Глава 7 Обеспечение сохранности документов в электронной форме
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе – это надёжность хранения документов в электронной форме.
Наверное, многие сталкивались с ситуацией, когда из-за секундного перебоя с подачей электроэнергии («моргнули лампочки»), на который не обращаешь внимания в обычных условиях, в компьютере пропадал большой кусок работы или важный документ. А поломка жёсткого диска может привести к гораздо большим проблемам вплоть до потери всей накопленной на компьютере информации. Проблемы могут быть также вызваны «зависанием» системы или просто созданием нового документа с именем другого.
Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:
§ устойчивого электропитания;
§ резервного копирования;
§ антивирусной защиты;
§ профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Первая задача, наиболее просто решаемая, – это обеспечение надёжного бесперебойного электропитания компьютеров. Для её решения служат устройства, которые так и называются – источник бесперебойного питания (ИБП). В своей основе ИБП представляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети. Например, одна из наиболее распространённых моделей – Back UPS фирмы APC. В случае выхода напряжения за пределы установленного значения (как правило, ниже 197 V или выше 254 V) происходит автоматическое переключение на питание от аккумулятора. Поскольку время переключения составляет 2-5 миллисекунд, то компьютер как бы «не замечает» этого и продолжает работать.
Время работы компьютера от аккумулятора ИБП зависит от потребляемой компьютером мощности и ёмкости самого ИБП. Поэтому при выборе ИБП необходимо учитывать как потребляемую мощность компьютера, так и необходимое время работы от батарей.
ИБП должен обеспечивать время работы, достаточное для возобновления электропитания в сети или для корректного завершения всех работающих программ.
Поскольку, как правило, мощность техники указывается в ваттах, а мощность ИБП (UPS) – в вольт-амперах, для выбора необходимого прибора необходимо мощность компьютера в ваттах умножить на 1.4 (VAИБП ≥ Wкомпьютера * 1.4).
Для большинства офисных компьютеров достаточно младшей модели ИБП 250 ВА, для мультимедийных и с большим монитором – 400 ВА, обеспечивающих время работы от батарей 7-10 минут. Этого достаточно для того, чтобы сохранить все документы в офисных приложениях типа MS Word и корректно выключить компьютер. Секундные перебои с электричеством, вызывающие в незащищённых системах перезагрузку компьютера, даже не замечаются при использовании ИБП. Для более длительной работы от батарей, например, при использовании программ, требующих времени для завершения вычислений и т.п., нужны более мощные ИБП 600 ВА, допускающие работу в течение 15-25 минут при отсутствии электроэнергии в сети. ИБП 600 или 900 ВА также могут применяться для одновременного питания двух расположенных рядом компьютеров.
ИБП 900, 1200 (и более мощные модели) используются, как правило, для питания серверов и компьютеров, выполняющих сложные приложения, работающие в течение длительного времени. Например, при записи CD-R, занимающей 30-40 минут, которая не должна прерываться во избежание порчи диска; или использовании программ для работы со сложной графикой, когда обработка изображения может занимать десятки минут, а для трёхмерной мультипликации – даже часы; или если на компьютере ведутся крупные базы данных и т.п.
В случае нестабильного электропитания, когда напряжение в сети в течение значительного промежутка времени может оставаться ниже нормы (например, при соседстве с крупными энергопотребителями), рекомендуется применять ИБП, включающие в себя помимо аккумулятора схемы для коррекции пониженного и повышенного напряжения (автоматической регулировки напряжения – AVR), типа Back Pro-UPS. Там, где обычные ИБП переходят на питание от батарей и через 5-20 минут отключаются, Back Pro -UPS обеспечивают коррекцию пониженного или повышенного напряжения и обеспечивают бесперебойную работу в течение длительного времени. Другими словами, обычные ИБП защищают только от кратковременного исчезновения электроэнергии, а типа Back Pro – и от пониженного или повышенного напряжения.
Конкретный пример: напряжение в сети часто падает с 220 до 185 V. Все компьютеры организации, защищённые обычными ИБП, переходят на питание от аккумуляторов и вскоре отключаются. Компьютеры, защищённые ИБП типа Back Pro, продолжают работать. Поскольку частое падение напряжения до 190 V может быть незаметно на обычных электроприборах и обнаружиться только после покупки ИБП, перед его приобретением необходимо проконсультироваться с электриками.
