Обследование методом сплошной «фотографии» рабочего времени
Сплошной «фотографией» рабочего времени называется непрерывное наблюдение и регистрация характеристик действий, выполняемых работниками в процессе функционирования в течение всего рабочего дня. При этом индицируемые параметры последовательно вносятся в заранее заготовленную рабочую таблицу.
Как правило, рабочая таблица содержит следующие поля:
1. Порядковый номер записи;
2. Должность обследуемого сотрудника;
3. Время, в течение которого выполнялась процедура,
4. Выполняемая процедура (наименование содержания совокупности элементарных действий, объединенных общностью решаемой частной задачи);
5. Содержание процедуры (суть процедуры, которая должна быть классифицирована);
6. Направление движения информации между сотрудником и контрагентом;
7. Инициатор начала выполнения данной процедуры;
8. Должность работника, который находится с обследуемым в контакте (Контрагент);
9. Отношение (форма взаимодействия, отражающая субординацию агента и контрагента в данной процедуре),
10. Проблема (словесная характеристика решаемой проблемы, на решение которой направлена процедура),
11. Примечание (особые обстоятельства, сопутствующие данной процедуре заполняются для учета фоновых условий функционирования, не предусмотренных в структуре предлагаемых характеристик; в разряд "примечание" можно относить характеристики социально-психологических условий, признаки неформальных отношений, квалификационные особенности и т.д.)
Пункты 2,3,5,7,8 заполняются непосредственно в момент проведения наблюдения, а остальные – при анализе чернового варианта рабочей таблицы и оформлении ее итогового варианта.
Все характеристики должны точно идентифицировать реальную ситуацию, поскольку при дальнейшем анализе однородные ситуации будут сгруппированы и сравнены с другими. Следовательно, вопрос классификации этих характеристик приобретает принципиальное значение.
Особую сложность представляет выделение системных процедур. Необходимо четко определить, где в процессе функционирования кончается одна процедура и начинается другая, как группировать действия и операции, чтобы идентифицировать однородные процедуры. Качественное выделение системных процедур зависит в первую очередь от опыта и квалификации аналитика.
После каждого дня обследования анализируется черновой вариант таблицы. Уточняются вопросы, связанные с классификацией характеристик и возникающими при этом сомнениями по поводу отнесения их к тому или иному виду. Возможны случаи, когда зафиксированные процедуры могут быть разделены или, наоборот, сгруппированы в одну. Не исключаются моменты, которые требуют дополнительных уточнений совместно с обследуемым работником.
По мере унификации характеристик, вырабатывается их классификация. Чистовой вариант рабочей таблицы вводится в ЭВМ для последующей обработки и анализа. Обследование должностных лиц методом сплошной «фотографии» рабочего времени процесс весьма деликатный. Дело в том, что процесс наблюдения вызывает определенное эмоциональное напряжение, которое, несомненно, сказывается на поведении респондента. В связи с этим очень высоки требования к корреспондентам, в задачу которых входит снятие эмоционального стресса.
Обследование целесообразно проводить последовательно по подсистемам (подструктурам). Например, всей или частью группы корреспондентов одновременно охватить все иерархические уровни структуры заместителя высшего руководителя. Это позволит оценить взаимодействие работника и движение информации с разных организационных позиций. Кроме того, при обработке материалов и экспертизе процедур, проблем и объектов можно добиться большей однозначности.
Задачи анализа данных.
Целью анализа данных, полученных в результате «фотографии» рабочего времени работников, является получение сведений, на основании которых можно судить о фактической функциональной и административной структуре, а также о ее соответствии целям и задачам организации.
В результате анализа необходимо выяснить следующее:
I. Структуру горизонтальных и вертикальных связей работников, частоту и объем их отношений.
Для этого необходимо установить распределение частот и объемов контактов работников друг с другом для определенных форм отношений (подчиненности, руководства, обмена информацией), начиная с первого руководителя. При определении приоритетов связей отдельных работников с руководителем возможны ситуации, когда один из них имеет большую частоту, а другой больший объем времени контактов. Поэтому для ранжирования предпочтений связей вводится формальный синтетический показатель - плотности связи, который получается путем перемножения времени контактов на их частоту. Показатель предназначен исключительно для целей более четкого разделения предпочтений связи между функциями, работниками, подразделениями, в частности, когда функциональный элемент представлен совокупным работником с осредненными характеристиками частоты и объемов связи.
