Месте сотрудников секретариата

Норматив требований СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03	Рабочее место сотрудника секретариата
Совмещенная приемная	Отдельные приемные (помещения)
Руководитель- секретарь генерального директора	Секретарь-делопроизводитель главного инженера	Секретарь-делопроизводитель зам.директора по коммерческим вопросам	Секретарь-делопроизводитель зам. директора по экономике и финансам	Секретарь-делопроизводитель зам. главного инженера по производству

Нормативная площадь и схемы размещения рабочих мест
1. Нормативная площадь на одного работающего – не менее 4 кв. м. 2. Общая площадь приемной, где находится секретарь, - не менее 16 кв. м. 3. Схемы размещения рабочих мест - расстояние между рабочими столами с видеомониторами не менее 2,0 м. 3. Площадь на одно рабочее место для пользователей ПЭВМ – не менее 6,0 кв. м, объем - не менее 20,0 куб. м. 4. Рабочие места, требующие изоляции – перегородки высотой 1,5-2,0 м.	6,0 кв. м 41 кв. м 5,0 м 6,5 кв. м 19,5 куб. м -	6,0 кв. м 41 кв. м 5,0 м 6,5 кв. м 19,5 куб. м -	3,9 кв. м 17 кв. м - 5,8 кв. м 17,0 куб. м -	4,7 кв. м 23 кв. м - 6,4 кв. м 18,0 куб. м -	5,5 кв. м 33 кв. м - 6,5 кв. м 20,0 куб. м -
Освещение рабочего места
1. Естественное освещение 2. Искусственное освещение: 2.1. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа - 500 люкс.	+ +	+ +	+ +	+ +	+ +

2.2. Динамическое (изменяющееся во времени) освещение: светильники общего и местного освещения, имеющие плавную (ручную или автоматическую) регулировку силы света, обеспечивающую возможность снижения освещенности рабочих поверхностей до 300 люкс. 2.3. Освещение помещения галогенными лампами мощностью до 250 Вт.	+ +	+ +	- +	+ -	- -
Цветовое оформление
Для цветовой гаммы рекомендуются мягкие, неконтрастные сочетания – все оттенки серого, серо-голубого, серо-зеленого, зеленовато-желтого, бежевого, белый и черный цвета.	светло-серый	светло-серый	бежевый	серо-голубой	белый
Уровень шума на рабочем месте
1. Не должен превышать 50 дБ. 2. Дополнительное звукопоглощение завеси, подвешенные в складку на расстоянии 15-20 см от ограждения в 2 раза больше ширины окна	45 дБ	45 дБ	40 дБ	38 дБ	47 дБ
Микроклимат на рабочих местах
1. Температура 20-22 °С 2. Относительная влажность воздуха: - зимой 45-50%; - летом 50-55%.	20-21 °С 48-50% 51-55%	20-21 °С 48-50% 51-55%	22-23 °С 43-47% 49-56%	19-21 °С 44-49% 53-57%	21-22 °С 41-43% 52-55%

Приложение №14

ПЕРЕЧЕНЬ

Основных принадлежностей

Приемных офиса

Основные принадлежности рабочего стола секретаря	Предметы, необходимые в различных, неожиданных, ситуациях	Средства, необходимые для организации аптечки в офисе	Сервировочные и хозяйственных принадлежности

1. Набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, ластики, наклейки и т.п; 2. Степлер, антистеплер, дырокол; 3. Лотки (поддоны) для сортировки корреспонденции (из 4-6 секций); 4. Вертикальная подставка для журналов, папок, подставка для книг; 5. Подставка-пюпитр для материала, используемого при перепечатке; 6. Календарь-органайзер; кляссер для визитных карточек (на 96-160 визиток); 7. Визитные карточки предприятия и руководителя; 8. Ящичек для дискет; 9. нумераторы, датеры, 10. Штемпели со стандартными терминами, проставляемыми на документах («На контроль», «Исх. №», «Вх. №») 11. Папки-скоросшиватели; 12. Папка с прозрачными вкладышами (для рекламной информации)	1. Ножницы (большие и маникюрные), иголки, нитки, булавки; 2. Качественный пятновыводитель; 3. Щетки для одежды и губка для обуви; 4. Крем для обуви; 5. Электросушилка для обуви; 6. Утюг; 7. Освежитель полости рта; 8. Дезодорант; 9. Списки с необходимой справочной информацией: адреса, телефоны и дни рождения сотрудников, дни рождения бизнес-партнеров и праздничные дни возглавляемых ими предприятий; список подарков, врученных в прошлом году; 10. 1-2 сувенира, которые можно использовать в качестве презентов (в т. ч. фирменные); 11. Тара для упаковки: полиэтиленовые пакеты различного цвета и формата; запас красивой оберточной бумаги, набор разноцветных лент для упаковки подарков; скотч; 12. Чистые конверты, открытки;	1. Средства для антисептической обработки ран и порезов (йод, «зеленку», перекись водорода); 2. Перевязочные средства (стерильные бинты и вату, бактерицидный пластырь); 3. Резиновый кровоостанав-ливающий жгут (накладывается выше м« та кровотечения) и иммобилизационную шину (накладывается m переломах); 4. Средство для обработки ожогов (пантенол); 5. Болеутоляющие средства (анальгин, баралгин, пенталгин); 6. Сердечные средства (валидол, нитроглицерин, валокадин); 7. Жаропонижающие средства (например, аспирин); 8. Средство от насморка (галазолин); 9. Средство от кашля (бронхолитин); 10. Успокаивающие средства (раствор валерианы, настойка); 11. Средства от расстройства желудка (имодиум); 12. Средства, понижающие давление (энап);	1. Офисная кухня, холодильник, микроволновая печь; 2. чайник и необходимые приспособления для приготовления кофе: кофеварка, аппараты для варки эспрессо и капуччино; 3. Чайный и кофейный сервизы. 4. Сервиз из тонкого фарфора для особо важных посетителей; 5. Наборы стеклянных (или хрустальных) стаканов: стандартные емкостью 200-250 мл и высокие для прохладительных напитков емкостью 250-300 мл; 6. Бокалы для шампанского (узкие и высокие); 7. Маленькие рюмки для крепких напитков; 8. Закусочные тарелки; 9. Вазы и салатники; 10. Блюдо для бутербродов; 11. Блюдо или ваза для пирожных и фруктов; 12. Одноразовая посуда; 13. Столовые приборы (ножи, вилки, чайные ложки); 14. Подносы различной величины;

13. Папка-файл (для хранения образцов документов и т. п.); 14. Жесткие и мягкие папки для бумаг; 16. Журналы для регистрации посетителей и т. д; 17. Бумага - офисная (формат А4), для копировальных аппаратов (формат А4 и A3), термобумага для факсимильного аппарата; 18. Бланки документов фирмы; 19. Записная книжка для телефонов; 20. Блокнот; 21. Запасные картриджи.	13. Музыкальный центр с кассетами и дисками; 14. Цифровой фотоаппарат и батарейки к нему; 15. Диктофон; 16. Ксерокопии паспортов руководителя, его заместителей, помощников, охранников, водителей, их близких родственников (на случай их срочного убытия в командировку или отпуск); 17. Запасные ключи от кабинета руководителя, а также от его машины (в опечатанном виде).	13. Средства, повышающие давление (элеутерококк); 14. Желудочные средства (фестал); 15. Средство от аллергии (диазолин); 16. Средство от похмельного синдрома (алка-зельтцер); 17. Термометр; 18. Гигиенические салфетки; 19. Средства личной гигиены.	15. С сервировочный столик на колесах; 16. Салфетки (набор бумажных и полотняных, однотонных, подрубленных); 17. Подставка для бумажных салфеток; 18. Пластиковые, плетеные или полотняные салфетки под сервировочные приборы; 19. Одноразовые скатерти; 20. Сахарница с щипчиками, конфетница, лопаточка для тортов и пирожных; 21. Вазы для невысоких композиций из цветов и одна — для больших букетов; 22. Ножи и разделочные доски - для хлеба и овощей; 23. Консервный нож, штопор; 24. Несколько пепельниц, сигареты, 25. Спички, зажигалки, газ для зажигалок; 26. Резиновые перчатки и средства для мытья посуды. 27. Полотенца (одноразовые); 28. Салфетки для пыли; 29. Средства для мытья окон, стекол в шкафах, мониторах и т. д.; 30. Полироль для мебели.

