Глава 5 Работа с кадровой документацией

Кадровая документация – непременная часть документов любого учреждения, организации, предприятия. Она ведётся отделом кадров (отделом по работе с персоналом), а в небольшой фирме секретарём-референтом, секретарём. Однако система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста или секретаря-референта, выполняющего и функции кадровика, вести документацию по личному составу довольно крупных фирм.

Понимая значение унификации документов для совершенствования процесса управления, повышения эффективности труда, его качества, Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 разработал и утвердил 30 октября 1997 г. согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учётной документации, среди которых и формы по учёту труда и его оплаты.

Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на данные формы. Всего утверждено 6 форм по учёту личного состава:

– Приказ (распоряжение) о приёме на работу – форма № Т-1;

– Личная карточка – форма № Т-2;

– Учётная карточка научного работника – форма № Т-4;

– Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – форма № Т-5;

– Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – форма № Т-6;

– Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) – форма № Т-8.

Ещё семь форм утверждено по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда. Формы по использованию рабочего времени – табели учёта (формы № Т-12 и № Т-13) часто ведутся работниками отдела кадров или секретарями-референтами. Остальные формы: расчётно-платёжные ведомости, расчётные ведомости, платёжные ведомости, лицевые счета ведутся в бухгалтерии. [34]

В формах по учёту личного состава отражается движение кадров и ведение личных дел сотрудников. Причём первая функция – оформление движения кадров – подразделяется на подфункции: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение.

Применение компьютера значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это путём создания типовых документов (шаблонов) или введением электронных версий утверждённых унифицированных форм.

Рассмотрим создание шаблона приказа по личному составу по традиционной форме. Он содержит две части: постоянную и переменную. Постоянной является сам бланк приказа, остающийся неизменным, а переменной – как бы подсказка – что должно быть вписано в данный документ при его составлении. Этим достигается формализация текста, его единообразие. Исключается возможность пропуска какой-либо существенной части.

Приступим к созданию шаблонов в наиболее распространённом текстовом редакторе – Microsoft Word. Первоначально создадим общий шаблон приказа по личному составу. Выберем в меню Файл команду Создать и укажем, что создаваться будет Шаблон.

В открывшемся документе создадим бланк приказа учреждения. В бланк может быть вставлено графическое изображение эмблемы организации. Полученный документ сохраняется как Приказ.dot а уже на его основе создаются шаблоны – приказ о командировании.dot, приказ о изменении фамилии.dot, Приказ о наложении взыскания.dot и проч.

Далее, когда возникает необходимость создать конкретный приказ, по команде Файл, Создать открывается окно, содержащее все основные виды приказов по личному составу. При этом рекомендуется в папке Шаблоны иметь папку Приказы по личному составу(при стандартной установке полный путь к этой папке может выглядеть следующим образом: С:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны\ Приказы по личному составу либо, для Office 2000, например D:\Windows\Profiles\User\Данные\Microsoft\Шаблоны, где User – имя пользователя). Таким образом все шаблоны приказов по личному составу сгруппируются вместе и для создания нового конкретного приказа достаточно будет дать команду создать документ на базе соответствующего шаблона:

Пример шаблона приказа:

Министерство экономики Российской Федерации
(Минэкономики)

Управление
кадров

ПРИКАЗ

00.00.0000 № ___

Командировать

Фамилия Имя Отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения с00.00.00 сроком на 00 рабочих дней в наименование страны, населённого пункта, организации для цель командировки.

Основание: докладная записка начальника наименование структурного подразделения.

Зам.министра

С.М.Шерстяных

В данном примере шаблона жирным шрифтом выделен текст постоянной части приказа, который остаётся неизменным при любых вариантах документа, а курсивом – тот текст, вместо которого сотрудник кадровой службы должен набрать конкретную информацию при подготовке документа о командировании.

В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений – например, название должности, наименование структурного подразделения – выполняются в виде раскрывающихся списков, что позволяет ускорить заполнение документа и исключить ошибки при написании.

Аналогичным образом может быть создан шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм контракта – с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.

Один из элементов создания приказа – его визирование у заинтересованных лиц. Обычно к ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер. Документ, созданный в компьютере, визируется при наличии локальной сети после рассылки по электронной почте.

Рассылка может осуществляться стандартными средствами MS Word или с помощью специальных программ – маршрутизаторов, обеспечивающих движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения.

Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения (75 лет), важна с юридической точки зрения и может быть необходима в случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников, карточки по ф. № Т-2, трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании компьютерных программ по работе с персоналом, некоторые документы значительно легче первоначально создавать в компьютере и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.

Наличие электронного документа практически исключает обращение к бумажному подлиннику. Важно обеспечить упорядоченное хранение в компьютере создаваемых документов. Например, приказы по личному составу рекомендуется помещать в специально созданную папку Приказы по личному составуи размещать в ней в соответствии с порядковой нумерацией по годам. Например: С:\Документы\Приказы по личному составу\1998\980405N28.doc. В этом случае имя файла – дата и номер документа (приказ по личному составу № 28л/с от 05.04.98), помещённого в папку 1998 г. в папке Приказы в папке Документы. Приказы, имеющие срок хранения 3 года, такие как о предоставлении отпусков и командировках, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет.

