Способы представления информации о БП

Собранную в ходе обследования предприятия информацию о бизнес-процессах необходимо представить в виде, доступном для понимания и дальнейшего анализа. Информация о существующих бизнес-процессах должна быть понятна как консультантам (внешним или внутренним), так и высшему и среднему менеджменту предприятия.

В каком виде можно в принципе представить информацию о бизнес-процессах, с которой будет работать как минимум несколько человек?

Основные способы описания бизнес-процессов следующие:

· текстовый (естественный язык);

· текстовый (формальное описание);

· графический (свободная нотация);

· графический (формальная нотация);

· комбинированный.

Текстовое описание БП естественным языком – это, по сути дела, описание процесса, которое получается в ходе интервью с экспертом в предметной области. Эксперт описывает общую последовательность процедур и то, что делается в ходе каждой процедуры. Недостатки этого способа представления – это неструктурированность сведений и их сравнительно большой объем, который будет сложен для понимания процесса в целом.

Текстовое описание формализованным языком – это описание БП с помощью заранее определенных словесных конструкций и оборотов, подобно словесному описанию алгоритма программы (ЕСЛИ … ТО… ИНАЧЕ… и т.п.). Кроме того, при описании формализованным языком уже существует определенный глоссарий терминов предметной области, что немаловажно для правильного понимания процесса. Недостатки данного способа представления информации – сравнительно большой объем, что может затруднить понимание процесса.

Графический способ описания БП позволяет более наглядно и в компактной форме представить всю последовательность и логику исполнения процесса. Свободная нотация означает, что те графические символы, которыми представляют на диаграмме элементы БП, устанавливаются аналитиком произвольно, исходя только из собственных вкусов и предпочтений. Недостаток свободной нотации заключается в том, что поскольку правила графического представления четко не сформулированы и неизвестны никому, кроме человека, описывающего процесс, то читать такую диаграмму будет довольно затруднительно постороннему человеку.

Формализованная графическая нотация описания БП хорошо тем, что имеет четко установленные правила представления информации, и они хорошо известны и общепризнанны специалистами в области моделирования БП. Кроме того, этим формализованным нотациям, как показывает практика, можно достаточно легко обучить экспертов, которые после непродолжительного объяснения правил описания смогут хотя бы читать графические схемы и понимать их.

Однако у графических способов представления информации о бизнес-процессе есть и недостатки. На диаграмме бывает довольно сложно отобразить отдельные характеристики процедур, и тут мог бы помочь дополнительный текстовый комментарий к диаграмме.

Поэтому в консалтинговой практике сложился определенный стандарт на способ описания бизнес-процесса: это графическая модель процесса в определенной формальной нотации, и дополнительное текстовое описание процесса, четко структурированное и формализованное. Такой подход к описанию позволяет очень полно и наглядно представить всю информацию о бизнес-процессе. Отражается и общая логика выполнения процесса, и отдельные нюансы каждой из процедур. Некоторые читатели такой модели лучше воспримут текст, другие – графическое представление, и в целом бизнес-процесс будет понят и осознан всеми читателями. Однако создание такого описания бизнес-процесса является довольно трудоемким, особенно – если необходимо в описании что-то изменить. Поэтому на практике обычно вначале создают графическую модель и работают с ней, а после ее окончательного утверждения – готовят текстовое описание к диаграмме.

Крайне важно при создании графического представления БП пользоваться стандартизованными нотациями графического описания. Они хорошо известны среди специалистов, существуют довольно продолжительное время и поддерживаются рядом специальных программных продуктов (CASE-средствами). Поэтому модели, созданные по стандартизованным правилам описания, легко воспринимаются всеми заинтересованными лицами и передаются от исполнителя заказчику в электронном виде.