Анализ системы найма персонала

В современных условиях развития экономики, когда все большее значение в организациях придается человеческому капиталу, соответственно, возрастает и роль всех подсистем управления персоналом, одной из которых является система найма. Основная цель системы найма состоит в удовлетворении качественного и количественного спроса на сотрудников внутри организации. При этом важно ответить на вопрос: «Где и когда потребуются работники?» Таким образом, можно сказать, что своеобразной «миссией» системы найма персонала является: «Нужный сотрудник на нужном месте в необходимое время».

Наем персонала представляет собой ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. Основные составляющие системы найма персонала, которая включает в себя следующие этапы:

1. Планирование потребности в персонале.

2. Анализ деятельности на рабочем месте.

3. Формирование профиля (портрета) идеального сотрудника.

4. Определение параметров поиска.

5. Поиск (или набор) кандидатов.

6. Отбор кандидатов.

7. Принятие решения о найме кандидата.

Чтобы система найма могла считаться эффективной, необходимо соблюдение нескольких условий, таких как:

• отбор самых подходящих для организации работников;

• сохранение структуры кадров с одновременным притоком новых идей в организацию;

• воплощение личных надежд работников в жизнь;

• издержки, связанные с привлечением рабочей силы, должны быть незначительными;

• не должен пострадать психологический климат в коллективе.

Начиная работу по планированию потребности в персонале, следует помнить, что это целый комплекс мер, имеющий перед собой конкретную цель, – обеспечить организацию человеческими ресурсами в заданные сроки, предельно минимизировав издержки. Планирование потребности в персонале можно разделить на несколько этапов:

1. Анализ внутренних ресурсов компании с целью прогнозирования удовлетворения будущих потребностей, с учетом общей стратегии компании (финансовая состоятельность, оборот, прибыль и т. д).

2. Анализ потребности компании в персонале на конкретный период (год, квартал, месяц). Здесь необходимо выявить сколько, какой квалификации, на какие должности и когда потребуются сотрудники.

3. Анализ возможности удовлетворения конкретных потребностей компании в персонале за счет существующих человеческих ресурсов.

4. Принятие решения: привлекать ли сотрудников извне, частично переквалифицировать имеющихся работников или же на предприятии существует необходимость сократить персонал.

Основными источниками информации для планирования потребности в персонале являются процент изменения плана производства, продаж или услуг, возможность открытия новых подразделений или аренды новых площадей, удовлетворенность руководства квалификацией работающего персонала, возможность разработки новых продуктов, планы по открытию или закрытию региональных филиалов, штатное расписание (с указанием численности и вакансий по подразделениям), процент и причины текучести персонала, кадровая политика в отношении персонала, размер оплаты труда и другие материальные составляющие.

Исходя из полученных данных, выводится потребность в персонале на текущий период. Существует несколько методов ее анализа. К наиболее распространенным можно отнести:

• Метод трудоемкости, когда сотрудник или специалист по работе с персоналом составляет фотографию своего рабочего дня, определяя, таким образом, некоторую «норму выработки», из расчета которой и происходит планирование численности персонала.

• Метод расчета по нормам обслуживания. В данном случае
расчет численности персонала производится исходя из уже существующих норм.

• Метод экспертных оценок, в основе которого лежит опыт и профессионализм руководителей отделов или компаний. Это не самый достоверный, но достаточно экономичный метод планирования.

• Метод экстраполяции – перенос существующей в компании на данный момент ситуации на планируемый период.

После проведения анализа деятельности необходимо определить требования к кандидату исходя из полученных данных.

В первую очередь нужно определить необходимые опыт и стаж работы исходя из задач специалиста:

1. Обязательные задачи:

• Какие обязанности должен был выполнять кандидат на предыдущем месте работы?

• Сколько раз специалист должен был выполнить задачу, чтобы делать это с качеством, которое заложено при анализе вакансии?

• За какой временной период он смог выполнить задачу нужное количество раз?
2. «Факультативные» задачи, которые можно освоить на новом рабочем месте.

Таким образом, мы получаем требования к опыту работы в указанных областях и рассчитываем минимальный стаж на занимаемой должности.
Чтобы определить требования к знаниям и навыкам, нам необходимо выявить:

1) профессиональные знания сотрудника, необходимые для качественного выполнения задач, требующих опыта работы;

2) профессиональные знания, которыми должен обладать сотрудник, чтобы освоить задачи, не требующие опыта работы;

3) профессиональные навыки для выполнения задач, требующих опыта;

4) профессиональные навыки сотрудника, которые не требуют опыта предыдущей работы.

Формируя требования к уровню образования, мы определяем, какие учебные заведения, факультеты, кафедры, курсы должен был закончить специалист, чтобы успешно выполнять должностные обязанности.

Очень важно также определить личностные требования и ограничения к кандидату:

1) личностные качества, которыми должен обладать сотрудник для выполнения уже знакомых задач;

2) личностные качества, необходимые для быстрого и прочного усвоения новых задач;

3) личностные качества, препятствующие успешному выполнению и освоению должностных обязанностей;

4) качества, необходимые, чтобы сработаться с непосредственным руководителем и подчиненными.

К внешним источникам поиска сотрудников в первую очередь относятся:

• рекомендации сотрудников компании;

• учебные заведения (средние школы, техникумы, колледжи, высшие учебные заведения);

• коммерческие учебные центры;

• посреднические фирмы по подбору персонала;

• центры обеспечения занятости;

• профессиональные ассоциации и объединения;

• свободный рынок труда.

Следующим этапом системы найма является отбор персонала.

Существует огромное количество методов и методик, которые можно использовать для оценки кандидатов на вакансию. Трудность состоит в том, чтобы определить, какие из них необходимо использовать для отбора кандидата на данную конкретную должность. Однако, с учетом ранее приведенных процедур анализа деятельности на рабочем месте и формирования конкретных требований к кандидату, мы можем подобрать наиболее подходящие методики для выявления этих качеств.

Сложным является также вопрос о проверке рекомендаций. Зачастую сотрудники службы по работе с персоналом пренебрегают данной процедурой, а зря. В случае проверки рекомендаций специалист по подбору персонала получает прекрасную возможность получить более полную картину о деловых качествах соискателя, причем эта информация будет обрисовывать кандидата с той стороны, которую можно не заметить в ходе проведения собеседования и других проверочных процедур.