Кроме того, различают ИБП типа Standby и более дорогие Line-interactive и On-Line. Первые питают компьютер от сети, а в случае перебоев с подачей электроэнергии переключаются на питание от аккумуляторов. Время переключения на питание от аккумулятора настолько мало, что компьютер это не замечает. ИБП типа Line-interactive и On-Line осуществляют непрерывное питание компьютера через аккумулятор. При перебоях в электропитании просто прекращается подзарядка аккумулятора. Кроме того, форма электрического сигнала, формируемого ИБП типа On-Line (Smart-UPS), максимально соответствует синусоидальной волне переменного тока. Такие более дорогие устройства используются для защиты серверов и компьютеров, осуществляющих круглосуточные ответственные вычисления.
Современные ИБП часто комплектуются программным обеспечением, позволяющим даже в отсутствие пользователя при перебоях в электропитании корректно завершить работу всех программ. Однако на практике такое программное обеспечение применяется только в больших организациях для поддержки круглосуточно работающих серверов, тем более что для обмена данными между ИБП и компьютером используется специальный кабель и занимается коммуникационный порт.
Учитывая, что дополнительные возможности – это и дополнительные затраты, при выборе ИБП необходимо исходить как из состояния электропитания в данном месте, так и из характера решаемых задач.
В случае, если в помещении офиса не наблюдается перебоев в электропитании, а на компьютерах не выполняется критически важных программ (например, типичный офис, в котором используются программы типа MS Word и Excel), потребности в источниках бесперебойного питания может вообще не быть. Достаточно установить режим автоматического сохранения и даже в случае непредвиденных обстоятельств максимум неприятностей – это потеря последних 5-10 минут работы. (Команда Сервис, Параметры, Сохранение, Автосохранение каждые 10 минут – для MS Word или Сервис, Автосохранение – для MS Excel. Если команда Автосохранение в меню Сервис MS Excel отсутствует, необходимо выбрать опцию Автосохранение в меню Сервис, Надстройки). Другое простейшее средство обеспечения сохранности документов в MS Word – установить автоматическое создание резервной копии (Сервис, Параметры, Сохранение, «всегда создавать резервную копию»).
Но стабильное электропитание – это только один компонент, обеспечивающий защиту информации в ваших компьютерах. Причиной утраты важной информации могут стать неквалифицированные действия сотрудников, случайное стирание (удаление) необходимых файлов, а также и поломки собственно компьютерного оборудования. Ещё встречаются случаи, когда сотрудник, работавший над составлением большого документа насколько дней или даже недель, машинально сохраняет другой документ под тем же именем, несмотря на предупреждения системы, а затем в попытке открыть старый документ стирает и резервную копию (если даже она была).
Поэтому Вторая задача – это обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, что обеспечивает восстановление утраченных документов.
Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске и т.п.).
Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.
Задача организации резервного копирования включает в себя:
- выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;
- организация процедуры периодического копирования.
На компьютерах, не объединённых в локальную сеть, для хранения небольших объёмов документов могут использоваться стандартные дискеты. Однако на сегодняшний день в связи со значительным увеличением размеров файлов, создаваемых в современных программах типа MS Word 97, целесообразно пользоваться новыми дисководами типа ZIP, работающими с дискетами ёмкостью 100 или 250 Mb. (Некоторые модели компьютеров стандартно комплектуются такими дисководами). Для старых компьютеров, не имеющих встроенного дисковода Zip, возможно использование внешнего переносного дисковода, подключаемого к разъёму для принтера (LPT).
В зависимости от объёмов документов, особенностей локальной сети и используемого программного обеспечения могут использоваться и другие устройства различной емкости, каждое из которых имеет свои особенности. Выше для примера приведён Zip лишь как наиболее распространённое устройство, часто устанавливаемое в качестве второго дисковода. При выборе необходимо учитывать как ёмкость и стоимость, так и срок службы носителя информации, надёжность и взаимозаменяемость.
