Пути повышения эффективности управления

Умение руководителя правильно принять решение и выработать научный подход к нему определяет его способности выполнять управленческие функции. Совершенствование процесса управления на научной основе предполагает необходимость овладения методологией научно-исследовательской работы, которая состоит в применении методов научного познания и материалистического подхода к проблемам использования основных свойственных науке логических принципов анализа (классификационного, причинного, диалектического) и синтеза, индукции и дедукции, аналогии, построения научных гипотез и т. д. Научный подход к принятию решений несовместим с утилитаризмом, рутиной, случайностью, импровизацией и субъективизмом.

Научный подход к принятию решения предполагает необходимую разработку определенного плана в виде взаимосвязанных процессов подготовки, обоснования, принятия и выполнения решения. Подготовка решения требует обеспечения всесторонней его обоснованности. Это означает ознакомление и уяснение руководителем содержания и последствий примененных ранее подобных решений, учет релевантных нормативно-правовых актов, получение информации от сотрудников, компетентных в решении данной проблемы. Выполняя данную работу, необходимо составить перечень фактов для уяснения проблемы, проверить их точность, изучить их с учетом прошлого опыта, проконсультироваться относительно их достоверности, определить главные препятствия в решении проблемы и границы своих полномочий при ее решении.

Работа с информацией сопровождает весь процесс управления. Необходимой предпосылкой принятия правильного решения является оптимальный объем и качество обработанной информации. При этом необходимо помнить, что важнейшим условием принятия правильных решений является анализ. Интуитивные же решения допустимы лишь в исключительных случаях.

Если решение вырабатывается группой сотрудников (групповой подход) необходимо чтобы размер группы был оптимальным, поскольку большие группы оказываются малоэффективными. В них отсутствует возможность для живой дискуссии, творческого обсуждения. Руководитель призван создать в группе дух творческого поиска и обмена мнением, здоровой критики, атмосферу поиска решения с учетом реальной обстановки. К тому же следует учитывать, что если сотрудник выдвигает довольно оригинальную и новую идею, она на начальном этапе, как правило, подвергается интенсивному обсуждению большинством лиц, превратившихся в оппонентов, и чрезмерной, не всегда обоснованной и объективной критике. Роль руководителя состоит в направляющей и сдерживающей функции предупреждения необоснованной критики, в требовании конкретности по существу предложений. Умение выбирать главные, ведущие звенья, предопределяющие общий ход развития ситуации, характеризует научную обоснованность того или иного решения. Руководитель, вырабатывая и принимая решения, должен оценивать различные варианты, выбирая наилучшие, главные из них, ключевые, то есть использовать метод главного звена.

Определяя набор альтернативных вариантов решения проблемы, руководитель иногда, стремясь увеличить вероятность принятия оптимального решения, может сформулировать максимально возможное количество альтернативных решений. Однако при этом выбор из них одного становится тем труднее, чем их больше, поэтому рекомендуется предварительно определить целесообразность формулировки всех возможных альтернатив решения.

Выбирая окончательный вариант решения, необходимо учитывать огромное множество различных субъективно-объективных факторов, влияющих на результаты. Руководитель должен учитывать, что в действительности редко возникает возможность осуществления лишь одного варианта, который имеет явное и значительное преимущество перед другими. Принимая оптимальное решение, необходимо предвидеть также возможность лишь частичного успеха или неуспеха его реализации, и поэтому рекомендуется предварительно запланировать вспомогательные (резервные) мероприятия, которые в случае неудачи принятого решения могут быть проведены взамен намеченным.

Принятие решения – это, по существу, выбор из нескольких возможных решений данного. Варианты принимаемых решений могут быть реальными, оптимистическими и пессимистическими. Признаком научной организации управления, научного стиля и методов работы руководителя является выбор оптимального решения из нескольких альтернативных вариантов. Оптимальное решение – это выбранное по какому-либо критерию оптимизации наиболее эффективное из всех альтернативных вариантов решение. Поскольку процесс оптимизации дорогостоящий, то её целесообразно применять при решении стратегических и тактических задач. Оперативные задачи должны решаться с применением, как правило, простых эвристических методов.

К методам оптимизации в первую очередь относят моделирование. Модель, как отмечалось выше, – это представление объекта, процесса или явления в некоторой отличной от реальной формы. Другими словами, в моделях определенным образом отображаются реальные объекты, события, обстоятельства и т. д. Наиболее важный этап построения модели, способный обеспечить решение управленческой проблемы, состоит в постановке задачи. Правильное использование математического аппарата и электронно-вычислительной техники не принесет нужного результата, если сама проблема не будет точно определена и описана. Только из того, что известна проблема, вовсе не следует факт ее идентификации. Руководитель обязан уметь отличать причины от следствий. Для нахождения приемлемого или оптимального решения проблемы нужно выяснить причины ее появления. После правильной постановки задачи следует построение модели. Необходимо определить главную цель модели, какие выходные параметры или информацию предполагается получить, используя модель, чтобы помочь руководителю разрешить стоящую перед ним проблему. Также необходимо определить, какая информация требуется для построения модели, удовлетворяющей этим целям и выдающей на выходе нужные сведения. После построения модель проверяют на достоверность. Данная проверка заключается в определении степени соответствия модели реальному объекту. Чем лучше модель отражает реальный объект, тем выше ее потенциал в поддержке принятия решения для руководителя. Проверенная на достоверность модель готова к использованию. Ни одну модель системы управления нельзя считать успешно выстроенной, пока она не принята, не понята и не применена на практике.

Одним из важнейших показателей, от которого зависит повышение эффективности деятельности организации, является эффективность использования ресурсов. Теория игр – метод моделирования, позволяющий на основе распределения ресурсов организации повысить эффективность их использования. Игровые модели используются для исследования эффективности управленческих решений, например, при распределении кадров.

Все описанные выше модели подразумевают применение имитации в широком смысле, поскольку все являются заменителями реальности. Тем не менее, как метод моделирования имитация конкретно обозначает процесс создания модели и ее экспериментальное применение для определения изменений реальной ситуации. Если результаты экспериментирования с использованием имитационной модели свидетельствуют о том, что модификация ведет к улучшению, руководитель может с большей уверенностью принимать решение об осуществлении изменения в реальной системе.

Следующим методом повышения эффективности деятельности организации является прогнозирование. Прогнозирование – это научное исследование перспектив состояния и развития объектов, явлений и процессов, в котором используются как накопленный опыт, так и предположения о будущем. В прогнозировании применяют методы экстраполяции, моделирования и экспертный опрос. Экстраполяция (иногда называемая проецированием тренда) основана на распространении установленных в прошлом тенденций на будущий период. Данный метод часто используется для приблизительной оценки отдельных характеристик состояния функционирования. Причинно-следственное моделирование – наиболее математически сложный количественный метод прогнозирования. Он используется при прогнозировании сходных ситуаций путем исследования статистической зависимости между рассматриваемыми факторами и другими переменными. Когда количество информации недостаточно или построение количественной модели невозможно, используют качественные модели прогнозирования. При этом прогнозирование осуществляется экспертами, к которым обращаются за помощью. Метод экспертных оценок получил достаточно широкое распространение в настоящее время.

Итак, повышение эффективности деятельности организации достигается за счет использования научного подхода к процессу управления и принятия управленческих решений, который основывается на использовании современных информационных технологий. Научный подход позволяет оптимизировать как сам процесс управления, так и выработать оптимальное решение – сознательный акт субъекта управления, содержащий программу действий, направленных на достижение целей управления.