Раздел 8. Работа в редакторе электронных таблиц MS Excel
MS Excel относится к классу систем обработки числовой информации, называемых spreadsheet. Буквальный перевод термина “spreadsheet” c английского языка означает “расстеленный лист (бумаги)”. В компьютерном мире под этим термином подразумевают класс программных средств, именуемых у нас “электронными таблицами”.
Области применения электронных таблиц:
- бухгалтерский и банковский учет;
- планирование распределение ресурсов;
- проектно-сметные работы;
- инженерно-технические расчеты;
- обработка больших массивов информации;
- исследование динамических процессов.
Основные возможности электронных таблиц:
- анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;
- оформление таблиц, отчетов;
- форматирование содержащихся в таблице данных;
- построение диаграмм требуемого вида;
- создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;
- перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;
- печать итогового документа целиком или частично.
Преимущества использования ЭТ при решении задач
- Решение задач с помощью электронных таблиц освобождает от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения, входящие в модель.
- При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом произойдет автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле. Если же необходимо, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-то ячейку не изменилась, то существует возможность задания абсолютного (неизменяемого) адреса ячейки.
Структура электронной таблицы
В таблице используются столбцы (256) и строки (16384).
Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV,
Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется - ячейкой(клеткой).
Прямоугольная область таблицы называется диапазоном (интервалом,блоком) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.
Модель ячейки в MS Excel
Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:
- адрес;
- содержимое;
- изображение;
- формат;
- имя;
- примечание (комментарий).
Адрес ячейки - номер столбца и строки. Используется в формулах в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки, а также для быстрого перемещения по таблице.
MS Excel позволяет использовать два стиля ссылок: стиль А1 и стиль R1C1. Переключение стилей осуществляется в меню: Сервис/ Параметры/ Общие опцией “Стиль ссылок R1C1”.
Например. Пусть в ячейке D3 нужно получить произведение чисел, находящихся в ячейках А2 (второй ряд, первая колонка) и B1 (первый ряд, вторая колонка). Это может быть записано одним из следующих способов:
Таблица 17.
| Вид ссылок | Стиль А1 | Стиль R1С1 | ||
| относительный | =A2 * B1 имя столбца, имя строки, которые будут относительно изменяться, при копировании формулы в другую ячейку. | =R[-1]C[-3] * R[-2]C[-2] смещение по строке, смещение по столбцу, относительно ссылающейся ячейки. Сама формула при копировании не изменяет вид, но ссылается уже на другие ячейки. | ||
| абсолютный | =$A$2 * $B$1 имя столбца, имя строки, которые останутся неизменным, при копировании формулы . | =R2C1 * R1C2 номер строки и номер столбца, относительно начала координат. | ||
| смешанный | =$A2 * B$1 =A$2 * $B1 | =R[-1]C1 * R1C[-2] =R2C[-3] * R[-2]C2 | ||
 |  | |||
| Рис. 62a.Стиль ссылок A1 (имя столбца, имя строки). | Рис. 62b Стиль ссылок R1C1 (смещение по строке, смещение по столбцу). | |||
Содержимым ячейки может быть:
- число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));
- текст;
- формула.
Формула - всегда начинается со знака “=“ и может содержать: числовые константы, абсолютные или относительные ссылки на адреса ячеек, встроенные функции.
Аргументы функций всегда заключаются в круглые скобки. Стандартные функции можно как ввести с клавиатуры, так и воспользоваться меню Вставка/Функция или соответствующей кнопкой на панели инструментов.
 |
| Рис. 63. Изображение не всегда совпадает с содержимым ячейки |
Изображение - то, что пользователь видит на экране монитора.
Если содержимым ячейки является формула, то изображением будет ее значение.
Текст, помещенный в ячейку, может быть “виден” целиком, либо (если соседняя ячейка не пуста), из него видно столько символов, сколько позволяет ширина ячейки.
Изображение числа зависит от выбранного формата. Одно и то же число в разных форматах (дата, процент, денежный и т.д.) будет иметь различное изображение.
Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.
Имя - используется в формулах, как замена абсолютного адреса ячейки. Например, назначив ячейке С3 имя “Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу: =Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае, при копировании формулы, адрес ячейки меняться не будет.
Примечание - сопроводительный текст к содержимому ячейки. Ввести примечание в ячейку можно с помощью меню Вставка / Примечание. Ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе точкой в правом верхнем углу.