Выбор главного документа, который вы хотите использовать

Если ваш главный документ (называемый в области задач начальный документ) уже открыт, или вы начинаете с нового документа, вы можете щелкнуть Текущий документ.

В противном случае, щелкнитеНачать с шаблона или Начать с существующего документа и затем укажите расположение шаблона или документа, который вы хотите использовать.

Шаг 2. Подключение к файлу данных

На этом шаге процесса слияния происходит подключение к файлу данных, где хранится уникальная информация, которую вы хотите добавить в документ.

Если вы храните подробную новейшую информацию в списке контактов MicrosoftOfficeOutlook®, то это отличный файл данных для использования в письмах клиентам или сообщениях электронной почты. Просто щелкните Контакты Outlook в области задач и затем выберите папку «Контакты».

При наличии электронной таблицы MicrosoftOfficeExcel или базы данных MicrosoftOfficeAccess, содержащей информацию о клиентах, щелкните Использование списка и затем щелкните Просмотр для выбора расположения файла.

При отсутствии файла данных щелкнитеВвести новый список и затем воспользуйтесь формой, которая открывается для создания списка. Список сохраняется как файл базы данных, который можно использовать повторно.

Примечание. При создании объединенных сообщений электронной почты или факсов убедитесь в том, что файл данных содержит столбец для адреса электронной почты или номера факса. Этот столбец вам понадобится позднее.

Выбор записей в файле данных, который предназначен для использования

Подключение к определенному файлу данных вовсе не означает, что вам нужно объединить информацию из всех записей (строк) в этом файле данных в главном документе.

После подключения к файлу данных, предназначенному для использования, или после создания нового файла данных откроется диалоговое окно Получатели слияния. Вы можете выбрать подмножество записей для слияния с помощью сортировки или фильтрования списка.

Выполните один из следующих пунктов:

• Чтобы отсортировать записи в столбце в порядке возрастания или убывания, щелкните заголовок столбца.
• Чтобы отфильтровать список, щелкните стрелку возле заголовка столбца, содержащего значение, по которому нужно провести фильтрование. Затем щелкните нужное значение. Или при большой длине списка щелкните (Дополнительно), чтобы открыть диалоговое окно, где вы можете установить значение. Щелкните (Пустые), чтобы показать только те записи, которые не содержат информации, или (Непустые), чтобы показать записи с информацией.

• Снимите флажок рядом с записью для ее исключения.
• Воспользуйтесь кнопками для выбора или исключения всех записей или поиска конкретных записей.

После выбора нужных записей можно переходить к следующему шагу.

Шаг 3. Добавление полей

Если ваш главный документ до сих пор пуст, введите сведения, которые появятся в каждой копии. Затем добавьте поля с помощью щелчка гиперссылок в области задач.

Поля — это рамки, которые вы вставляете в главный документ в тех местах, где необходимо появление уникальных сведений. Например, вы можете щелкнуть ссылки Блок адресов или Строка приветствия в области задач для добавления полей вверху нового письма продукта таким образом, что письмо каждого получателя содержит личный адрес и приветствие. Поля в документе появляются в значках шеврона, например «БлокАдресов».

При щелчке команды Другие элементы в области задач вы можете добавить поля, которые соответствуют любому столбцу в файле базы данных. Например, данные могут включать столбец с названием Личная заметка. С помощью размещения поля Личная_заметка внизу формы письма вы можете в дальнейшем персонализировать каждую копию. Вы даже можете настраивать конверты с помощью добавления кода почтовой строки — при использовании версии Word с английским языком (американским вариантом) — или электронной марки (если у вас установлена программа создания электронных марок).

Сопоставление полей

При вставке поля блока адресов или строки приветствия в документ вам будет предложено выбрать формат. Например, на рисунке изображено диалоговое окно Строка приветствия, открываемое при щелчке Строка приветствия в области задач. Вы используете списки в группе Формат строки приветствия, чтобы сделать выбор.

Если Word не может соотнести каждое приветствие или элемент адреса со столбцом из файла данных, то адреса и строки приветствия будут объединены не правильно. Чтобы избежать этих проблем, щелкните Подбор полей. Откроется диалоговое окно Подбор полей.

Элементы адреса и приветствия показаны слева. Заголовки столбцов из файла данных приведены справа.

В Word проводится поиск столбца, соответствующего каждому элементу. На рисунке показано, что столбец файла данных Фамилия был автоматически сопоставлен с Фамилией. Но Word не может сопоставить другие элементы. Из этого файла данных, например, не были совмещены Имя и Адрес 1.

Используя списки справа, вы можете выбрать столбец из файла данных, совпадающий с элементом слева. На рисунке столбец Имя совпадает с Именем, а столбец Адрес совпадает с Адрес 1. Ничего, если Титул, Компания и Имя супруга не совпадают, так как они не относятся к документам, которые вы создаете.

По окончании добавления и сопоставления полей в главном документе вы готовы к следующему шагу.

Шаг 4. Предварительный просмотр слияния

Вы можете сделать предварительный просмотр объединенных документов и внести изменения перед действительным выполнением слияния.

Для предварительного просмотра, выполните один из следующих пунктов:

• Пролистайте каждый объединенный документ с помощью кнопок «Следующая» и «Предыдущая» в области задач.
• Сделайте предварительный просмотр конкретного документа, щелкнувНайти получателя.
• ЩелкнитеИсключить получателя, если вы решили не включать рассматриваемую запись.
• ЩелкнитеИзменить список, чтобы открыть диалоговое окно Получатели слияния, где вы можете отфильтровать список, если видите записи, которые вы не хотите включать.
• При необходимости внести другие изменения щелкните Предыдущая внизу области задач, чтобы вернуться назад на шаг или два.

Если вы удовлетворены результатами слияния, щелкните Следующая внизу области задач.

Выполнение слияния

То, что вам нужно сделать сейчас, зависит от типа создаваемого документа. Если вы объединяете письма, вы можете их распечатать или изменить каждое из них в отдельности. Если требуется изменить письма, Word их все сохранит в одном файле с одним письмом на странице.

Не зависимо от того, какой вид документа вы создаете, вы можете распечатать, перенести, сохранить все или одно подмножество документов.

Помните, что объединенные сообщения, которые вы сохраняете, находятся отдельно от главного документа. Полезно сохранять главный документ отдельно, если вы планируете использовать его для другого слияния.

Сохраняя главный документ, в дополнение к его содержанию и полям вы также сохраняете его связь с файлом данных. В следующий раз при открывании главного документа, вам будет снова предложено объединить информацию из файла данных с главным документом.

• При щелчке командыДа документ откроется с данными из первой присоединенной записи. При открывании области задач (меню Сервис, подменю Письма и рассылки, команда Слияние) вы выполняете шаг Выбор получателей. Вы можете щелкнуть гиперссылки в области задач, чтобы изменить файл данных для включения другого набора записей или для присоединения другого файла данных. Затем вы можете щелкнутьДалее внизу области задач для продолжения слияния.
• Если вы щелкнитеНет, то соединение между главным документом и файлом данных будет утеряно. Главный документ становится обычным документом Word. Поля заменены уникальными сведениями из первой записи.

Создание источника данных.

Чтобы создать новый источник данных, выберите пункт меню "Данные|Новый источник данных..." или в окне "Данные" нажмите кнопку "Действия" и выберите пункт "Новый источник данных...". Вы увидите окно "Мастер подключения к данным":

Первым делом вам предлагается создать подключение к базе данных. Для этого нажмите кнопку "Новое подключение...". Вы увидите окно с настройками подключения:

На рисунке обозначены следующие элементы управления:

1.	тип подключения;

2.	если включить эту галочку, в дальнейшем будет использоваться выбранный тип подключения по умолчанию;

3.	настройки выбранного типа подключения;

4.	кнопка проверки подключения.

На рисунке показано соединение с базой данных MS Access. Если выбрать другой тип подключения, область с настройками подключения (3) изменится. Например, подключение к базе данных MS SQL имеет следующие настройки:

Вы должны выбрать необходимый тип подключения и настроить его параметры. После нажатия кнопки ОК окно закроется, и вы вернетесь в окно мастера подключения.

Для подключения надо указать имя. Это имя будет видно в окне "Данные". Можно оставить имя, которое предлагается по умолчанию:

Нажмите кнопку "Далее >" в окне мастера. На этом шаге предлагается выбрать таблицы, которые доступны в базе данных:

Отметьте галочками нужные таблицы и закройте мастер кнопкой "Готово". Теперь вы можете видеть в окне "Данные" созданное вами подключение, которое содержит выбранные источники данных:

20. Возможности графического оформления документов в WORD.

Графические инструменты MicrosoftWord предоставляют разнообразные возможности оформления документов. С их помощью можно изготовить буквально все: от пригласительного билета до газеты или плаката для доски объявлений. Создавая документ, можно комбинировать различными способами текст и рисунки, оформлять текст, используя спецэффекты: обрамление, заполнение и т.д. Хорошо иллюстрированный текст доставляет при чтении больше удовольствия и позволяет читателю быстро воспринять наиболее важную информацию (так, графики и диаграммы более выразительно передают сухие колонки цифр). Спецэффекты улучшают внешний вид документа, делают его привлекательнее.

В Word все команды, предназначенные для работы с графическими объектами, сосредоточены в подменю команды Рисунок из меню Вставка.

Существует несколько способов вставки графических объектов в документ:

· вставка рисунков из библиотеки MicrosoftClipGallery;

· импортирование графики из других приложений MicrosoftOffice ("Добавление рисунков из файла", "Встраивание объектов", "Связывание объектов");

· преобразование текста посредством MicrosoftWordArt;

· представление содержимого таблиц в виде диаграмм с помощью MicrosoftGraph;

· рисование простых рисунков и схем с помощью панели инструментов Рисование.

В документ Word можно импортировать графику самых различных форматов. Встраивание иллюстраций в документы Word сопровождается их конвертированием в привычные для него форматы. Этот процесс называют импортом иллюстраций. Word "понимает" большинство распространенных и стандартизованных графических форматов

21.