Рассмотрим достоинства и недостатки других устройств:
Магнитная лента – традиционна для архивного хранения данных уже много лет. В настоящее время применяются накопители, использующие различные типы лент и принципы записи (четырёх и восьми миллиметровые кассеты, DAT Travan, DLT и т.п.). Ёмкость носителя может достигать десятков и даже сотен гигабайт данных. Накопитель на магнитной ленте (стример) отличается низкой стоимостью хранения в пересчёте на 1 Mb. информации. Основные недостатки – последовательный, а значит медленный доступ к данным. Время записи и воспроизведения может достигать десятков минут. Для доступа к информации необходимо восстановление данных (перезапись обратно на жёсткий диск). Используется для резервного копирования больших объёмов информации. Износ магнитной ленты позволяет использовать её в среднем не более 300 раз (1 год при ежедневном использовании). Износ ленты может привести к тому, что именно тогда, когда вам потребуется восстановить утерянный файл, произойдёт сбой.[44] Дефекты ленты, осыпание магнитного порошка могут привести к потере больших объемов информации.
Промежуточное положение между магнитной лентой и жёстким диском компьютера занимают магнитооптические носители и сменные жёсткие диски. При ёмкости от нескольких сот мегабайт до нескольких гигабайт, эти накопители имеют скорость записи и воспроизведения информации, лишь несколько меньшую, чем у жёстких дисков, что позволяет получать доступ к необходимым данным, вставив соответствующий диск в дисковод. Основной недостаток таких устройств – значительно более высокая стоимость как самого устройства, так и хранения 1 Mb. информации, хотя и меньшая, чем у жёстких дисков. Специальные устройства, осуществляющие автоматическую смену дисков – роботизированные библиотеки (jukebox) – позволяют хранить десятки и сотни гигабайт информации со временем доступа от нескольких секунд (если нужный диск уже в дисководе) до нескольких минут.
В последнее время получила широкое распространение практика записи важной информации на компакт диск (CD-R). Основная особенность CD-R – однократная запись. Это является и достоинством, так как информация, подлежащая постоянному или долговременному хранению, не может быть изменена или случайно стёрта, и недостатком, так как каждый диск может быть использован только один раз. Однако при ёмкости носителя в 650 Мб. и стоимости менее $4 его можно рассматривать как один из наиболее удобных и эффективных носителей информации. Другое преимущество – возможность чтения CD-R на любом CD-ROM дисководе, в настоящее время являющимся стандартным устройством для всех компьютеров.
Дальнейшим развитием технологии записи CD-R, сближающим эту технологию по сфере применения с магнитооптикой, являются перезаписываемые компакт-диски (CD-RW). Несмотря на более высокую стоимость устройства записи и самого диска, возможность осуществлять перезапись информации (до 1000 перезаписей диска) может быть значительным преимуществом. Устройства записи (CD-ReWriter) позволяют записывать как перезаписываемые диски CD-RW, на которых можно хранить, например, документы временного срока хранения, так и обычные CD-R с одноразовой записью, наиболее подходящие для документов постоянного хранения.
Таким образом, можно выявить определенную специализацию среди всех перечисленных носителей. Для записи документов постоянного срока хранения, не подлежащих изменению и уничтожению, подходит CD-R. Для перезаписываемой информации – записи текущего архива текстовых документов и небольших баз данных подходит Zip, обеспечивающий к тому же и перенос данных между компьютерами, не объединёнными в сеть и передачу в другие организации. Для копирования данных большого объёма, например полной копии содержимого сервера организации, ёмкостью в десятки и сотни гигабайт, используется магнитная лента. В промежуточных случаях – для периодической записи нескольких гигабайт изменяющейся информации применяются либо сменные жёсткие диски типа Jazz (1-2 Gb.), либо магнитооптические накопители.
Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют 1-2 накопителя большой ёмкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих компьютеров может осуществляться путём использования внешнего устройства, подключаемого через параллельный порт.
Не менее важна организация процесса резервного копирования.
Для обеспечения восстановления работоспособности компьютера имеет смысл сделать полную копию содержимого жёсткого диска после установки всего программного обеспечения. В сочетании с наличием специального загрузочного диска для каждого компьютера (rescue disk) это позволит в случае каких-либо сбоев быстро восстановить работоспособность системы. В дальнейшем производится копирование только создаваемых документов и пополняемых баз данных.
Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить её правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и изменённых в течение дня документов на внешний носитель гарантирует от утери проделанной ими работы.
Если в маленькой фирме всего несколько отдельно стоящих компьютеров, то достаточно установить правило, что каждый сотрудник в конце дня копирует созданные за день документы на дискету (для новых компьютеров – на Zip). Другой вариант для маленьких фирм – сотрудник, назначенный ответственным за резервное копирование, не реже 1 раза в неделю (периодичность копирования зависит от объёма и важности создаваемых документов) в конце дня или перед началом работы обходит все компьютеры фирмы с переносным устройством типа Zip и копирует все документы, созданные или изменённые за период с предыдущего копирования. Дискеты с резервными копиями документов должны храниться в надёжном месте, защищённом от воздействия магнитных полей, тепла и прямого солнечного света (лучше всего в сейфе). Периодически необходимо производить проверку сохранности носителей путём выборочного чтения файлов, а также специальными программами типа Norton Disk Doctor.
Однако с ростом организации, увеличением количества компьютеров и объёма документов, такой подход становится слишком трудоёмким.
Если в организации имеется файл-сервер, на котором размещаются все документы, то резервное копирование осуществляется централизованно путём периодического копирования папок с документами с жёсткого диска сервера на сменный носитель. Такая процедура может осуществляться автоматически с заданной периодичностью. Как правило, файл-серверы стандартно оснащаются средствами резервного копирования.
При наличии локальной сети копирование может осуществляться на один сменный носитель, но поскольку такое копирование интенсивно загружает сеть, то копирование, как правило, производится в конце рабочего дня. В зависимости от интенсивности создания и модификации документов в организации копирование может проводиться ежедневно или 1 раз в неделю, например по пятницам.
Периодичность копирования устанавливается с учётом объёма документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копируются только новые и изменённые файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5-15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.
При проведении страхового копирования файлов необходимо включать опцию проверки записи. В этом случае скопированные файлы будут сравниваться с исходными, что даст дополнительную гарантию их сохранности. Это предупредит ситуацию, когда именно в тот момент, когда потребуется восстановить документ выяснится, что необходимый вам файл, который считается записанным на внешний носитель, также не читается. Если вы не являетесь обладателем накопителя, который автоматически производит верификацию во время записи, проверьте, включена ли в настройках ПО опция проверки записи. Это вдвое увеличит время резервного копирования, но так вы обеспечите максимальную сохранность данных. Чтобы убедиться в корректности записанной информации, восстановите на диск несколько произвольных файлов, записанных в начале, середине и конце носителя.
Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.
Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение заражённого компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединённые в сеть. Основные источники вирусов:
– нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);
– дискеты, заражённые вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
– документы MS Word и Excel, заражённые макровирусами.
Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, а в небольших фирмах им чаще всего является секретарь, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами и записана как обязанность в их должностных инструкциях.
Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключённого к локальной сети – программно (на уровне BIOS) отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов. Ещё один плюс от такого мероприятия – сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени.
Если вам приносят документы на дискетах или вы работаете с электронной почтой – вы не застрахованы от заражения вирусом. Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известные отечественные программы: фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Toolkit Pro), из зарубежных – Norton AntiVirus фирмы Symantec.
Максимальную защиту от вирусов, переносимых на загрузочных секторах дискет, обеспечивают антивирусные программы, включающие в себя резидентный монитор – программу, автоматически запускаемую в момент включения компьютера и отслеживающую все обращения к дискам и файлам (AntiViral Toolkit Pro 3.0; Norton AntiVirus 5.0). Эти программы обнаруживают вирусы в момент обращения к дискете и позволяют сразу же их удалять или лечить заражённые файлы. Даже если сотрудник вставил заражённую вирусом дискету в компьютер и не запустил антивирусную программу, всё равно вирус будет сразу же обнаружен и обезврежен.
Для максимальной безопасности компьютера рекомендуется периодически запускать антивирусную программу для проверки всех дисков компьютера либо только тех, в которые помещаются вновь поступающие документы. Такая проверка может запускаться как вручную, так и автоматически. Команда запуска AntiViral Toolkit Pro для этого помещается в папку Автозагрузка. Параметры проверки при этом задаются заранее заданной конфигурацией и параметрами командной строки. Компьютер в этом случае проверяется каждый раз при включении. Аналогичная программа – Norton AntiVirus включает в себя модуль Schedule, позволяющий запускать программу с заданной периодичностью в удобное пользователю время.
Четвёртая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.
Возможно, многим в процессе работы часто встречалась такая ситуация: на экран выводится сообщение типа: «Программа выполнила недопустимую операцию и будет закрыта». При этом никакой возможности сохранить уже проделанную работу (например, подготовленный документ) нет. Приходится закрывать программу и начинать всё с начала. А иногда перед вами появляется синий экран с непонятным сообщением или компьютер вообще перестаёт реагировать на команды и только жалобно пищит при каждом нажатии на клавиши клавиатуры. Все эти случаи, как правило, вызваны недоработками в программном обеспечении, конфликтами между работающими программами или сбоями в аппаратной части компьютера. Для предотвращения таких ситуаций существуют специальные вспомогательные программы – утилиты. Наиболее известный в нашей стране производитель таких программ – фирма Symantec. Наличие своего представительства в России и локализация (перевод на русский язык) наиболее широко распространённых продуктов сделали продукцию этой фирмы наиболее массовой (наряду с Microsoft). Достаточно вспомнить ставшую у нас невероятно популярной программу-оболочку для DOS – Norton Commander.
Итак, рассмотрим несколько программ фирмы Symantec, позволяющих избежать проблем при работе компьютера.
- Norton CrachGuard;
- Norton Utilities;
- Norton UnInstaller (Norton CleanSweep).
Norton CrachGuard является наиболее простой в использовании, но одной из самых нужных программ. Эта программа автоматически запускается при включении компьютера и работает в фоновом режиме. В случае некорректной работы какой-либо программы на экран выводится сообщение типа:
В этом случае нажатие кнопки «Fix Program» позволяет активизировать «зависшую» программу и сохранить данные или документ, с которым ведётся работа. Кнопка «Close Program» позволяет закрыть программу, давшую сбой, не прибегая к перезагрузке компьютера.
Иногда программа даёт сбой, а окно Norton CrashGuard не появляется. В этом случае можно воспользоваться миниатюрным значком программы Norton CrashGuard, которое находится в правой нижней части экрана. 
Достаточно нажать на значек правой кнопкой мыши, а из открывшегося меню выбрать «Anti-Freeze…». В появившемся окне будут перечислены все запущенные на компьютере программы, а около «зависшей» программы будет отметка «Not responding» – не отвечает. Нажатие кнопки Unfreeze позволяет «разморозить» или другими словами, вновь активизировать программу, а кнопка Kill Task – закрыть её.
Версия Norton CrashGuard Deluxe включает в себя модуль Auto Check (System Check), осуществляющий комплексный анализ состояния компьютера, включая проверку на наличие вирусов и поиск возможных проблем, связанных с работой жёсткого диска и программного обеспечения[45]. В случае обнаружения ошибок программа может либо сама произвести необходимые исправления, либо предложит проделать это пользователю. Рекомендуется отключить автоматическое внесение изменений, так как Auto Check предполагает, что все программы используют только задокументированные функции Windows. Некоторые программы делают записи в системном реестре, которые воспринимаются Auto Check как ошибочные. На самом деле наличие этих записей может проверяться при запуске программы и быть необходимым для её работы (например, некоторые записи в реестре являются для программы FineReader свидетельством легальности её приобретения). Поэтому следует вносить исправления, предложенные программой, только в том случае, если Вы точно знаете, что делаете. В противном случае обратитесь к поставщику программы или в подразделение информационного обеспечения Вашей организации.
Некоторые дополнительные возможности, обеспечивающие более безопасную работу с файлами, уже встроены в Windows 9х. Так, если документ был случайно удалён, необходимо помнить, что компьютер не производит необратимого удаления файлов, а только помечает занятое файлом место на диске как свободное. Поэтому если после удаления файла не проводилась запись информации на диск, вероятность восстановления файла специальными программами типа undelete достаточно велика.
В Windows 95/98/NT файлы не уничтожаются, а перемещаются в специальный каталог («корзину»), и хранятся в течение времени, определяемого наличием свободного места на диске. Поэтому вовремя спохватившись, удалённый файл можно вернуть, просто открыв «Корзину» на рабочем столе. Ещё большие возможности по защите файлов предоставляет утилита (вспомогательная программа) UnErase из комплекта Norton Utilities.
Собственно Norton Utilities представляет из себя интегрированный набор программ (модулей), обеспечивающих диагностику и обслуживание компьютера. Norton System Doctor, работая в фоновом режиме, отслеживает состояние компьютера и периодически проводит его диагностику, включая проверку на наличие вирусов, выдавая рекомендации и запуская при необходимости соответствующие программы.
