Ввод, редактирование и форматирование таблиц

Для упорядочивания цифровых и текстовых данных в документах часто используются таблицы. Важной особенностью Word является отсутствие ограничений на формат данных, которые можно разместить в ячейке таблицы. Это могут быть как текстовые абзацы, числа, так и графические изображения.

Создать таблицу можно четырьмя основными способами:

1 способ– кнопкойВставить таблицуна панелиСтандартная:

1)установите курсор в месте вставки таблицы в документ;

2)нажмите кнопку Вставить таблицу стандартной панели инструментов, появятся линии сетки таблицы размером 4×5 ячеек.

3)переместите указатель мыши при нажатой левой кнопке по ячейкам сетки до получения требуемого числа строк и столбцов, а затем отпустите кнопку мыши. Размер таблицы при этом автоматически увеличивает

2 способ -изменю Таблица:

В пункте строки меню Таблица выбрать команду Вставить\Таблица, появится окно Вставка таблицы, в котором задается количество столбцов и строк, ширина столбцов и один из 39 способов автоформатирования таблицы.

В результате выполнения этих способов в документ будет вставлена пустая таблица, например:

Таблица 1

3 способ – нарисовать таблицу:

В пункте строки меню Таблица выбрать команду Нарисовать таблицу, при этом курсор превращается в карандаш, который при нажатой

мыши рисует все линии ячеек таблицы под прямым углом или по диагонали. Появляется окно Таблицы и границы,в котором можно задать толщину и цвет линий таблицы, рисуемых карандашом (стираются ластиком), задать цвет заливки, объединить или разбить ячейки, выровнять строки, ширину столбцов, изменить направление текста, сортировать данные в ячейках по возрастанию и убыванию, выполнить их автосуммирование.

Для нарисованной таблицы справедливы все операции форматирования и редактирования, применимые в первых двух способах.

Недостающие ячейки можно дорисовать, снова вызвав окно Таблицы и границыкомандойТаблица\Нарисовать таблицу.

4 способ - вставка таблицы Excel:

Нажмите кнопку Добавить таблицу Excelна панели инструментов Стандартная, мышью выделите нужный размер таблицы , отпустите клавишу мыши. Этот способ позволяет выполнить гораздо большее количество операций с таблицей, т.к. на экране Word появляются панели инструментов процессора Excel, с помощью которых можно вводить в ячейки различные формулы, строить графики и др. Следует заметить, что бледные линии сетки таблицы Excel являются вспомогательными и на печать не выводится. Чтобы они стали видны, используется команда меню Формат\Формат ячейки, вкладка Границы.

Неосновными способами внедрения таблицы в документ Word является использование инструментов панели Рисование (Прямоугольник, Линия) для изображения таблицы, вставка таблицы, созданной в графическом редакторе Paint и др.

Ввод данных в таблицу. Перед вводом информации в ячейку следует щелкнуть в ней мышью. Для перемещения между ячейками используются клавиши-стрелки и Tab. Содержимое ячеек можно перемещать и копировать, используя буфер обмена или метод drag & drop (выделить и перетащить мышью).

Форматированиетаблиц.Под форматированием таблицы обычно понимается обрамление и заливка целой таблицы или ее отдельных ячеек, изменение ширины столбцов и высоты строк, форматирование текста внутри таблицы. Существует два вида форматирования таблиц – автоматическое и ручное.

а) самый простой способ форматирования выделенной таблицы –

использование команды Автоформат из меню Таблица. В открывшемся окне диалога в списке форматов следует выбрать подходящий и нажать кнопку ОК.

б) ручное форматирование. Для него надо освоить выделение отдельных частей таблицы. Можно выделять ячейки таблицы, перемещая по ним

курсор при нажатой левой клавише мыши, но удобнее следующие способы:

· чтобы выделить одну ячейку, щелкните мышью левее маркера ячейки, когда она превратится в стрелку;

· чтобы выделить строку, щелкните левее границы строки (по полосе выделения строки, в которой также курсор превращается в стрелку).

