Месте сотрудников секретариата

Норматив требований СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 Рабочее место сотрудника секретариата  
Совмещенная приемная Отдельные приемные (помещения)  
Руководитель- секретарь генерального директора Секретарь-делопроизводитель главного инженера Секретарь-делопроизводитель зам.директора по коммерческим вопросам Секретарь-делопроизводитель зам. директора по экономике и финансам Секретарь-делопроизводитель зам. главного инженера по производству  
 
Нормативная площадь и схемы размещения рабочих мест  
1. Нормативная площадь на одного работающего – не менее 4 кв. м. 2. Общая площадь приемной, где находится секретарь, - не менее 16 кв. м. 3. Схемы размещения рабочих мест - расстояние между рабочими столами с видеомониторами не менее 2,0 м. 3. Площадь на одно рабочее место для пользователей ПЭВМ – не менее 6,0 кв. м, объем - не менее 20,0 куб. м. 4. Рабочие места, требующие изоляции – перегородки высотой 1,5-2,0 м. 6,0 кв. м   41 кв. м 5,0 м 6,5 кв. м   19,5 куб. м   - 6,0 кв. м   41 кв. м 5,0 м 6,5 кв. м   19,5 куб. м   - 3,9 кв. м   17 кв. м - 5,8 кв. м   17,0 куб. м   - 4,7 кв. м   23 кв. м - 6,4 кв. м   18,0 куб. м   - 5,5 кв. м   33 кв. м - 6,5 кв. м   20,0 куб. м   -  
Освещение рабочего места  
1. Естественное освещение 2. Искусственное освещение: 2.1. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа - 500 люкс. +   +   +   + +   + +   + +   +  
 
2.2. Динамическое (изменяющееся во времени) освещение: светильники общего и местного освещения, имеющие плавную (ручную или автоматическую) регулировку силы света, обеспечивающую возможность снижения освещенности рабочих поверхностей до 300 люкс. 2.3. Освещение помещения галогенными лампами мощностью до 250 Вт. + + + + - + + - - -  
Цветовое оформление  
Для цветовой гаммы рекомендуются мягкие, неконтрастные сочетания – все оттенки серого, серо-голубого, серо-зеленого, зеленовато-желтого, бе­жевого, белый и черный цвета. светло-серый светло-серый бежевый серо-голубой белый  
Уровень шума на рабочем месте  
1. Не должен превышать 50 дБ. 2. Дополнительное звукопоглощение завеси, подвешенные в складку на расстоянии 15-20 см от ограждения в 2 раза боль­ше ширины окна 45 дБ 45 дБ 40 дБ 38 дБ 47 дБ  
Микроклимат на рабочих местах  
1. Температура 20-22 °С 2. Относительная влажность воздуха: - зимой 45-50%; - летом 50-55%.   20-21 °С   48-50% 51-55% 20-21 °С   48-50% 51-55% 22-23 °С   43-47% 49-56% 19-21 °С   44-49% 53-57% 21-22 °С   41-43% 52-55%  
             
                     