Наиболее часто используемые: Norton Disk Doctor – для диагностики неисправностей жёсткого диска или дискет и Speed Disk – для оптимизации размещения файлов и каталогов на жёстком диске компьютера. Русская версия Norton Utilities включает также и другие программы, позволяющие восстанавливать работу и осуществлять диагностику компьютера:
ü Rescue Disk – для создания аварийных дискет, позволяющих восстановить работу компьютера в случае серьёзных сбоев;
ü Image – для создания «образа» жёсткого диска, путём копирования его наиболее важных участков (эта информация используется при восстановлении системы)
ü Disk Editor – для просмотра и исправления информации жёсткого диска на физическом уровне;
ü UnErase Wizard – для восстановления потерянных или стёртых файлов;
ü Space Wizard – для выявления ненужных файлов и освобождения места на жёстком диске;
ü Norton File Compare – для сравнения двух версий одного и того же файла;
ü Norton Registry Tracker – для отслеживания всех изменений, которые работающие или устанавливаемые на компьютер программы вносят в основные конфигурационные файлы операционной системы;
ü Norton Registry Editor – для редактирования реестра Windows 95;
ü Norton Diagnostics – для диагностики аппаратных средств компьютера;
ü System Information – для получения подробной информации о компьютере, включая использование памяти, жёсткого диска и соединение с Internet.
ü При наличии модема LiveUpdate позволяет обновлять базу данных о известных вирусах и получать обновления и исправления программы.
Главный экран Norton Utilities 3.0
| Внимание! | Большинство вышеперечисленных программ в составе Norton Utilities предназначены для использования квалифицированным персоналом отделов информационного обеспечения для обслуживания компьютера, предупреждения и устранения возможных неисправностей. На компьютерах обычных пользователей Norton Utilities после установки и настройки работает в фоновом режиме, автоматически запуская соответствующие программы и не требуя вмешательства пользователя. |
Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректном взаимодействием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предоставляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows - взаимодействие программ между собой и использование общих элементов (программных модулей) – требуют длительной процедуры отладки программы и проверки на совместимость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения – быстрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые 2-3 года, то никогда нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на компьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого.
Чем меньше программ будет установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же Вы всё таки решили установить новую программу, пользуйтесь специальными программами для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости – корректного её удаления. Существует ряд подобных программ –CleanSweep, FixIt, Norton Uninstall Deluxe фирмы Symantec. Рассмотрим принцип работы таких программ на примере последней, используемой как в Windows 95, так и Windows NT.
Наиболее актуальная функция программы – InstallGuard. Эта функция позволяет отслеживать весь процесс инсталляции (установки) новой программы на компьютер с созданием резервной копии всех перезаписываемых (изменяемых) файлов и записей в системном реестре. В случае, если после установки новой программы компьютер начинает работать неустойчиво, даёт сбои и «зависает», либо Вы просто приходите к заключению, что данная программа Вам не подходит, команда Undo Install позволяет отменить инсталляцию и вернуть компьютер в прежнее состояние.
К другим функциям Norton Uninstall относится возможность удалять программы с компьютера, перемещать на другой диск (папку), копировать на другой компьютер или архивировать. Перечисленные операции в ОС Windows 95 или Windows NT невозможно выполнить простым удалением, перемещением или копированием папок с той или иной программой. Это связано с тем, что при установке многие программы записывают необходимые для их работы файлы в разные папки, включая системные папки Windows, а также заносят сведения о местоположении файлов в системный реестр и другие файлы настройки (ini – файлы). Программа Norton Uninstall отслеживает местоположение всех необходимых для работы программы файлов и вносит, при необходимости, исправления в системный реестр и другие файлы.
Norton Uninstall также позволяет находить редко используемые или одинаковые файлы, находящиеся в разных папках и избавляться от них, освобождая место на жёстком диске.
В конечном счёте, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:
ü Чтобы не допустить заражения компьютера вирусами, в фоновом режиме должна все время работать антивирусная программа.
ü Каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединённого файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса.
ü Сохраняйте результаты своей работы на сменном носителе.
ü Периодически выполняйте дефрагментацию жесткого диска (Defrag из комплекта Windows 95 или Speed Disk из Norton Utilities) и ежемесячно запускайте программы диагностики, обнаружения и устранения неполадок.
ü Для освобождения места на жёстком диске пользуйтесь специальными программами.
В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объёмов документооборота – значительно сократить стоимость хранения за счёт сокращения занимаемых документами площадей.