Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках до­кумен­тов в со­ответствии с Федеральным конституционным законом "О Государст­венном гербе Российской Фе­дерации" (Собрание законодательства Российской Фе­дерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Рис.1. Образцы герба РФ.

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соот­ветствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору пред­при­ятий и ор­ганизаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица про­ставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми орга­нами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми нало­говыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленче­ской документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соот­вет­ствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименова­нием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Рос­сийской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Фе­дерации или ином языке располагают ниже или справа от наимено­вания на госу­дарствен­ном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно за­креплено в учредительных документах организации. Сокра­щен­ное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование фи­лиала, территориального отделения, представительства указы­вают в том случае, если оно является авто­ром документа, и располагают ниже на­именования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; но­мер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, теле­ксов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответ­ствовать видам доку­ментов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для про­то­кола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими циф­рами в последовательности: день ме­сяца, месяц, год. День ме­сяца и месяц оформляют двумя па­рами арабских цифр, разделенными точкой; год - че­тырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, напри­мер: 2009.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, ко­то­рый можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенкла­туре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совме­стно двумя и более ор­ганизациями, состоит из регистрационных но­меров документа каждой из этих ор­ганизаций, проставляемых через косую черту в по­рядке указания авторов в доку­менте.

3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя реги­ст­рацион­ный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если за­труднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Спра­вочные данные об организа­ции". Место составления или издания указывают с уче­том принятого административно-террито­риального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделе­ния, должно­стные или физические лица. При адресовании документа должност­ному лицу ини­циалы указы­вают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подраз­деления указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наимено­вания организаций, их справоч­ные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспече­ния

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, напри­мер:

	Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А.Лагунину
или	АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в не­сколько струк­турных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, напри­мер:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например,

Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адреса­тов со­ставляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почто­вого адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почто­вой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем поч­то­вый ад­рес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и ини­циалы получа­теля, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения до­кумента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), на­именования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фами­лии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А.Степанов Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относи­тельно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В.Кузнецов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи рас­полагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф ут­верждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕР­ЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в твори­тельном падеже, его даты, номера. Например:

	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14
или	УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным ли­цом, вклю­чает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необхо­димости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголо­вок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например, Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, напри­мер: Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на блан­ках формата А5, заголовок допуска­ется не указывать.

3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", сло­вом или штампом "Контроль".

3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Феде­ра­ции или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответ­ствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Феде­рации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуе­мого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа на­стоящего или про­шедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наиме­нованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем сущест­ви­тельным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть со­гласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумеро­ваны и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключи­тельную часть (например, при­казы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органи­за­ций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование до­кумента, наименование организации - автора документа, дату документа, регистра­ционный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на раз­делы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принци­пах еди­ноначалия, а также документах, адресованных руководству органи­зации, текст из­лагают от пер­вого лица единственного числа ("приказываю", "пред­лагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единст­вен­ного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("прика­зываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "высту­пили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их струк­тур­ных под­разделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фак­тов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множест­венного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объ­единения входят", "комиссия устано­вила").

В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рас­смотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выде­лить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИ­ДАД считает возможным").

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют сле­дующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наиме­нова­ние, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нуме­руют, напри­мер: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитова­ния на 5 л. в 1 экз. Приложение 2. Правила подготовки и оформления документов Управ­ления регионального креди­тования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, от­метку о на­личии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Ро­сархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то от­метку о его на­личии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в пер­вый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, рас­поря­жения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в пра­вом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распоряди­тельного документа, его даты и регистра­ционного номера, например:

Приложение N 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистра­цион­ный номер отно­сительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, под­писав­шего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокра­щенное - на до­кументе, оформленном на бланке); личная подпись; расшиф­ровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации ре­гио­нальных предприятий	Личная подпись	А.А.Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А.Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подпи­савшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО "Партнер"

Личная подпись

Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их под­писи распо­ла­гают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г.Демидов	Личная подпись	К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подпи­сы­ваю­щих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с рас­пределением, на­пример:

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С.Красавин
	Личная подпись	О.И.Рысков

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должно­сти лица, с которым согласован документ (включая наименование органи­зации), личной под­писи, расшиф­ровки подписи (инициалов, фамилии) и даты со­гласова­ния, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись	А.Г. Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют сле­дующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 N 430-162

Или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшиф­ровку подписи (ини­циалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С.Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к доку­менту.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы простав­ляют в ниж­ней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допуска­ется, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на доку­мен­тах, удо­стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансо­выми средст­вами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заве­рившего копию; личную под­пись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С.Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организа­ции.

3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполни­теля доку­мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на ли­цевой или оборотной сто­роне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков

924 45 67

3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя сле­дую­щие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполне­нии, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в ко­тором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датиру­ется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядко­вый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), про­ставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наимено­вание файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4. Требования к бланкам документов

4.1. Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных фор­мата блан­ков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге свет­лых то­нов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориенти­ровоч­ные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона опреде­ляется сово­купностью входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - уг­ловой (рис. 2) и продольный (рис.3).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 до­пуска­ется располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в преде­лах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны рас­положе­ния реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица уста­навли­вают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации вклю­чает в себя рекви­зиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации вклю­чает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, огра­ничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учреди­тельных доку­ментов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необ­ходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с госу­дарст­вен­ным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Рос­сийской Фе­дерации, целе­сообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и после­дующие стра­ницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рис.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис.3. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка