов, возвратные материалы и отходы от брака.

Требование – накладная выписывается в двух экземплярах материально-ответственным лицам, отпускающим материалы, на основании соответствующего разрешения руководителя организации, главного инженера или уполномоченного лица.

сываются участками на каждый номенклатурный номер материалов (однострочные) или группу материалов (многострочные). Склад должен отпускать материала в точном соответствии с требованиями объектов.

Требования являются основными документами для оперативного учета отпуска материала на складе, аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерии. Они используются также при получении материалов сверх установленного лимита с разрешения администрации.

Для списания материалов на строительство объекта начальником участка (прорабом) составляется материальный отчет по форме №М-19, в котором указываются остатки материалов на начало месяца, поступление со склада и непосредственно от поставщиков, расход на производство разных объектов и сальдо на конец отчетного периода. Фактический расход материалов зачастую определяется инвентарным способом. Данный метод основан на проведении ежемесячной инвентаризации остатков, не использованных на объекте.

Списание фактического расхода материалов на производство оформляется актом об остатках и на списание материалов открытого хранения по форме №М-22а.

По окончании месяца начальник участка составляет отчет о фактическом расходе основных материалов в сопоставлении с их расходом по производственным нормам по форме №М-29. Затем отчет представляют в производственно-технический отдел, который проверяет правильность внесения данных и передают его в бухгалтерию.

Отчет по форме №М-29 должны составлять начальники строительных участков (прорабы) ежемесячно. Этот отчет является основанием для списания материалов и конструкций на себестоимость СМР и предназначен для составления фактического количества материалов, израсходованных на выполнение строительных работ, с их производственными нормами.

Отчет по форме №М-29 составляется по отдельным объектам или по строительным и монтажным участкам, если учет выполняемых работ ведется по участкам в целом, на основании:

• данных по выполненным за месяц строительным и монтажным работам, взятыми из формы №КС-6 «Журнал учета выполненных работ»;

• установленных производственных норм расхода материалов на единицу объема работ;

• документов о фактическом расходе основных строительных материалов и конструкций (накладные, требования, счета).

В бухгалтерии имеются документированные данные об остатках материалов на начало и конец месяца, поступлений материалов на объект, на отпуск материалов по внутреннему перемещению. Исходя из этих данных, определяется фактический расход материалов на производство строительных работ: Рп = Он + П – Рдок – Ок,

где Рп – расход на производство СМР;

Он – остаток на начало;

П – поступление;

Рдок – документы на расход и др. цели;

Ок – остаток на конец.

Сравнением фактического расход с расходом по норме, определяется наличие перерасхода или полученная экономия основных строительных материалов, на которые прораб представляет объяснения причины для рассмотрения и утверждения руководством решения, в частности, о взыскания перерасхода полностью или частично с прораба или мастера.

Кроме отпуска материалов и конструкций на строительство, возможна их передача на сторону или в переработку с оформлением накладной на отпуск материалов на сторону.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используются на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материала.

Перемещение материалов с одного склада участка на другой склад подрядной организации оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписанной по распоряжению службой маркетинга. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственными лицами участка, сдающих ценности.

Материалы открытого хранения (отдельные виды камней, песок, гравий, щебень, блоки, доски), хранящиеся на строительных площадках, используются без составления расходных документов. Фактическое наличие и расход материалов в натуральном выражении определяется путем ежемесячно проводимых их инвентаризации по состоянию на последнее число каждого месяца.

Результаты инвентаризации, а также количество использованных в производстве материалов, определяются по данным акта инвентаризации на списание материалов открытого хранения. Фактический расход материалов определяется как разность между суммой остатка на начало месяца и поступлениями материалов за месяц за вычетом их фактического остатка на конец месяца и количества материалов, проданных и отпущенных на сторону.

В курсовой работе при выборе документов, подтверждающих совершенные хозяйственные операции с материалами, можно руководствоваться данными, приведенными в таблице.