Меры, противостоящие бесконтрольности в организации

Чтобы не допустить третьей типичной ошибки менеджмента, а имен­но бесконтрольности и отсутствия бдительности в организации, важно выдвигать конкретные задачи по обеспечению информационной безопас­ности предприятия, касающиеся, например, правил хранения документов или использования множительной техники. Следует заметить, что к утеч­ке информации часто приводит небрежность самих первых лиц. Напри­мер, в частных фирмах более 75% ответственных сотрудников, принимая посетителей, не считают необходимым убирать конфиденциальные доку­менты со стола, а также выключить компьютер. Это приводит к потере более 30% оперативной информации.

Данные опроса руководителей крупных предприятий свидетельству­ют также о том, что директора хорошо знают об увеличении возможности утечки информации при использовании современных множительных средств типа ксерокса, это подтвердили 75% опрошенных. Размножение материала происходит по принципу самообслуживания, т.е. без всякого контроля— в 53,8% случаев; оператором по устной просьбе служащего — в 32,7; оператором под расписку или по письменному заказу — только в 13,5% случаев.

Иногда целесообразно разбить технологический процесс на ряд само­стоятельных этапов, чтобы служащие знали только часть секретов, а цельным знанием владело лишь руководство или узкий круг лиц. Риск разглашения тайны в этом случае значительно уменьшается.

При увольнении служащий должен вернуть всю служебную докумен­тацию, даже если она составлена им и хранилась у него дома. Следует напомнить ему об этом и связаться с будущим его работодателем, уведо­мить работодателя в письменном виде о том, в каких областях секретного знания бывший служащий осведомлен. Разумно также сопроводить уво­ленного сотрудника выходным пособием.

Формированию четкой целевой установки на повышение надежности и ответственности способствует наличие в трудовом соглашении пункта о материальной ответственности за разглашение коммерческой тайны. Этот директивный момент является важным дополнением к основному управ­ленческому компоненту обеспечения безопасности — формированию об­щей мотивации, когда руководитель и персонал видят друг в друге есте­ственных партнеров. Взаимовыгодное партнерство, четкая целевая уста­новка на защиту интересов предприятия создают основу формирования коллективной идентичности, которая, в свою очередь, служит прекрас­ной базой для культивирования здорового психологического климата.

Задание

1. Приведите типичные примеры информационной неосторожности руководителей на рабочем месте.

2. Перечислите ряд профилактических мер, связанных с информаци­онной безопасностью, которые применяются при увольнении работника.

Безопасность и психологический климат организации

Не всем фирмам удается, однако, избежать четвертой в перечне Н.М.Ракитянского типичной ошибки управления — невнимания к психо­логическому климату. В американской практике созданию здорового пси­хологического климата в фирме, стремлению к сплоченности и лояльно­сти служащих как элементу программы по обеспечению безопасности придается решающее значение.

Для формирования группового сознания, эффективного межличност­ного взаимодействия, адекватных межличностных установок, способов

общения необходима большая работа. Важно обеспечить положительный эмоциональный фон отношений (этому очень способствует возможность неформального общения сотрудников за чаем, совместные праздники и т.д.), а также гармоничное сочетание условий сотрудничества и соперни­чества, минимизировать информационные фильтры в канале «руководи­тель — сотрудник» и многое другое.

Необходим постоянный мониторинг отношений между людьми, вла­деющими информацией, учет их морального и психологического состоя­ния. Важно замечать проявления эмоциональной неуравновешенности, недовольства, хитрости, разочарования служащих, идеи которых отверг­нуты. Решающий метод— система внутрифирменной коммуникации, не допускающая «внутреннего отключения» (изоляции) сотрудника.

Как утверждают итальянские психологи, из всех служащих фирмы около 25%— надежные люди, около 25 ожидают удобного случая для разглашения секретов и 50% будут действовать в зависимости от обстоя­тельств. Близкое соотношение единомышленников, оппозиции и ней­тральной стороны было получено в экспериментальных исследованиях малых групп. Часть группы с нейтральными взглядами (около 60%) — основа стабильности коллектива, поэтому очень важно для руководства не потерять ее в конфликтной ситуации, в момент текущих трудностей.

Исследователями и консультантами по вопросам информационной безопасности и коммерческой тайны в фирме было отмечено, что психо­логическое обеспечение коммерческой тайны в процессе отбора, подго­товки, выдвижения и увольнения кадров эффективнее и дешевле, чем при обычном засекречивании информации.