· для выделения столбца установите указатель мыши выше столбца (он примет форму направленной вниз чёрной стрелки) и после этого нажмите

левую кнопку. Чтобы выделить несколько строк или столбцов, выполните те же действия, но, не отпуская левую кнопку мыши, переместите ее, закрашивая нужную область. Всю таблицу можно выделить, выбрав команду Выделить таблицу из меню Таблица или щелкнув мышью по крестику из четырёхнаправленных стрелок в левом верхнем углу таблицы.

Символы и абзацы текста таблицы форматируются как обычно, с помощью кнопок панели Форматирование или команд меню Формат.

Редактирование таблицы

Чтобы добавить элементу таблицы обрамление и заполнение, можно воспользоваться кнопкой Внешние границы на панели инструментов Форматирование или выбрать команду Границыи заливка из меню Формат. Окно диалога имеет вкладки Граница, Страница и Заливка.

Пример использования обрамления и заливки:

Таблица 2

Товар	1 квартал	2 квартал	3 квартал
Здания
Участки

Ширину столбцов и высоту строк таблицы можно изменять как с помощью мыши (установив курсор на горизонтальную или вертикальную линию между ячейками и, нажав левую клавишу, передвинуть границу), так и из меню Таблица\Свойства таблицы,вкладки: Строка и Столбец.

Обратите внимание на команду Таблица\Автоподбор. С её помощью в табл. 2 установлена ширина столбцов точно по размеру содержащегося в них текста (Автоподбор по содержимому).

При редактировании таблицы удобно использовать контекстное меню,которое высвечивается на экране при нажатии правой кнопки мыши внутри таблицы. Многие пункты этого меню дублируют команды меню

Таблица. Кроме того, его содержимое зависит от того, какой элемент таблицы выделен в настоящий момент.

Для создания «шапки» таблицы несколько ячеек можно объединять в одну. С этой целью выделите ячейки и используйте команду Объединить ячейки из меню Таблица.

Для удаления содержимого ячейки или всей строки нужно выделить их и нажать клавишу Del.Для удаления самих ячеек или самой строки вместе с их содержимым нужно выделить их и воспользоваться командой Таблица\Удалить (строки, столбцы, ячейки…).

Добавление новой строки в таблицу снизу - поставить курсор в правую нижнюю ячейку и нажать клавишу Tab на клавиатуре.

Вставка новых строк или столбцов. Выделить столбец или строку,войти в меню Таблица, выбрать команду Вставить и выбрать нужные строки (выше, ниже) или столбцы (слева, справа). Можно добавить строки и столбцы путём разбиения существующих ячеек в столбцах или строках. Для этого нужно выделить какую-нибудь строку (для вставки столбцов выделяется столбец) и выполнить команду Таблица\Вставить\Ячейки… . При этом появляется окно Добавление ячеек, в котором можно задать количество вводимых ячеек, столбцов и строк.

Построение диаграмм в Word

Для представления содержимого таблицы Word в виде диаграммы используется мастер диаграмм из приложения MS Excel - программа Microsoft Graph :

1 Выделите введённую таблицу Word и выберите в строке меню команду Вставка\ Объект\Диаграмма Microsoft Graph. Готовая диаграмма появится ниже таблицы.Одновременно с диаграммой появляется таблица Excel c теми же данными, её нужно удалить.

2 В строке меню появляются новые пункты Данные и Диаграмма, с помощью которых можно отредактировать диаграмму (заменить её на график, вставить название, наименование осей, наличие сетки и др.). То же можно выполнить из контекстного меню при выборе команд Тип диаграммы и Параметры диаграммы.

Если таблица введена в документ как таблица Excel, то построить по ней диаграмму или график можно с помощью кнопки стандартной панели Excel Мастер Диаграмм, выполнив четыре шага программы мастера.