Приложение №14

ПЕРЕЧЕНЬ

Основных принадлежностей

Приемных офиса

Основные принадлежности рабочего стола секретаря Пред­меты, необходимые в различных, неожиданных, ситуациях Средства, необходимые для организации аптечки в офисе Сервировочные и хозяйственных принадлежности
1. Набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, ка­рандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, ластики, наклейки и т.п; 2. Степлер, антистеплер, дырокол; 3. Лотки (поддоны) для сортировки корреспонденции (из 4-6 секций); 4. Вертикальная подставка для журналов, папок, подставка для книг; 5. Подставка-пюпитр для материала, используемого при перепечатке; 6. Календарь-органайзер; кляссер для визитных карточек (на 96-160 визиток); 7. Визитные карточки предприятия и руководителя; 8. Ящичек для дискет; 9. нумераторы, датеры, 10. Штемпели со стандартными терминами, проставляемыми на документах («На контроль», «Исх. №», «Вх. №») 11. Папки-скоросшиватели; 12. Папка с прозрачными вкладышами (для рекламной информации) 1. Ножницы (большие и маникюрные), иголки, нитки, булавки; 2. Качественный пятновыводитель; 3. Щетки для одежды и губка для обуви; 4. Крем для обуви; 5. Электросушилка для обуви; 6. Утюг; 7. Освежитель полости рта; 8. Дезодорант; 9. Списки с необходимой справочной информацией: адреса, телефоны и дни рождения сотрудников, дни рождения бизнес-партнеров и празд­ничные дни возглавляемых ими предприятий; список подарков, вру­ченных в прошлом году; 10. 1-2 сувенира, которые можно использовать в качестве презентов (в т. ч. фирменные); 11. Тара для упаковки: полиэтиленовые пакеты различного цвета и фор­мата; запас красивой оберточной бумаги, набор разноцвет­ных лент для упаковки подарков; скотч; 12. Чистые конверты, открытки;   1. Средства для антисептической обработки ран и порезов (йод, «зеленку», перекись водорода); 2. Перевязочные средства (стерильные бинты и вату, бактерицидный пластырь); 3. Резиновый кровоостанав-ливающий жгут (накладывается выше м« та кровотечения) и иммобилизационную шину (накладывается m переломах); 4. Средство для обработки ожогов (пантенол); 5. Болеутоляющие средства (анальгин, баралгин, пенталгин); 6. Сердечные средства (валидол, нитроглицерин, валокадин); 7. Жаропонижающие средства (например, аспирин); 8. Средство от насморка (галазолин); 9. Средство от кашля (бронхолитин); 10. Успокаивающие средства (раствор валерианы, настойка); 11. Средства от расстройства желудка (имодиум); 12. Средства, понижающие давление (энап);   1. Офисная кухня, холодильник, микроволновая печь; 2. чайник и необходимые приспособления для приготовления кофе: ко­феварка, аппараты для варки эспрессо и капуччино; 3. Чайный и кофейный сервизы. 4. Сервиз из тонкого фарфора для особо важных посетителей; 5. Наборы стеклянных (или хрустальных) стаканов: стандартные емкостью 200-250 мл и высокие для прохладительных напитков емкостью 250-300 мл; 6. Бокалы для шампанского (уз­кие и высокие); 7. Маленькие рюмки для крепких напитков; 8. Закусочные тарелки; 9. Вазы и салатники; 10. Блюдо для бутербродов; 11. Блюдо или ваза для пирожных и фруктов; 12. Одноразовая посуда; 13. Столовые приборы (ножи, вилки, чайные ложки); 14. Подносы различной величины;  
13. Папка-файл (для хранения образцов документов и т. п.); 14. Жесткие и мягкие папки для бумаг; 16. Журналы для регистрации посетителей и т. д; 17. Бумага - офисная (формат А4), для копировальных аппаратов (фор­мат А4 и A3), термобумага для факсимильного аппарата; 18. Бланки документов фирмы; 19. Записная книжка для телефонов; 20. Блокнот; 21. Запасные картриджи. 13. Музыкальный центр с кассетами и дисками; 14. Цифровой фотоаппарат и батарейки к нему; 15. Диктофон; 16. Ксерокопии паспортов руководителя, его заместителей, помощников, охранников, водителей, их близких родственников (на случай их срочного убы­тия в командировку или отпуск); 17. Запасные ключи от кабинета руководителя, а также от его машины (в опечатанном виде).   13. Средства, повышающие давление (элеутерококк); 14. Желудочные средства (фестал); 15. Средство от аллергии (диазолин); 16. Средство от похмельного синдрома (алка-зельтцер); 17. Термометр; 18. Гигиенические салфетки; 19. Средства личной гигиены.   15. С сервиро­вочный столик на колесах; 16. Салфетки (набор бумажных и полотняных, однотонных, под­рубленных); 17. Подставка для бумажных салфеток; 18. Пластиковые, плетеные или полотняные салфетки под сервировоч­ные приборы; 19. Одноразовые скатерти; 20. Сахарница с щипчиками, конфетница, лопаточка для тортов и пирож­ных; 21. Вазы для невысоких композиций из цветов и одна — для больших букетов; 22. Ножи и разделочные доски - для хлеба и овощей; 23. Консервный нож, штопор; 24. Несколько пепельниц, сигареты, 25. Спички, зажигалки, газ для зажигалок; 26. Резиновые перчатки и средства для мытья посуды. 27. Полотенца (одноразовые); 28. Салфетки для пыли; 29. Средства для мытья окон, стекол в шкафах, мониторах и т. д.; 30. Полироль для мебели.

