Автоматизация докуметооборота в учебном заведении

Программное решение, разрабатываемое в данной работе, предназначено для осуществления частичной автоматизации документооборота внутри учебного заведения - контроля успеваемости учащихся. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Актуальность разработки обусловлена тем, что на данный момент значительно усложнен процесс анализа успеваемости студентов в связи большим количеством дисциплин и, как следствие, изучением большого количества документации: зачетных книжек, журналов успеваемости по предметам и т.п. В связи с данными условиями существует потребность в разработке и внедрении в учебный процесс специализированных программно-технических средств, способных оптимизировать и повысить уровень оперативности процесса контроля успеваемости студентов.На данный момент для документооборота в учебных заведениях, в основном, используются программные средства прикладных программ очень обобщенного и универсального характера, не учитывающие специфику конкретного учебного заведения, либо обладающие избыточной функциональностью для решения данной задачи, в связи с чем их использование представляется не вполне рациональным. Вследствие этого, на осуществление контроля и анализа уровня успеваемости учащихся затрачивается большое количество рабочего времени. При помощи разрабатываемого в настоящей работе программного продукта, ориентированного на работу в конкретной предметной области, появится возможность оптимизировать процесс контроля успеваемости студентов Валуйского колледжа.

Требования к функциональным характеристикам

"Базы данных "Успеваемость студентов ОГАПОУ «Валуйский колледж» должна выполнять следующие функции:

- хранение информации о студентах;

- просмотр информации;

- добавление данных в имеющийся список;

- поиск информации;

- удаление информации;

- редактирование данных;

- сортировка списка.

Требования надежности. Для обеспечения надежного использования и функционирования базы данных необходимо применение следующих методов:

- контроль со стороны базы данных, за корректностью информации вводимой пользователем;

- восстановление работоспособности базы данных в случае возникновения сбоев.

В задачи информационно-справочных систем входит обеспечение пользователя входной и результирующей информацией в привычном для него виде - решение задач планирования, управления, разработки и подготовки проектов производства и научных исследовательских работ по их постановке и имеющимся исходным данных, не зависимо от степени сложности в режиме диалога с ЭВМ, с использованием профессионального опыта и с принятием решений одновременно по нескольким критериям.Критерии выбора систем автоматизации деятельности (систем электронного документооборота - СЭД) учебных заведений

При выборе данных систем учреждения должны самостоятельно найти решение, по максимуму удовлетворяющее различным требованиям. Чтобы избежать потери информации из-за устаревания носителей информации и оборудования должна быть предусмотрена возможность хранения нескольких копий каждого документа. В случае, когда одна из копий содержит невосстановимые ошибки, она подлежит замене, также подлежит замене оборудование и носители информации.На данный момент для документооборота в учебных заведениях, в основном, используются программные средства прикладных программ очень обобщенного и универсального характера, не учитывающие специфику конкретного учебного заведения, либо обладающие избыточной функциональностью для решения данной задачи, в связи с чем их использование представляется не вполне рациональным. Вследствие этого, на осуществление контроля и анализа уровня успеваемости учащихся затрачивается большое количество рабочего времени. При помощи разрабатываемого в настоящей работе программного продукта, ориентированного на работу в конкретной предметной области, появится возможность оптимизировать процесс контроля успеваемости студентов колледжа.

1.2. Рынок программных продуктов, разработанных для автоматизации процесса введения социальных данных студентов

Приступая к обзору рынка производства ПОв России, имеет смысл подчеркнуть, что достоверных статистических данных и единых критериев показателей уровня разработки и реализации программного обеспечения в России не существует.Программнымпродуктом, произведенным в России, является прикладное национально программное обеспечение, ориентированное, как правило, на сферу экономической деятельности и направленное на решение разнообразных задач.

Структура рынка программных продуктов можно условно разделить его на пять секторов.

-Массовые бухгалтерские программы для мелкого и среднего бизнеса. Лидером этого рынка является «1С»

- Сравнительно недорогие массовые бухгалтерские и управленческие системы для среднего бизнеса.

- Дорогие индивидуальные и малотиражные комплексные управленческие системы для среднего и крупного бизнеса.

- Массовые аналитические системы.

- Информационно-правовые системы.

Программные продукты, пользующиеся наибольшей популярностью и используемые в качестве инструментария финансового управления, подразделяют на следующие группы:

комплексные системы управления предприятиями;

- табличные процессоры;

- пакеты для решения задач фундаментального анализа;

- пакеты для решения задач технического анализа;

- статистические и математические пакеты программ;

- системы искусственного интеллекта (ИИ).

Прикладные программы позволяют сделать компьютер действительно удобным средством для выполнения различных работ. Именно прикладные программы и пакеты программ образуют ту информационную оболочку, которая превращает сложный электронный прибор в удобное и простое в использовании информационно-вычислительное устройство. С помощью систем программирования можно создавать программные продукты, направленные на решение: различных производственных задач.

Рисунок1

Схема данных

Сама по себе установка современных технических устройств нарабочих местах не означает повышение эффективности управления производственными процессами. Разработка и применение соответствующего программного обеспечения для таких устройств может способствовать успешному решению сложных научно-технических задач. В состав программного обеспечения входят как универсальные пакеты, так и программы, ориентированные на решение отдельных проблем. Можно выделить три основных класса программных средств:

- прикладные программы и пакеты программ;

- инструментальные системы программирования;

- операционные системы.