Практическая работа №3. Использование слияния в среде текстового процессора MS WORD 2007-2010

Опубликовано в: Практические задания по WORD |

Данная работа относится к блоку практических заданий по информационным технологиям обработки текстовой информации (среда-текстовый процессор MS Word) и рекомендуется для выполнения студентам, как дневной, так и заочной формы обучения.

Перед выполнением задания ознакомьтесь с краткой теорией вопроса.

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

1. Комплект конвертов, гдеобратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
2. Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.
3. Рассылкабумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть основным документом.Процесс слиянияпредполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние– это объединение информацииОсновного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Текстовый процессор MS WORDимеет ряд вкладок, среди которых и вкладка Рассылки,где сосредоточены все операции послиянию.

Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

Основной документ — документ, содержащий постоянные данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

Поле слияния- поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить уникальные данные из источника данных.

Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

• создание Основного документа и Источника данных,
• подключение к Основному документу Источника данных,
• размещение вОсновном документеполей слияния,
• выполнение слиянияи сохранение полученногоСоставного документа или же вывод на печать результатов слияния.

Задание: Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияниядвух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по практическому заданию №3.

1. Создайте в папке MS Word папки Документыпапки Яндекс.Диск папку с именем Слияние.
2. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.

Компания ММиИТ	ПОДАРОЧНЫЙ СЕРТИФИКАТ №
Этот сертификат даёт право на
Имя, фамилия получателя
Дата выдачи
Действителен до 31.12.2012
Не подлежит обмену на деньги

3. Сохраните документ в папке Слияниепод именем Сертификат.

4. Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlookи т. д.. В нашем случае, это будет файл MS Excelсо списками сотрудников компании.

5. Откройте табличный процессор MS Excel, создайте таблицу следующего вида:

Фамилия	Имя	Дата рождения	Подарок
Афанасьева	Людмила	02.11.1970	Фотоаппарат
Белова	Ольга	20.12.1968	Швейная машинка
Гребёнкина	Нина	11.01.1980	Телевизор
Иванов	Александр	15.08.1982	Музыкальный центр
Перов	Владимир	05.06.1976	Компьютер
Сидоров	Никита	18.09.1974	Домашний кинотеатр
Тимофеев	Иван	22.02.1969	Телефон

6. Сохраните таблицу в папке Слияниепод именем Владельцы.

7. Перейдите в документ Сертификат(основной документ).

1. Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификатперейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопкуВыбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.
2. В окнеВыбор источника данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных(Владельцы) или выделите его и нажмите кнопкуОткрыть.
3. В появившемся окнеВыделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения, стали доступны элементы вкладкиРассылки.
4. Вставьте поля слияния в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставитьполе слияния, щелкните по стрелке кнопкиВставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.
5. Таким же образом вставьте в основной документ все необходимыеполя слияния.
6. Кроме полей слияния можно вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правиламожно вставить поле MERGEREC,в котором будет отображаться номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC,размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.
7. Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопкаВыделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полемПерейти к записиможно провести предварительный просмотр результата объединения документов.
8. Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.
9. Отмените выделение полей слияния.
10. Выполнитеслияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопкуНайти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы

1. В окне Составные новые документывыберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния. ВыбираемВсе.
2. Результатом слияния будет новый документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями полей из источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
3. Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
4. Сохраните составной документ в папке Слияниепод именем Пакет.
5. Закройтетекстовый процессор MS WORD.
6. Подготовьте ответы на Контрольные вопросы к практической работе №3 по MsWord.

Если не требуется сохранять составной документ, а только сформировать и распечатать, слияние можно произвести сразу при печати. Для этого:

• нажмите кнопкуНайти и объединить и выберите команду Печатьдокументов,
• в окне Составные печатные документывыберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния,
• в окне Печать установите требуемые параметры печати.