Сводные таблицы и сводные диаграммы

Сводная таблица представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно анализировать данные, быстро объединяя большие объемы данных и рассчитывая итоги (рис. ВЗ). С помощью сводных таблиц выполнение сложного анализа данных делается простым.

Рис. В3. Сводная таблица для анализа количества отгруженного по любому из товаров по различным покупателям и договора

Для получения различных итогов по исходным данным достаточно в созданном макете сводной таблицы выбирать значения в поле строк (Наименование товаров), поле столбцов (Наименование покупателя, Номер договора) и поле страницы (фильтра) (Дата отгрузки по месяцам).

Сводные таблицы позволяют динамически изменять макет для всестороннего анализа данных. Существует возможность изменять заголовки строк, столбцов, а также полей, определяющих страницу. Создавать и быстро модифицировать макет можно, выбирая и перетаскивая поля из раскрывающегося списка полей в рабочую область. При каждом изменении макета сводная таблица немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.

Сводные диаграммы служат для наглядного графического представления анализируемой информации, облегчая для пользователей сравнение и выявление тенденций и закономерностей в данных (рис. В4).

Рис. В4. Сводная диаграмма для анализа количества отгруженного по любому из товаров по различным покупателями и договором

Access позволяет открывать таблицы, запросы, формы в режиме сводной таблицы и диаграммы, представлять их на страницах браузера Internet Explorer.

Таким образом, источником записей для режима сводной таблицы и режима сводной диаграммы может быть не только таблица, но и базовый источник данных ддя формы, отчета или страницы доступа к данным. В базе данных Access источником записей может быть таблица, запрос или инструкция SQL; в проекте Access таблица, представление, инструкция SQL или сохраненная процедура.

Размещение базы данных

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access — формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, а также внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле базы данных размещаются только ссылки на них.

Приложение базы данных может быть скомпилировано и сохранено в файле формата mde, проект — в файл формата ade. При этом исходный текст программ на VBA удаляется, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. В базе данных форматов mde и ade невозможен просмотр, изменение или создание форм, отчетов или модулей в режиме конструктора. Для преобразования базы данных или проекта в формат mde предназначена команда Сервис | Служебные программы | Создать MDE-файл.

При работе с базой данных в сети с файловым сервером и размещении на нем базы данных для коллективного использования Access предоставляет возможность выделить из нее объекты, составляющие приложение пользователя, в отдельный файл. Этот файл может быть размещен на всех компьютерах пользователей, которые будут работать с общей базой данных, и приложение может модифицироваться в соответствии с потребностями пользователя.

Проекты Access, являясь клиентскими приложениями пользователя, позволяют подключаться к базам данных MSDE, размещенным на вашем компьютере, или к базам данных SQL Server размещенным в сети. Проект размещается в файле adp на компьютере пользователя. В проекте пользователь может создавать разу данных на сервере SQL или использовать существующую.

Интерфейс Access

Access имеет характерный для Microsoft Windows удобный графический интерфейс. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.

В Access, как и других приложениях Microsoft Office, часто выполняемые задачи вынесены в область задач, которая отображается вместе с базой данных. Область задач Создание файла (New File) позволяет быстро создавать, новые базы данных, страницы доступа к данным или проекты, область задач Поиск файлов (Search File) - выполнять обычный или расширенный поиск файлов, область задач Буфер обмена (Clipboard) - временно сохранять и выбирать объекты для вставки.

Сразу после запуска Access открывается область задач Приступая к работе, в которой можно выполнить открытие базы данных или перейти к созданию новой. В ней отображен список баз данных, которые были использованы последними. Область задач Справка Access обеспечивает множество различных возможностей справочной системы.

Чтобы использовать помощника для получения справки и советов во время работы, в меню Справка выберите команду Показать помощника.

Справочная система Access построена на основе HTML, и поэтому работа с ней не отличается от работы в браузерах. При вызове справки ее окно не заслоняет окна Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки.

Начиная с Access 2002, обеспечивается более удобный доступ к справочной системе через поле Введите вопрос, расположенное в строке меню.

ТЕМА 3

НАЧАЛО РАБОТЫ В ACCESS

Занятие 3

Запуск, окно и справка Access