Документальное отражение отношений управления

В силу информационной природы системы управления во всех организациях, учреждениях, ведомствах большинство отношений управления фиксируется с помощью документов (наём работника работодателем оформляется трудовым соглашением – контрактом; многие коммерческие сделки между деловыми партнёрами оформляются договором; обращение работников и граждан в органы предприятия или местного самоуправления оформляется заявлением; акты воздействия руководителя на коллектив оформляются документально: в виде задания, протокола собрания, приказа, распоряжения и т.п.).

Знание документального дела составляет важную и обязательную часть управленческой культуры не только менеджеров, но и всех работников аппарата управления. Такие знания нужны также всем гражданам, периодически вступающим в общественные отношения, а приобретение их надо начинать со средней школы.

Несмотря на бурное развитие науки и техники в последней четверти двадцатого века, приведшие к широкому распространению компьютерных информационных систем, поток бумажных документов, берущих начало в древнем Риме, продолжает расти и это будет происходить неопределённо долго. Остаётся признать сосуществование традиционного делопроизводства и письменного документа с обработкой информации на ЭВМ и машинным носителем.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятии делопроизводство.

Понятийный аппарат документа.Рассмотрим ряд понятий, связанных с документом.

Документ – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Он является основным носителем информации и служит деловой бумагой, подтверждающей какой-либо факт, право на что-то или определённую директиву. В обычном понимании документами называют определённым образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определённой последовательности.

Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – информационный элемент документа.

Различается постоянный реквизит, нанесённый при изготовлении бланка (наименование организации, почтовый адрес) и переменный, который фиксируется на документе в процессе его заполнения.

15.2. Правила оформления управленческих документов

В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда. По содержанию и оформлению документов судят о культуре и стиле работы учреждения.

Основные требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в изменениях к этому стандарту, принятых и введенных в действие постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 9 (дата введения -1 апреля 2000 г.).

Есть обязательный минимум реквизитов, присутствующий в любом виде документа. Отсутствие хотя бы одного из этих реквизитов лишает документ юридической силы.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 под юридической силой понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в тех случаях, если он издан полномочным органом и содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов - принятым нормам.

Факторы, влияющие на приобретение документом юридической силы:

1. Требование законности - соблюдение автором документа положений действующего законодательства, компетенции, сроков и т.д.;

2. Соблюдение требований, предъявляемых к форме документа и его реквизитам.

Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации) помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ от 30.11.1993 г. № 2050.

Реквизит 02 (герб субъекта Российской Федерации). Органы исполнительной власти (администрации, краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещают на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 (Эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания) проставляют на бланках документов в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаков обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г.

Реквизит 04 (код организации) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Он позволяет избежать ошибок при передаче длинных и сложно воспроизводимых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 (код формы документа, входящего в состав УСД) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации на унифицированных формах документов.

Реквизит 06 (наименование организации) является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организации, их структурные подразделения и должностные лица. Например:

ОАО «ЛУЧ»

Отдел маркетинга

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она есть.

Сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах, помещают ниже полного в скобках.

Реквизит 07 (справочные данные об организации) содержит сведения, важные для организации при информационных контактах, и включает: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией - автором документа.

Реквизит 08 (наименование вида документа) должен отражать содержание документируемого действия и компетенцию автора; печатается прописными буквами, в письмах не указывается.

Реквизит 09 (дата документа) необходим для правовой оценки отношений, возникающих, прекращающихся или изменяющихся в связи с отражением в документе воли организации, ее органа или должностного лица. Отсутствие даты на некоторых видах документов является бесспорным признанием их недействительными.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:

- день месяца, месяц, год, например 03.04.2001;

- год, месяц, день месяца, например 2001.04.03.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 1 апреля 2000 г.

Реквизит 10 (регистрационный номер документа). Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реквизит 11 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) используется в ответных письмах, данные берут из инициативного письма.