Приложение №15

Таблица 5.1. – Форма для фиксации планируемых мероприятий

 

Таблица 5.2. - План работы руководителя ООО «Практика»

01.04.2009 среда Телефонные контакты Переговоры (проведение) Выезды руководителя Прием сотрудников Совещания, заседания Прочие мероприятия
Время
900         Опертив-ное совещание  
930 ЗАО «Икс»          
1000            
1030     Выезд на объект Сидоров 940- 1010    
1100        
1130          
1200            
1230            
1300         Производ. совещание  
1330          
1400          
1430            
1500   ОАО Партнер»       Просмотр докумен-тации
1530        
1600        
1630            
1700       Доклад секретаря    
1730 Белов А.В. 123-45-67          
1800       Степанов, Колосов    
1830          
1900            

Таблица 5.3. – Форма для записи на прием по личным вопросам

  Должность, фамилия, имя, отчество (полностью) Вопрос Дополнительная информация
(дата) пятница Время
1800      
1815      
1830      
1845      
1900      
(строка для резервной записи)      
Приложение №16
ООО «Практика»:  
ООО «Практика»  
 
 


 


 
 

Приложение №18

Таблица 6.1. – Пример представления данных об обучении профессии «Секретарь-референт»

Наименование дисциплины Учебное заведение  
А В С D Е
Делопроизводство, академ. ч
Секретарское дело (управле­ние приемной), академ. ч - - -
Оргтехника, академ. ч -
Компьютерная подготовка, академ. ч
Машинопись, академ. ч
Русский язык и основы ре­дактирования, академ.ч - -
Основы кадрового доку­ментирования, академ. ч - - -
Основы бухгалтерского учета, академ. ч -
Психология делового об-щения, академ. ч
Деловой этикет, академ. ч  
Имидж деловой женщины, академ. ч -
Основы правовых знаний, академ. ч - - - -
Менеджмент, академ. ч _   _  
Маркетинг, академ. ч _ _   _
Исего. академ. ч
Стоимость академ. ч, руб.
Учебные пособия + + + + +
Количество занятий в неделю
             

Приложение №19

Таблица 7.1 - Характеристика функционального взаимодействия участков

Канцелярии и секретариата

№№ пп Виды деятельности (управлен­ческие работы) Сотрудники канцелярии Сотрудники секретариата  
Исполнитель (наименование должности) Взаимодействующие сотрудники (наименование должности)  
Участок распорядительных документов:  
4. Регистрация распорядительных документов Инспектор   Секретари-делопроизводители  
5. Обеспечение экземплярами копий структурных подразделений « Инспектор участка доставки документов Секретари-делопроизводители  
6. Передача дел на постоянное и долговременное архивное хранение « Инспектор участка подготовки передачи на архивное хранение Руководитель секретариата
Участок входящих и исходящих документов:  
7. Осуществление операций по приему входящих документов Инспектор   Инспектор участка доставки документов Секретари-делопроизводители  
8. Осуществление операций по отправлению исходящих документов « « «
9. Постановка документов на автоматизированный контроль « « «
10. Направление на рассмот-рение руководителей документации передачи ее в соответствии с принятым решением в подразделения « Инспектор участка доставки документов «
Участок доставки документов:  
11. Осуществление операций по приему, учету, распределению документов от участков Инспектор Инспекторы участков   Секретари-делопроизводители  
12. Осуществление опера-ций по приему, учету, распределению доку-ментов от подразделений и сторонних организаций Инспектор Инспекторы участков Секретари-делопроизводители  
13. Обеспечение своевременной доставки документации подразделениям « « Секретари-делопроизводители  
               

Приложение №20

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Документов регистрируемых

И нерегистрируемых службой

ДОУ

№№ пп Наименование системы документации Вид документа  
Регистрируемый службой ДОУ Нерегистрируемый службой ДОУ
1. Организационно-правовая претензия, исковое заявление, кассационная жалоба, доверенность, протокол устав, положение, штатное расписание, инструкция, регламент, правила, памятка, методика, норматив, рекомендации
  2.   Распорядительная   приказ, распоряжение, указание  
3. Информационно-справочная   акт, служебное (деловое) письмо, служебная записка, докладная записка, телекс, факсограмма, телеграмма, телефонограмма, электронное сообщение 1. Предложение, объяснительная записка, заявление, представление, заключение, перечень, сводка, справка, отзыв, график, список 2. Сообщение о заседаниях, совещаниях, повестке дня, программы совещаний, конференций, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.   3. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок.   4. Извещения о проведении курсов, семинаров.   5. Информационные документы, доклады, рефераты, аннотации, присланные для сведения.   6. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы, газеты и т.д)
Приложение №21
 
           

Месте сотрудников секретариата - student2.ru


Рис.2.1. Электронная карточка входящего документа (факсограммы), зарегистрированного в секретариате  
Приложение №22


Приложение №23

Месте сотрудников секретариата - student2.ru


Приложение №24

Месте сотрудников секретариата - student2.ru

Месте сотрудников секретариата - student2.ru

Месте сотрудников секретариата - student2.ru

Рис.5.1. Электронная карточка исходящего документа (факсограммы), зарегистрированного в секретариате  

Приложение №26

Для служебного пользования

Экз. № 1

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Практика»

А.А.Востриков

НОМЕНКЛАТУРА

Наши рекомендации