Создание главного документа.

Для структурирования существующего текста необходимо:

• Открыть документ.

• Дать команду Вид/структура.

• Задать уровни заголовков, либо оформляя их соответствующим стилем при помощи кно­пок панели Форматирование, либо при помощи кнопок па­нели Структуры.

Для создания главного документа, как нового документа:

• Создать новый документ.

• Дать команду Вид/Структура.

• Задать структуру главного документа.

• Дать команду Файл/Сохранить.

Для создания вложенного документа, путем вычленения его из главного документа, необходимо:

• Определить, с какого уровня заголовка начинается вложенный доку­мент.

• Выделить заголовок и текст вычленяемого документа щелчком на зна­ке «плюс» перед за­голов­ком (при этом выделяется заголовок и весь подчи­ненный ему текст).

• Нажать кнопку Создать вложенный документ на панели инструментов. Заголовок и текст бу­дут помещены в рамку, а также должен появится значок вложен­ного документа. Вложен­ный документ со­храняется как самостоятельный файл. В качестве имени файла Word использует первые 8 симво­лов заголовка.

• Сохранить главный документ.

Для вставки в главный документ вложенных существующих файлов:

• Открыть главный документ командой Файл/Открыть.

• Установить курсор в месте, куда должен быть вставлен вложенный до­кумент.

• Нажать кнопку Вставить вложенный документ на панели Главный до­кумент.

• Выбрать файл и открыть его.

• Сохранить главный документ.

Для редактирования вложенных документов необходимо:

• Дважды щелкнуть мышью на значке вложенного документа. Вложен­ный документ открывается в отдельном окне и может редактироваться как обычный документ. Внести необходимые измене­ния.

• Сохранить и закрыть вложенный документ.

· При редактировании вложенных документов, как самостоятельных файлов необходимо: вложен­ный документ открыть для редактирования командой Файл/От­крыть. Внести необходимые изменения и сохранить под тем же именем в той же папке.

Для удаления вложенных документов:

• Открыть главный документ (если он закрыт).

• Выделить вложенный документ.

• Нажать на кнопку Удалить вложенный документ на панели Главный документ.

Для редактирования главного документа:

• Дать, команду Вид/Обычный (или Вид/Разметка страницы). В этом режиме вложенные документы отображаются как разделы.

• Внести необходимые изменения в главный документ, как в обычный до­кумент. Границы разделов не удалять.

В режиме редактирования главного документа выполняют следующие операции, выходя­щие за рамки одного файла:

• сквозная нумерация страниц,

• создание общего оглавления,

• создание перекрестных ссылок.

Для оформления внутренних параметров документа необходимо:

1. Нумерация страниц

• Дать команду Вставка/Номера страниц.

• Определить позицию номера в поле Положение.

• В поле Выравнивание определить горизонтальную позицию номера страницы на листе.

• Нажать ОК.

1. Создание оглавления документа

• Отформатировать заголовки с помощью стилей Заголовок 1 - Заголовок 9.

• Поместить курсор в ту позицию, где должно быть оглавление.

• Дать команду Вставка/Оглавление и Указатели, выбрать вкладку Оглавления и устано­вить нужные опции.

• Нажать ОК.

1. Колонтитулы

Колонтитул - это заголовочные данные. Он помещается в верхней или нижней части стра­ницы. Колонтитул может содержать название документа, имя автора, номера страниц и т.д.

Колонтитулы отображаются в режиме разметки страницы или предва­рительного просмотра.

Колонтитулы определяются как часть формата раздела.

Определение позиции колонтитула выполняется командой Файл/Параметры страницы на вкладке Поля.

Определение различных колонтитулов для одного и того же документа осуществляется командой Файл/Параметры страницы на вкладке Макет.

для создания колонтитулов:

• Выбрать режим представления колонтитулов командой Вид/Колонтитулы.

• Поместить курсор в рамку колонтитула и ввести нужное содержание.

• Двойной щелчок за пределами колонтитулов возвращает в установленный прежде режим представления.

1. Перекрестные ссылки

Для создания перекрестных ссылок используются Закладки. Закладки отмечают в тексте определенные позиции и обозначают именами текстовые фрагменты.

1. Создание закладки

• Выделить текст, на который должна производиться ссылка, или поместите курсор в пози­цию, на которую надо сослаться.

• Дать команду Вставка/Закладка.

• В поле Имя закладки ввести имя (начинается с буквы, длина не более 40 символов).

• Нажать Добавить.

1. Создание перекрестных ссылок

• Установить курсор в ту позицию, где должна появиться перекрестная ссылка (например, после поясняющих слов: смотри стр… или дополнитель­ная информация приведена в...).

· Дать команду Вставка/Перекрестная ссылка.

• В поле Тип ссылки выбрать, на что указывает ссылка (закладка).

• В поле Вставить ссылку выбрать, что должно быть использовано в ка­честве значения ссылки. Нажать Вставить.

• Нажать кнопку закрытия окна.

1. Обновление оглавления и перекрестных ссылок

Оглавления и перекрестные ссылки создаются при помощи полей MS Word.

• Переключение между режимом представления значений полей и кодов полей про изво­дится на­жатием Shift+F9 или при помощи команды Сервис/Параметры на вкладке Bид).