Реквизит 12 (место составления или издания документа) указывается в том случае, если затруднено его определение по другим реквизитам. Его указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Реквизит 13 (гриф ограничения доступа к документу) свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.

Реквизит 14 (адресат). Документы направляют в адрес организаций их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, - в дательном. Документ не должен содержать более 4 адресов. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 15 (гриф утверждения документа). Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти (управления). Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕН

Генеральный директор Протоколом совета университета

от 09.06.2001 № 6

Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

Реквизит 16 (резолюция) оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Включает И.О. Фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора и дату. Располагается между адресатом и текстом или на любом свободном месте, кроме полей.

Реквизит 17 (заголовок к тексту) должен кратко раскрывать содержание документа и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Максимальная длина строки 28 печатных знаков; в многострочных заголовках не допускаются переносы слов по слогам; каждая строка, по возможности, должна иметь смысловое значение; нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом, наречием, их переносят на следующую строку; в конце точка не ставится. На бумаге формата А-5 допускается без заголовка.

Реквизит 18 (отметка о контроле) проставляется на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль», который проставляется на левом поле на уровне с заголовком к тексту.

Реквизит 19 (текст документа) отражает основное смысловое содержание документа. Он может быть оформлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Документы должны быть написаны деловым стилем, к признакам которого относится: нейтральный тон изложения; точность и краткость изложения; лаконичность и ясность текста.

Реквизит 20 (отметка о наличии приложения) располагается после текста от границы левого поля.

Виды приложений к документам:

- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- самостоятельные документы, направляемые с сопроводительным письмом;

- утверждаемые или вводимые в действие распорядительными документами.

Если приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование: Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака №:

Приложение: 1. Проект должностной инструкции менеджера на 6 л. в 2 экз.

2....

Реквизит 21 (подпись) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Если наименование должности располагается в несколько строчек, допускается его центровка относительно самой длинной строки.

Например:

Коммерческий директор

ЗАО «Автоматика» подпись И.О.Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Генеральный директор подпись И.О.Федоров

Главный бухгалтер подпись С.В.Орлова

Документ может быть подписан и.о. должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя не допускается, это нарушает юридическую силу документа.

Реквизит 22 (гриф согласования документа) выражает согласие другой организации с содержанием документа. Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ЦЦНИОО

Подпись О.И. Соколов

08.05.2001

Согласование может осуществляться отдельным документом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания кафедры

менеджмента и маркетинга

от 07.06.2001 № 9 .

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.

Реквизит 23 (визы согласования документа) выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование возлагают на главных специалистов и руководителей среднего звена. Например:

Юрисконсульт

Подпись И.О. Петров

06.05.2001

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования, допускается полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний к документу они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. Виза согласования оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Юрисконсульт

Подпись И.О. Петров

25.01.2001

Реквизит 24 (печать) ставится на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, с целью удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном для этого месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.».

Реквизит 25 (отметка о заверении копии документа) придает копии юридическую силу и оформляется следующим образом:

Верно

Секретарь подпись И.О. Павлова

09.09.2001

Реквизит 26 (отметка об исполнителе) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Например:

Иванов Иван Иванович

Реквизит 27 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним, например: В дело 05-06 Подпись 05.04.2001

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Реквизит 28 (отметка о поступлении документа в организацию) проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В ней указывается: наименование организации, дата поступления и входящий номер.

Реквизит 29 (идентификатор электронной копии документа) - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Рекомендуется указывать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

Требования к оформлению документов и бланков.К ним относятся:

Ø документы изготавливают машинописно на бумаге форматов А-3 (297x420), А-4 (210x297) и А-5 (148x210);

Ø отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, можно писать от руки;

Ø использование бланков документов (бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации -авторе документа);

Ø наличие полей;

Ø документы со сроком хранения до 3 лет допускается печатать на обеих сторонах листа, при этом на оборотной стороне меняются размеры левого и правого полей;

Ø при изготовлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» и знаков препинания.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее (мм): левое и нижнее - 20, верхнее - 15, правое - 10. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.