Виды информации, заносимой в ячейки MS Excel. Автозаполнение. Формулы и функции MS Excel.
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок. Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.
Функция Автозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам. Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных для того, чтобы определить значения пустых ячеек. Если вводится одно начальное значение образца заполнения, то выделяется одна ячейка, если список с интервалом изменения данных, то необходимо выделить две ячейки, заполненные соответствующими данными. Для этого 1. Вводим данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения). 2. Выбираем ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения. 3. Устанавливаем курсор мыши на Маркере заполнения , маленьком квадратике в правом нижнем углу активной ячейки. 4. Перетаскиваем мышью Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до последней ячейки, которую хотим заполнить по образцу. 5. Отпускаем кнопку мыши.
Есть один полезный прием автозаполнения - это перетаскивание маркера заполнения при нажатой правой клавише мыши. При этом появляется контекстное меню, которое поможет выбрать способ автозаполнения.
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень. Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически. Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности: 1)возведение в степень и выражения в скобках; 2)умножение и деление; 3)сложение и вычитание.
При копировании формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4. Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.
Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы. Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ. Можно вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка. Если выделить ячейку и выбрать команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул. Выбираем категорию в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция указываем нужную функцию. Затем Excel откроет второе окно диалога мастера функций, в котором необходимо установить аргументы функции. Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение. Текущее значение функции отображается внизу окна диалога. Нажимаем кнопку ОК или клавишу Enter, и созданная функция появится в строке формул.
Вопрос 20