Показатели частоты, времени и плотности связи, используемые в анализе, имеют вероятностный характер, поэтому наиболее достоверные связи имеют и наибольшую долю в распределении. В том случае, когда объем выборки недостаточен, а полученные частоты и объемы связей по отдельным характеристикам в общем распределении составляют менее 5%, целесообразно такие связи относить к прочим, либо проводить дополнительные наблюдения и убеждаться в их устойчивости.
II. Распределение частот и объемов процедур, выполняемых в организации в процессе функционирования в целом, подразделениями, группами и отдельными работниками, в том числе, по отдельным проблемам.
Это позволит раскрыть содержание иерархических и информационных связей, определить фактическое соответствие направленности деятельности работников, подразделений и организации декларируемым целям и задачам, а также выделить проблемы, не охваченные распорядительными воздействиями.
III. Степень активности руководителей, групп работников и подразделений, в том числе, в направлении решения отдельных проблем.
Полный объем сведений, получаемых о каждом объекте в результате обследования, представлен ниже.
Общие показатели:
· Время наблюдения;
· Процессное время;
· КПД процессного времени (время процессное/время рабочее).
Контакты:
· Число контактов;
· Число контактов в единицу времени;
· Среднее время на один контакт;
· Долям времени, использованного на контакты с контрагентами;
· Число видов контрагентов;
· Распределение видов контрагентов по частоте, времени и плотности связи;
· Распределение отношений с группами контрагентов по частоте, времени и плотности связи.
Процедуры:
· Число процедур;
· Число процедур в единицу времени (интенсивность);
· Среднее время на одну процедуру;
· Доля времени, использованного на процедуры;
· Число видов процедур;
· - Распределение видов процедур по частоте, времени и плотности связи;
· - Распределение процедур по группам по частоте, времени и плотности связи.
Проблемы:
· Число видов проблем;
· Распределение видов проблем по частоте, времени и плотности связи;
· Распределение проблем по группам по частоте, времени и плотности связи.
Инициатива:
· Доля процедур, выполняемых по собственной инициативе;
· Доля процессного времени использованного по собственной инициативе;
· Распределение видов проблем, решаемых по собственной и сторонней инициативе с указанием частот, времени и плотности связи;
· Распределение видов контрагентов, контакты с которыми осуществляются по собственной и сторонней инициативе с указанием частот, времени и плотности связи;
· Распределение видов процедур, решаемых по собственной и сторонней инициативе с указанием частот, времени и плотности связи.
Форма отношений подчиненности, распорядительства, обмена информацией:
· Доля контактов по формам отношений;
· Распределение видов проблем, решаемых в рамках форм отношений с указанием частот, времени и плотности связи;
· Распределение видов контрагентов в рамках указанных форм с указанием частот, времени и плотности связи;
· Распределение видов процедур, по формам отношений с указанием частот, времени и плотности связи.
Дальнейший анализ проводится посредством детализации характеристик объекта, исходя из конкретных вопросов, возникающих в процессе исследования.
Например, для оценки индивидуальной роли отдельных работников в реализации функций организации проверяется степень участия этих работников в структуре деятельности других с учетом их инициативы и форм взаимоотношений. Цель такого анализа заключается в выявлении должностей, необходимость существования которых в существующей в организации структуре отношений мала или вовсе отсутствует.
Указанием на малую полезность должности является низкий КПД процессного времени, относительно малая доля участия в наиболее важных процедурах организации, процедурах принятия решений и контактах с подчиненными и другими работниками, совместно с которыми реализуются важнейшие должностные обязанности и т. п.
Следует заметить, что полученные в результате анализа выводы имеют рекомендательный характер, окончательное решение принимается коллегией экспертов и руководством самой организации.
Порядок анализа отношений между подразделениями, группами работников производится аналогично. При этом обобщаются сведения об отдельных работниках. В заключении отображаются общесистемные характеристики, т.е. обобщенные данные о функционировании всей системы, подсистем, подразделений и групп (видов) работников.
Полученная в результате расчетов структура организационных отношений и предпочтений сравнивается с установленными нормативными положениями. Причины расхождений анализируются и разрабатываются мероприятия по коррекции организационной структуры.
Диагностика является первым шагом при подготовке мероприятий реструктуризации, внедрении корпоративных информационных систем типа ERP и MRP, а также документированных описаний технологии функционирования, положений и должностных инструкций.
Диагностика позволит оценить соответствие системы управления организацией стандартам качества ISO 9000.
Следует отметить ,что описанный выше углубленный анализ организационных структур является весьма трудоемким, поэтому на практике используются отдельные элементы такого анализа.