Лабораторная работа №8. Создание базы данных и таблиц.

Создайте базу данных «Расследование преступлений», содержащую три таблицы: "СЛЕДОВАТЕЛЬ", "ПРЕСТУПЛЕНИЕ», "ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ " следователя. Организуйте связи между ними.

Порядок выполнения данного задания

1. Загрузите Access.

2. На вкладке Приступая к работевыберите Создать файл, затем Новая база данных. В окне Файл новой базы данныхвыберите нужную папку и введите имя базы данных. В нашем случае "Расследование преступлений".

3. Приступим к созданию таблиц. Создадим таблицу ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ в режиме Конструктора.

На вкладке Объектывыберите Таблицы и Создание таблицы в режиме конструктора.

4. Задайте имена (вводятся с клавиатуры) и типы полей (выбираются из раскрывающегося списка).

5. Используя Мастер подстановокдля поля семейное положение создадим раскрывающийся список значений. Для этого при определении типа поля семейное положениевыберем Мастер подстановок и будем следовать его указаниям.

6. Сделайте поле Код следователяключевым: щелкнуть правой кнопкой по полю Код следователяи выбрать ключевое поле или выбрать значок ключа на панели инструментов.

7. Сохраните таблицуЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ, используя Файл/Сохранить в окне СохранениезаписываемЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ.В окне базы данных появилась новая таблицаЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ.

8. Самостоятельно создайте таблицу ПРЕСТУПЛЕНИЕв режиме Конструктора, ключевым сделайте поле№ УД.

9. Создайте таблицу СЛЕДОВАТЕЛЬв режиме Таблица. На вкладке Таблица в основном окне базы данных выберите Создание таблицы путем ввода данных.После появления пустой таблицы, дважды щелкните на Поле1, текст в поле будет выделен, введите Код следователя, в поле2 – введите ФИО и т.д. Отрегулируйте ширину столбцов: подведите мышь к вертикальной черте между названиями полей, увидев двунаправленную стрелку, зажмите левую кнопку мыши и не отпуская, передвиньте на нужное расстояние. Введите несколько записей.

10. Перейдите в режим Конструктора таблицы, используя кнопку , задайте ключевое поле Код следователя. Используя Мастер подстановок, для полей Звание и РУВД,создайте раскрывающийся список значений. Проверьте тип созданных полей. Поле Код следователя должно иметь тот же тип, что и в таблице ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ.

11. Сохраните таблицу, задав имя СЛЕДОВАТЕЛЬ.

12. В итоге вы должны получить 3 таблицы

13. Занесите по несколько строк данных в таблицы, отслеживая взаимосвязанные записи. Для этого надо отобразить на экране две и более таблиц, используя Окно/Сверху вниз.

14. В таблицеЛИЧНЫЕ ДАННЫЕдля добавления фотографии используйте Вставка/Объект, в появившемся окне выберите Создать из файла.Выберите файл с расширением BMP.

Рисунок отобразится только в форме или отчете, в таблице в поле фотобудет указан вид объекта Точечный рисунок BMP.

15. Установим отношения между таблицами. Для этого выберем Сервис/Схема данных. На экране появилось окно Схема данных,в этом окне в контекстном меню выбираем Добавить таблицу. Добавьте все таблицы в окно Схема данных.

16. Установим отношения между таблицами СЛЕДОВАТЕЛЬи ПРЕСТУПЛЕНИЕ, поле связиКод следователя.Для этого установите указатель в поле Код следователя (таблицаСЛЕДОВАТЕЛЬ)и, удерживая левую кнопку мыши нажатой, перетащите указатель в полеКод следователя (таблицаПРЕСТУПЛЕНИЕ).Появится окно Изменение связей, которое представлено на рис.4.

Рис.4 Окно изменения связей

Установите флажки в Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей и щелкните по кнопке Создать.

17. Аналогично создать отношения между таблицами СЛЕДОВАТЕЛЬиЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ по полю Код следователя.В результате схема данных имеет следующий вид см рис.5

Рис. 5 Схема данных.

18. Закройте схему данных и Access.

ФОРМЫ

Данные могут быть представлены в виде форм. Формы– это электронный аналог бумажного бланка, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования данных. Формы могут имитировать реальные документы. Формы позволяют организовать работу с одними полями таблицы и не показывать другие поля, что обеспечивает защиту данных. Поля таблицы можно представить в виде раскрывающегося списка, что делает редактирование данных более удобным. В форме можно разместить элементы управления, например, кнопки листания записей, фильтрации, печати. В форме могут быть представлены записи из нескольких таблиц.

Access позволяет создавать записи в нескольких режимах:

§ Конструктор – форма создается вручную;

§ Мастер форм – позволяет выбрать поля из одной или нескольких таблиц, их расположение, цвет формы. Поля будут представлены прямоугольными областями редактирования.

В режиме Конструктора форм существуют области формы:

- область заголовка,

- область данных,

- область примечаний формы.

Как форма в целом, так и каждый ее элемент обладает свойствами. Просмотреть свойства, можно используя контекстное меню элемента или используя меню Вид/Свойствапосле выделения нужного объекта.

Для того, чтобы вызвать окно свойств формы нужно дважды щелкнуть по квадратику на пересечении линеек в окне конструктора форм.

Существует панель Конструктора форм рис. 6.

,

Рис.6 Панель конструктора форм.

Наиболее часто используемые кнопки:

- панель элементов,

- список полей,

- окно базы данных,

- представления формы.

Форма на основе одной таблицы может быть построена, как самостоятельная для просмотра, ввода и корректировки таблицы, так и как вспомогательная для включения в составную форму.