Приемы работы с документами Outlook.

Работа с папкой Контакты

Важнейшей частью, можно сказать, ядром Outlook являются адресные книги. Как упоминалось выше, возможно ведение нескольких таких книг: адресной книги Outlook, личной адресной книги и глобального списка адресов (автономной адресной книги сервера Microsoft Exchange).

Доступ ко всем типам адресных книг обеспечивается из папки Контакты. Форма, извлекаемая из папки Контакты для заполнения адресных данных, едина для всех адресных книг. Она представляет собой набор полей базы данных Outlook, и потому все сведения, занесенные в форму, в дальнейшем могут быть представлены в удобном виде по выбору пользователя.

Данные о людях и организациях можно упорядочивать в соответствии со своими предпочтениями. Первый способ упорядочения — сортировка различными способами, второй способ — группировка по определенным признакам. Например, часть данных удобно поместить в категорию Важные клиенты, а другую часть — в категорию Международные контакты. В таком случае выборку адресов быстрее и удобнее проводить по категориям.

В крупных организациях количество записей в адресной книге может достигать нескольких десятков тысяч. У лиц, занимающихся частной практикой, — нескольких сотен или тысяч.

Правильно организованная адресная книга не только служит важным источником самих данных, но и может применяться как аналитический инструмент. Само по себе заполнение полей формы папки Контакты сложности не представляет. Гораздо труднее найти все перечисленные в ней данные. И если фамилию и телефон практически все указывают на своей визитной карточке, то спрашивается, как узнать имя супруги клиента или его псевдоним?

Обычно адресная книга наполняется информацией постепенно: сначала основными данными, а затем и подробностями. Важным этапом в начале ее использования является перенос данных из бумажных записных книжек, телефонных справочников, визиток и прочих документов в электронную базу данных. Чем полнее выполнено такое преобразование, тем заметнее полезная отдача от адресной книги.

Иногда возникает проблема переноса адресных данных из других программ Microsoft Office или текстовых файлов. Для этой цели в Microsoft Outlook имеются фильтры экспорта и импорта. Например, данные можно импортировать из таблицы Excel, программы cc:Mail и многих других приложений. Также существуют специальные служебные программы сторонних разработчиков, позволяющие конвертировать данные между десятками различных форматов адресных книг.

Данные, внесенные в адресные книги Outlook, впоследствии можно интенсивно использовать самым различным образом. Наиболее распространенными, по-видимому, являются средства электронной связи: электронная почта, IP-телефония и другие. Кроме того, Outlook позволяет использовать данные из адресных книг для других целей.

Так, например, малознакомая для многих функция слияния позволяет автоматически печатать наклейки, письма, адресную часть конвертов. Если список контактов составляют несколько сотен записей о людях и организациях, правильное использование передовых возможностей адресных книг Outlook способно повысить эффективность некоторых операций на порядок.

Для конкретного контакта обеспечена связь практически со всеми средствами Outlook. Попробуем перечислить возможные варианты использования данных в адресной книге (при условии полного заполнения полей формы):

• создание и отправка сообщения электронной почты;

• создание и отправка факсимильного сообщения;

• создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

• создание и отправка электронной визитной карточки;

• переход на Web-страницу контактного лица;

• отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

• отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связанных с контактным лицом;

• показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

• запись даты и времени работы с контактным лицом;

• телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний, международный);

• вызов контактного лица с помощью программы NetMeeting;

• распечатка данных адресата на конверте, наклейке, в каталоге и в любом другом документе.

Обслуживание задач

Как уже упоминалось ранее, в Microsoft Outlook задачами считаются поручения личного и служебного плана, выполнение которых можно проследить с помощью средств Outlook. Задачи могут иметь как разовый, так и регулярный характер. Примером регулярной задачи личного плана является ежемесячная оплата счетов за пользование телефоном. Примером разовой задачи служебного плана является разработка документа PowerPoint.

Средства Outlook способны автоматически обрабатывать задачи регулярного характера. После постановки пользователем отметки о выполнении регулярной задачи следующая ее копия создается Outlook без вмешательства человека. Повторяющиеся задачи могут иметь либо регулярную периодичность (например, рассылка раз в месяц клиентам информационных сообщений и счетов за услуги), либо регулярную дату (например, поздравление клиентов с национальными праздниками).

На основе задачи можно назначить поручение. Такое поручение при создании задачи по умолчанию автоматически назначается пользователю, который записан в реестре операционной системы как владелец компьютера. Поручение другому человеку назначают, если он присутствует в списке контактов. При этом можно указать необходимость представления отчета о выполнении поручения и сроки напоминания автору задачи об этапах ее выполнения.

Для наглядного отображения текущего состояния различных задач они показываются разным цветом в зависимости от выбора пользователя. Например, просроченные задачи можно отмечать красным цветом, а выполненные — зеленым.

Работа с Дневником

Прежде всего, дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:

• с сообщениями электронной почты;

• с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

• с ответами на приглашения;

• с уведомлениями об отмене собраний;

• с поручениями;

• с отчетами о поручениях.

Кроме того, если пользователь посчитает необходимым, можно автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные).

Для событий, принадлежащих элементам Outlook, указываются сведения, характерные для конкретного элемента. Например, для собрания — тема, дата и время начала, продолжительность; для сеанса связи с сервером электронной почты — сообщение о сеансе, дата и время начала, продолжительность. Что интересно, при двойном щелчке на сообщении о сеансе связи открывается окно, в котором содержится протокол сеанса: число ошибок; число отправленных, принятых, удаленных, восстановленных сообщений и число загруженных заголовков. Также фиксируется, к какому почтовому ящику и на каком почтовом сервере происходило подключение.

Так как записи в дневнике функционально связаны с элементами Outlook, становится возможной сортировка и группировка записей по многим критериям, причем в других элементах, помимо дневника. Предположим, руководителю необходимо выяснить, чем занимался некий сотрудник в прошедшем месяце. Для этого в списке контактов достаточно щелкнуть на его значке и выбрать на вкладке Действие строку Дневник — появится перечень всех задач, которые решал сотрудник в течение заданного периода времени.

Перечисленные, функции контроля организации и хода работы позволяют рассматривать Outlook не только как персональное средство организации работ, но и как достаточно мощное средство автоматизации рабочего места руководителя подразделения или небольшого предприятия. Полностью возможности Дневника Outlook проявляются, конечно, при объединении компьютеров сотрудников предприятия в локальную сеть.

Если объединение рабочих мест коллектива производится средствами Интернета, то реальной становится перспектива организации групповой работы по принципу «виртуального офиса». В настоящем офисе находятся только руководство фирмы (необязательно), минимум служебного персонала и сетевой сервер, а большинство сотрудников работают дома, на даче, в поезде, в автомобиле — в общем, в любом месте, откуда обеспечен доступ к Интернету. У такого подхода есть экономическое обоснование. Исполнители готовы работать больше при меньших ставках, если им не приходится ежедневно тратить время на дорогу к месту работы и у них есть возможность гибко управлять своей трудозагрузкой в течение суток (недели, месяца). В настоящее время в развитых странах это новое направление организации труда развивается очень быстро, и даже государственные органы принимают его на вооружение.

Дневник предлагает возможность записи времени и дат в той форме, которая более удобна пользователю. Известно, что в обыденной жизни мы редко пользуемся формализованным точным указанием параметров времени. Чаще избирается сокращенная форма, принятая большинством людей, например: девять часов вечера вместо формализованной записи 21:00. Outlook понимает запись «девять часов вечера» и самостоятельно преобразует ее в формат, принятый для компьютерных систем. Также верно распознаются праздники с фиксированной датой и указания периодичности (в течение, начиная с, через и другие).

Приведем примеры записи дат и времени, допустимые в дневнике Outlook, которые автоматически преобразуются в формализованную запись:

•двадцать третье июля, 28 марта, первое сентября;

• три недели назад, следующая неделя;

• через один месяц;

• эта пятница, через два дня, шестьдесят дней спустя;

• девять часов утра, пять часов двадцать минут; « полдень, полночь;

• в течение, от, до;

• вчера, сегодня, завтра;

• на следующей, на прошлой;

• назад, за, начиная, предыдущий;

• сейчас;

• через, после, кончая, следующий; « День Конституции;

• День независимости;

• День победы;

• День смеха;

• Международный женский день; » Новый год;

• Первое мая;

• Рождество, сочельник.

Таким образом, указывать дату и время в Дневнике Outlook можно действительно нормальным, человеческим способом, как мы и привыкли делать в бумажных записных книжках и дневниках. Важная особенность локализованной версии Outlook — правильное распознавание принятых в России государственных и церковных праздников. Правда, последнее касается только христианской религии.