Свойства и качественные характеристики информации

При организации информационных процессов необходимо учитывать свойства информации, которые носят как общий, так и специфический характер. Назовём основные свойства.

– Способность информации быть средством отражения событий, процессов.Чем сложнее интересующая нас система, чем из большего числа элементов она состоит, тем обширней состав и объём сведений, её характеризующих, тем сложней оценить состояние системы. Отсюда требование мощности и совершенства средства для сбора, передачи, обработки информации, с тем чтобы можно было понять поведение системы, управлять ею, оценить её перспективу. В этом смысле наиболее сложными параметрами характеризуются современное производство, организация, фирма.

Современное предприятие – сложный организм, включающий большое число служб, подразделений, цехов, складов и т.д. Производство на предприятии характеризуется глубиной и сложностью связей, высокой степенью разделения труда, динамизмом всех процессов – технологических, экономических, социальных, организационных и пр. Деятельность такого предприятия складывается из огромной совокупности процессов, событий, явлений, каждое из которых является источником информации.

– Многократность использования информации. Это свойство связано со спецификой её потребления, в процессе которого онане исчезает. Данное свойство предъявляет требования к созданию систем не только обработки, хранения информации, но и централизованного использования её работниками аппарата управления.

– Информация свободна от конкретного носителя. Это означает, что одну и ту же информацию можно представить вразном виде материализации и, следовательно, на разных носителях.

– Конкретность и индивидуальность информации. Информация, отражающая процессы, происходящие в производстве,конкретна, индивидуальна, т.е. присуща конкретному станку, рабочему, процессу, но в то же время структура её такова, что она позволяет дать общественную оценку явлениям, событиям, процессам в целом.

Качественными характеристиками информацииявляются:

• количество и качество информации;

• достоверность и точность;

• полнота;

• актуальность;

• ценность, полезность;

• плотность информации;

• регулярность, ритмичность поступления.

Количество и качество информации. Является одной из основных характеристик при оценке загруженности работников аппарата управления, а также для определения производительности используемых при обработке информации технических средств. Оценка количества информации во многом зависит от способов её фиксации, применения различных носителей.

Иногда работники аппарата управления перегружены информацией, т.е. налицо информационная избыточность, – это затрудняет выработку решения. Бывает и обратное, когда работники аппарата управления не располагают необходимой информацией – испытывают «информационный голод», т.е. решение приходится принимать в условиях недостаточности необходимой информации.

Достоверность и точность информации. Всякие сведения лишь с определённой степенью достоверности отражают реальные события. Чем выше достоверность информации, тем больше возможностей для разработки эффективных решений. Достоверность информации – этокомплексное число ошибочных символов на определённый объём информационного сообщения.

На достоверность информации значительно влияют средства и способы отображения реальных фактов; средства и способы их хранения и передачи информационных данных. В информационный обмен в системе управления могут оказаться вовлечёнными ложные сведения, что затрудняет её функционирование.

Иногда считают, что достоверность информации зависит от субъективных факторов, поскольку само понятие информации связано с деятельностью человека. Но достоверность информационного обеспечения имеет и объективные основания, которые зависят от методики и средств измерения, расчёта, сбора информации и т.д. Об одном и том же событии можно получить менее достоверную и более достоверную информацию в зависимости от того, как подойти к её сбору и обработке.

Полнота - информации. Определяется как соотношение необходимой для управления информации и полученной. Количество необходимой информации зависит от затрат времени на её сбор и передачу. Полнота информации определяется не вообще полнотой наших знаний по данной проблеме, авозможным и необходимом объёмом информации в данном процессе управления, чтобы затраты на сбор и обработку информации не снижали эффекта от повышения её полноты, увеличения объёма.

Это вовсе не означает, что полнота знаний не влияет на полноту информационного обеспечения процесса управления. Она определяет необходимость организационного и экономического совершенствования управления. Важную роль здесь играет и методика разработки управленческого решения, влияющая на объём используемой при этом информации.

Актуальность информации. Она связана с временем, в течении которого информация устаревает. В условиях ускоряющихся процессов социально-экономического развития, научно-технической революции актуальность информации постоянно изменяется. Поэтому период, в течение которого информация является актуальной, приобретает немаловажное значение в процессе управления. Актуальность информации зависит от своевременного её сбора, регистрации, правильного использования её по назначению. Поддерживая актуальность информации, мы тем самым не только можем принимать эффективные решения по управлению производством, но и прогнозировать поведение элементов и состояние тех или иных процессов на определённую перспективу в управляемом объекте.

Ценность, полезность информации. Эта характеристика относительна, так как ценность информации может быть различной и относительно воспринимающих её субъектов. Вот почему нельзя строго оценить или измерить ценность информации. И тем не менее в практике управления каждый руководитель, разрабатывая решение, оценивает полученные сведения. Руководитель отрицательно оценивает информационное обеспечение процесса управления, если слишком часто к нему попадает бесполезная информация, загружающая его лишней работой.

