Основные направления совершенствования организации труда руководителя.

Организация труда руководителя (о.т.р.) - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций.

Факторы, влияющие на о.т.р.: стиль работы, используемые формы и методы управления коллективом, уровень руководства, техническое оснащение рабочего места и др. Эффективность работы организации (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда. Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений.

Важнейшими направлениями организации труда менеджеров и руководителей являются:
- организация труда в аппарате управления (разделение труда; регламентация труда; выбор методов работы);

- организация личного труда работника сферы управления (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный стиль работы, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);

- организация рабочего места;

- организация использования средств вычислительной техники;

- самообразование

Организация труда в аппарате управления. Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях. От используемых методов и О. т.р. во многом зависит успех всей работы по совершенствованию управления. Когда мало внимания уделяется изучению и применению научных принципов организации труда, их заменяют эмпирически найденными, в которых удачные приемы соседствуют с неэффективными методами. В коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Планирование и распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий. Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Планированием должны быть охвачены все периоды: день, неделя, месяц, год. Эффективный метод планирования времени «Тайм менеджер» широко используется за рубежом и на крупных отечественных предприятиях для составления годовых, месячных, дневных планов.

Второй стороной организации труда руководителей является техника личной работы. Она основана на знаниях, умениях, навыках, методах, приемах, технических средствах, которые применяет персонал управления в практике повседневной работы при выполнении своих функций.

Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

Организация использования средств вычислительной техники.Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов. Работа руководителей нуждается в совершенствовании в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике их повседневной деятельности средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени. Комплексная автоматизация труда руководителей должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

26. Формы и методы организации планирования рабочего времени менеджера.

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя. Для этого он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда. Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо прежде всего четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать такие основные правила:• при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие.

Система планирования времени:

•необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

•для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

•основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

•для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Методы упорядочения планов рабочего времени:

1) Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:

•упорядочение заданий;

•оценивание продолжительности действий;

•резервировании времени (в соотношении 60:40);

•принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

•контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

2) Установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью.

Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:

•наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

•важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

•менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования анализа АБВ необходимо следовать таким правилам:составить список всех будущих задач;•систематизировать их по важности и установить очередность;•пронумеровать эти задачи;•оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;•задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;•задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;•задачи категории В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

3) Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1)срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

2)срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

3)менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4)менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.