Однако создание и хранение приказов в компьютерной форме – это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, Fox Pro и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т-2, Т-4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Пример регистрационной карточки (Программа фирмы АиТ «АиТ:\Кадры»)

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать ввод сведений о работнике в соответствии с типовой межведомственной формой № Т-2, введенной органами статистики с 1 января 1998 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений в соответствии с указанной формой, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т-2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства – все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes или DOCS Open. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» – бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений. Например, программа 1С: Зарплата и кадры позволяет организациям, использующим для бухгалтерского учёта программу 1С: Предприятие или 1С:Бухгалтерия, организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и вводить сведения о каждом сотруднике, используемые бухгалтерией, только один раз – сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Приведём как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.[35] Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» – сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д.

С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д.

Программа «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст, построенная на базе Lotus Notes[36]

Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

– структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

– списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;

– сроки отпусков и планирование отпусков;

– списки уволенных из организации лиц и т.д.

Такие программы предусматривают обычно возможность импорта текстовых и графических файлов, что позволяет включать в формы документов фотографии сотрудников, образцы их подписей, изображения бумажных документов и т.д., а при наличии усиленного режима безопасности и соответствующих устройств допуска – персональные коды, отпечатки пальцев и другие данные для систем идентификации личности.

При работе с данными и БД по личному составу необходимо учитывать, что Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации (ст.11) персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации и юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, созданные на базе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных БД, как правило имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничение создания, чтения и редактирования документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.

Если в функции кадровой службы входит подбор персонала, то может осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу, ведение списка возможных кандидатов на те или иные должности и на временную или сдельную работу (так называемый «резерв»).

В солидных фирмах стало нормой тестирование персонала при поступлении на работу, для профессиональной ориентации на рабочих местах, преодоления конфликтов, связанных с психологической несовместимостью и создания благоприятного микроклимата в коллективе. Хотя серьёзное тестирование требует основательной работы квалифицированного психолога, тем не менее компьютерное тестирование позволяет определить основные черты характера человека, хотя к его результатам безусловно следует подходить с известной осторожностью.

Система для тестирования типа приведённой на рисунке программы «Профессор» может оказаться весьма полезной в случае отбора кандидатов или поиска работников для конкретного заказчика, формирования временных трудовых коллективов для выполнения краткосрочной задачи, так называемых творческих групп, и т. д.

Результаты психологического обследования с помощью системы «Профессор» (компьютерное агентство БАС)

По результатам компьютерного тестирования составляются развернутые психологические характеристики испытуемых, содержащие оценку личности, её основных черт характера, определяющих успех или неудачу в различных сферах деятельности, уровень развития личностных, деловых и интеллектуальных качеств, выявляются отклонения от психической нормы, проводится анализ структуры ценностей личности на основе мотивации, а также выводится общий уровень надежности личности каждого испытуемого.

Основные функции системы «Профессор»:

- Тестирование, когда в процессе обследования испытуемых осуществляется мониторинг текущих данных и корректировка состава тестов, производится автоматическое формирование набора тестов и настройка на задачу обследования, а также подключаются развитые средства контроля и анализа времени ответов.

- Интерпретация, при которой анализ результатов обследования проводится комплексно, с проверкой взаимного подтверждения и сравнением различных методик; использованием многоуровневого механизма оценки профессиональной пригодности и психологической предрасположенности к выполнению конкретной работы. Текстовая характеристика формируется с использованием базы знаний, где сосредоточены результаты многолетнего опыта практической психодиагностики и отбора наиболее квалифицированных психологов на основе более 10 тыс. правил.

- Настройка и создание тестов, где специальные программы подготовки тестов и статистического анализа позволяют создавать и адаптировать тестовые методики и критерии профессиональной пригодности в самые короткие сроки. При этом наборы тестов могут быть настроены на конкретные задачи и выборки обследуемых.

- Анализ результатов обследования проводится комплексно, по нескольким тестам, со взаимным подтверждением и сравнением значений различных методик. Развернутые текстовые характеристики, полученные по результатам тестирования, позволяют провести подбор кандидатур, наиболее отвечающих по своим психологическим особенностям и личностным качествам конкретной должности или профессии.

Однако следует учитывать, что большинство программ представляют собой давно известные тесты, а использование компьютера – это только способ избежать длительной рутинной работы по обработке результатов тестирования.

Пример более сложной системы – компьютерный измерительный комплекс «Мультипсихометр-03» (разработка Российской инженерной академии, секция «Инженерные проблемы стабильности и конверсии»). Программа оценивает как общий интеллект человека, так и вербальные, математические способности, и даже пространственное мышление. По сути дела, это мощная экспертная система, в базах данных которой хранится накопленная на основе многолетних исследований информация.[37] Данная программа объединяет более 200 тестов, что позволяет дать объективную оценку многих свойств личности, определить умение мотивировать свои действия, выявить профессиональные склонности, установить уровень обучаемости и многое другое.

Однако ещё раз следует подчеркнуть, что как специализированные программы для тестирования личного состава, так и получившие широкое распространение наборы популярных тестов могут служить в качестве помощи, но никак не определяющего фактора при подборе кадров.