Плотность информации. Это её количество, содержащееся в выбранной единице носителя. Низкая плотность информации при отсутствии соответствующей техники обработки увеличивает объём рутинных работ в процессе управления, усложняет процессы хранения и поиска информации и тем самым снижает производительность управленческого труда.

Высокая плотность информации требует специальных технических средств для её использования. Например, микрофильм, микрофиша, кассета и т.п. содержат большой объём информации в единице носителя, но использование этой информации требует специальных техническихприспособлений, аппаратуры. Уплотнение информации является одной из современных тенденций развития информационного обеспечения управления.

В деловой документации большую роль играетунифицированность терминологии, порядок составления документа. Это способствует повышению плотности информации и улучшению характеристик информационного обеспечения системы управления.

Регулярность, ритмичность поступления информации.Информационное обеспечение управления характеризует и частота использования определённых видов информации. Не вся информация одинаково используется в процессе управления. Одни виды информации постоянно находятся «в работе», другие – лишь периодически, третьи – весьма редко. Частота использования информации в процессе управления играет большую роль в организации её хранения и поиска, в выборе методов организации её массивов и стратегии поиска.

Разделение информации по уровням управления. На каждом иерархическом уровне решаются свои специфические задачи управления. Для того чтобы решения, принимаемые на каждом уровне управления, были эффективными и своевременными, необходимо чтобы работник каждого звена получал специально отобранную информацию определённого объёма и качества, в чётко определённые моменты времени.

Чем выше ступень управления, тем выше уровень концентрации предоставляемой пользователю информации. Руководство предприятия нуждается в информации синтегральными оценками процессов и явлений в производстве с учётом функциональных обязанностей и административной ответственности.

Систематизация информации по функциям управления. Каждое звено системы управления работает со своей специфической для выполняемой функции информацией. Можно разделить информацию по её функциональной принадлежности. Причём это деление можно произвести как поосновным, так и по конкретным функциям управления. Такое классификационное деление информации имеет большое значение в проектировании системы управления, в частности при определении трудоёмкости работ по различным звеньям системы управления.

Каждая из выполняемых управленческих работ требует вполне определённой, конкретной информации. Следовательно, информация, необходимая, например, для реализации функций оперативного управления и перспективного планирования, будет резко отличаться по срокам предоставления, объёмам, структуре, форме предоставления и т.д.

Информационный процесс

Такой процесс включает частичные процессы (виды работ):

• сбор информации;

• передача информации;

• преобразование информации;

• обработка информации;

• хранение информации;

• использование информации;

• уничтожение информации.

Сбор информации. Рассмотрим применяемые методы сбора информации. К ним можно отнести:

• изучение документов, графиков, номограмм и т.д.

• использование справочной и нормативной документации;

• чтение специальной литературы, периодических изданий;

• просмотр кинофильмов, телепередач и т.п.;

• прослушивание записей с магнитных носителей;

• подсчёт, взвешивание, замер;

• беседы с работниками, опрос информаторов;

• запись данных со счётчиков;

• снятие информации с запоминающих устройств.

Всякий управленческий цикл начинается сосбора информации и заканчивается получением и выдачей управленческой информации в виде решений.

Передача информации. Главный принцип правильной организации передачи информации предусматривает прохождение её по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Возможны следующие способы передачи информации:

• перенос, пересылка, перевозка, передача устно;

• передача по телефону;

• передача по радио;

• передача по телевизору;

• передача по телетайпу;

• передача по телеграфу, телефаксу;

• автоматизированная передача с помощью средств сигнализации и т.д.

Преобразование информации. Предполагает аналитико-синтетическое изучение её содержания и подготовку новой формы (вторичной) информации. Цель преобразования – придать информации вид, удобный для дальнейшего использования: обработки, передачи, хранения.

Преобразованием информации занятывсе группы служащих в соответствии с разделении труда и должностными обязанностями. В результате деятельности руководителей, специалистов и технических исполнителей по преобразованию информации осуществляется подготовка и реализация очередного акта воздействия субъекта на управляемый объект, чем поддерживается и сохраняется стабилизация системы управления.

Обработка информации. Это совокупность различных действий, производимых над имеющейся информацией и приводящих к тому или иному изменению её вида или характера представления. Здесь нередко объединяется ряд отдельных элементов для получениякачественно нового сообщения, новой посодержанию информации.

Хранение информации. Оно заключается в еёпередаче во времени, связанной с обеспечением неизменности состояний материального носителя информации. Для ускорения поиска хранимая информация систематизируется по классификационным признакам. Существуют специально оборудованные хранилища информации (архивы), а также различные устройства (картотеки) и аппараты с банком данных (компьютеры).

Использование информации. Означает её применение для решения управленческих задач в соответствии с целью воздействия. Пригодной для применения в процессе управления может быть любая достоверная информация с учётом её вида, материального носителя, степени обработки, методов сбора и передачи.

Уничтожение информации. Уничтожению (разрушению материального носителя и содержащихся в нём сведений) информация подвергается в случаях её устаревания или после многократного использования. Возможные варианты техники уничтожения информации: сожжение, измельчение путём резки, стирание и др.