• Обновить значение поля можно, выделив поле и нажав клавишу F9.

Рекомендации по выполнению лабораторной работы

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. Изучить теоретический материал по данной лабораторной работе.

2. Ознакомиться с заданием на лабораторную работу.

3. Продумать создаваемую структуру документа.

4. Выполнить задание.

3. Задание на лабораторную работу:

Задание №1

• Продумать структуру создаваемого документа, например, структуру реферата, курсовой ра­боты, курсового проекта и т.д.

• Создать главный документ.

• Создать в главном документе два вложенных документа.

• Сохранить и закрыть главный документ. Убедиться, что на жестком диске появилось три новых документа: главный и два вложенных.

• Открыть главный документ. Вставить в главный документ, существующий файл, как вло­женный.

• Отредактировать первый из вложенных документов. Сохранить и за­крыть вложенный документ.

• Отредактировать второй из вложенных документов, как самостоятельный файл.

• Открыть главный документ.

• Отредактировать главный документ.

• Выполнить сквозную нумерацию документа.

• Создать оглавление документа.

• Создать колонтитулы, содержащие информацию об авторе (ФИО студента и номер группы) до­кумента и его названии (например, Иванов П.С., группа 4106, Реферат по дисциплине «Докумен­товедение»).

• Создать перекрестные ссылки.

• Обновить оглавление и перекрестные ссылки.

· В текст главного документа внести следующие изменения:

- вставить после 3 и 5 страниц по одной новой странице при помощи ко­манды Вставка/Разрыв;

- изменить названия 1 и 3 разделов документа;

- изменить текст, на который производится ссылка.

• Обновить оглавление.

• Обновить весь документ.

• Создать две сноски в тексте документа.

• Создать два примечания в тексте документа.

Задание №2

Составить трудовой договор в режиме главного документа. Для наполнения главного доку­мента можно воспользоваться готовым электронным текстом лабораторной работы №3.

После выполнения задания трудовой договор должен иметь вид:

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР С __________________________________________

(должность)

___________________________________________ «____»_________200_ года

(название места заключения договора)

_________________________________________________________________,расположенное по

(наименование юридического лица)

адресу:

_________________________________________________________________________________,

(адрес)

зарегистрированное

_________________________________________________________________________________________________,

(наименование регистрирующего органа, дата принятия, номер решения о регистрации)

в лице генерального директора _______________________________, именуемое в дальнейшем

(Ф.И.О.)

«Работодатель», с одной стороны, и ______________________________________________,

(Ф.И.О.)

именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили договор о нижеследующем.

+ 1. Предмет договора

+ 2. Срок договора

+ 3. Права и обязанности Работника

+ 4. Права и обязанности Работодателя

+ 5. Гарантии и компенсации

+ 6. Режим труда и отдыха

+ 7. Условия оплаты труда

+ 8. Виды и условия социального страхования

+ 9. Ответственность сторон

+ 10. Срок действия договора

+ 11. Порядок разрешения споров

+ 12. Заключительные положения

+ 13. Подписи сторон

4. Контрольные вопросы:

1. Определение главного документа.
2. Определение вложенного документа.
3. Понятие структура документа.
4. Понятие структурирование.
5. Основные этапы создания главного документа.
6. Процесс редактирования вложенного документа.
7. Колонтитулы. Создание колонтитулов.
8. Перекрестные ссылки. Создание перекрестных ссылок.

Лабораторная работа №4.

Тема: «Деловое письмо».

Цель работы: выработка умений и навыков создания деловых писем.

Содержание лабораторной работы:

1. Теоретический материал

1.1. Основные определения

Деловое (или служебное) письмо— обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем — организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К кате­гории деловых писем относится также переписка между частными лицами иорганизациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего эти письма не требуют ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Ниже приводится, прежде всего, краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей орга­низацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопро­сов или задач и которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такиезапросы входят в группу контрактных документов и ис­пользуются для подготовки и заклю­чения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий со­бой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его по­ставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прила­гаемым документам. Сопроводительное письмо является так­же средством контроля за движением документов и материаль­ных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или мате­риальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и пере­чень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на за­прос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Изве­щаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного кон­такта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, кото­рые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчер­кивают заинтересованность орга­низации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодар­ность за усилия по ее исполнению.

Информационные письма. Это разновидность письма-извеще­ния, своевременно информи­рующего заинтересованное долж­ностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для та­кого письма достаточно подписи секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивиду­альному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типо­графским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фами­лии, имени, отчества при­глашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресах

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и те­лефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурному признакуписьма делятся на регламентированные инерегламентирован­ные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классифика­торе управленческой документации ОК 011- 93. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикет­ного текста. Оформление нерегламентированных писем и является предметом освещения в дан­ном пособии.

По месту составленияписьма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Вне­шняя корреспонденция, в свою очередь, делится на посту­пающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

Деловой стиль письма.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• нейтральный тон изложения;

• лаконичность и краткость текста;

• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личност­ный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, на­пример, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Деловой стиль отличается частым употреблением отглагольных существительных, отымен­ных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что; и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если ...; на том основании, что ...; по той причине, что...; с тем условием, что ...; таким образом, что ...; то обстоятельством, что…; тот факт, что…; и др.).