Изучение порядка работы с входящей и исходящей документацией в организации

В ходе прохождения производственной практики одной из ее задач было изучить порядок работы с входящей и исходящей документацией. Было выяснено, что при работе с входящими документами необходимо придерживаться определенного порядка действий:

1. Прием и первичная обработка документов.

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

3. Регистрация документов.

4. Рассмотрение документов руководством.

5. Передача документов на исполнение.

6. Контроль исполнения.

7. Подшивка документов в дела.

Исходящая документация также проходит определенный порядок действий по ее подготовке к использованию:

– Получение документа;

– Проверка правильности оформления документа;

– Корректировка документа;

– Проверка правильности и подписание документа руководителем;

– Регистрация документа;

– Простановка индекса (номера) документа;

– Проверка правильности адресования документа;

–Подготовка к отправке (рассылка документа адресату);

– Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Также было выяснено, что все документы иинформация по ним содержитсяв двухжурналах:

– Исходящий журнал;

– Входящий журнал;

Операцию по работе с данными документами выполняет бухгалтер находящийся непосредственно в офисе, расположенном по юридическому адресу в городе Нижний Новгород.Данные документы не предоставляются для общего просмотра, поэтому в ходе прохождения производственной практики не представлялось возможности.

Оформление и проведение презентации (рекламной, обучающей, отчетной и др.)

Для проведения эффектнойпрезентации необходимо для начала выбрать ее тему, цель и задачи которые необходимо рассмотреть.

При прохождении производственной практики также была оформлена и проведена презентация по рекламе одно из домиков базы. В ней были рассмотрены, показаны и рассказаны основные важные аспекты предлагаемого объекта.

Разделен на две части 8/1 и 8/2 (одинаковые по планировке и содержанию), каждая из них автономна, имеет свой отдельный вход, веранду, кухню, сан.узел.

С размещением до 6 человек в каждой части дома: 3 основных места и 3 дополнительных.

Перечень спальных мест:

– Кровать двуспальная (первая комната) – 1 шт.

– Диван полутора спальный раскладывающийся (первая комната) – 1 шт.

– Диван двуспальный раскладывающийся (вторая комната) – 1 шт.

– Раскладное односпальное место (вторая комната) – 1 шт.

Итого: 6 спальных мест (3 основных, 3 дополнительных). Стоимость в выходные: 1000 рублей с человека (осн. место); 800 рублей с человека (доп. место).Стоимость в будни: 800 рублей с человека (осн. место); 600 рублей с человека (доп. место).

Составление номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел организации по осуществлению деятельности работы на предприятие относятся такие документы как: устав, приказ, служебные записки, положения, штатные расписания и другие документы. Оформляются данные документы в таблице содержащие 5 граф (индекс и наименование дела, количество документов, срок действа, перечень).

При осуществлении производственной практике ознакомиться и составить номенклатуру дел не представилось возможности, так как основные документы и информация по ним находится в офисе юридического лица в городе Нижний Новгород.

Отработка навыков работы на автоматизированных рабочих местах с использованием оргтехники и программного обеспечения.

Оргтехника – это технические средства предназначенные для работы и обработки документов. Такая техника устанавливается в офисах и предусмотренных для этого помещениях.

При прохождении производственной практике на базе отдыха «Фокино-Приволжье» было выяснено, что вся обработка документов персонала и предприятия в целом обрабатывается в офисе Нижнего Новгорода. Ознакомиться лично с данным процессом оказалось невозможно, так как на базе отдыха нет возможности использовать оргтехнику.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При прохождении производственной практики по модулю «Управление функциональным подразделением организации» на базе отдыха Фокино-Приволжье были поставлены некоторые задачи при выполнении которых специалист получает определенный опыт в работе с документацией. Необходимо было рассмотреть такие аспекты как:

– структура базы отдыха «Фокино-Приволжье».

– документация предприятия.

– должностные инструкции.

– методы и стили управления предприятия.

– план совещания.

– управленческие решения.

­– регламент работ на месяц.

– и другие.

В ходе прохождения производственной практики все поставленные задачи были успешно выполнены. Уровень теоретических и практических знаний и навыков в управление функциональным подразделением организации был приобретен в полном объеме.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1