Приложение №15

Таблица 5.1. – Форма для фиксации планируемых мероприятий

Таблица 5.2. - План работы руководителя ООО «Практика»

01.04.2009 среда	Телефонные контакты	Переговоры (проведение)	Выезды руководителя	Прием сотрудников	Совещания, заседания	Прочие мероприятия
Время

9⁰⁰					Опертив-ное совещание
9³⁰	ЗАО «Икс»
10⁰⁰
10³⁰			Выезд на объект	Сидоров 9^40-10¹⁰
11⁰⁰
11³⁰
12⁰⁰
12³⁰
13⁰⁰					Производ. совещание
13³⁰
14⁰⁰
14³⁰
15⁰⁰		ОАО Партнер»				Просмотр докумен-тации
15³⁰
16⁰⁰


16³⁰
17⁰⁰		Доклад секретаря
17³⁰	Белов А.В. 123-45-67
18⁰⁰		Степанов, Колосов
18³⁰
19⁰⁰

Таблица 5.3. – Форма для записи на прием по личным вопросам

	Должность, фамилия, имя, отчество (полностью)	Вопрос	Дополнительная информация
(дата) пятница Время
18⁰⁰
18¹⁵
18³⁰
18⁴⁵
19⁰⁰
(строка для резервной записи)

Приложение №16

ООО «Практика»:

ООО «Практика»

Приложение №18

Таблица 6.1. – Пример представления данных об обучении профессии «Секретарь-референт»

Наименование дисциплины	Учебное заведение
А	В	С	D	Е
Делопроизводство, академ. ч
Секретарское дело (управление приемной), академ. ч	-			-	-
Оргтехника, академ. ч	-
Компьютерная подготовка, академ. ч
Машинопись, академ. ч
Русский язык и основы редактирования, академ.ч	-			-
Основы кадрового документирования, академ. ч	-		-		-
Основы бухгалтерского учета, академ. ч	-
Психология делового об-щения, академ. ч
Деловой этикет, академ. ч
Имидж деловой женщины, академ. ч					-
Основы правовых знаний, академ. ч	-		-	-	-
Менеджмент, академ. ч		_		_
Маркетинг, академ. ч	_	_		_
Исего. академ. ч
Стоимость академ. ч, руб.
Учебные пособия	+	+	+	+	+
Количество занятий в неделю

Приложение №19

Таблица 7.1 - Характеристика функционального взаимодействия участков

Канцелярии и секретариата

№№ пп	Виды деятельности (управленческие работы)	Сотрудники канцелярии	Сотрудники секретариата
Исполнитель (наименование должности)	Взаимодействующие сотрудники (наименование должности)

Участок распорядительных документов:
4.	Регистрация распорядительных документов	Инспектор		Секретари-делопроизводители
5.	Обеспечение экземплярами копий структурных подразделений	«	Инспектор участка доставки документов	Секретари-делопроизводители
6.	Передача дел на постоянное и долговременное архивное хранение	«	Инспектор участка подготовки передачи на архивное хранение	Руководитель секретариата
Участок входящих и исходящих документов:
7.	Осуществление операций по приему входящих документов	Инспектор	Инспектор участка доставки документов	Секретари-делопроизводители
8.	Осуществление операций по отправлению исходящих документов	«	«	«
9.	Постановка документов на автоматизированный контроль	«	«	«
10.	Направление на рассмот-рение руководителей документации передачи ее в соответствии с принятым решением в подразделения	«	Инспектор участка доставки документов	«
Участок доставки документов:
11.	Осуществление операций по приему, учету, распределению документов от участков	Инспектор	Инспекторы участков	Секретари-делопроизводители
12.	Осуществление опера-ций по приему, учету, распределению доку-ментов от подразделений и сторонних организаций	Инспектор	Инспекторы участков	Секретари-делопроизводители
13.	Обеспечение своевременной доставки документации подразделениям	«	«	Секретари-делопроизводители

Приложение №20

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Документов регистрируемых

И нерегистрируемых службой

ДОУ

№№ пп

Наименование системы документации

Вид документа

Регистрируемый службой ДОУ

Нерегистрируемый службой ДОУ

Организационно-правовая

претензия, исковое заявление, кассационная жалоба, доверенность, протокол

устав, положение, штатное расписание, инструкция, регламент, правила, памятка, методика, норматив, рекомендации

Распорядительная

приказ, распоряжение, указание

Информационно-справочная

акт, служебное (деловое) письмо, служебная записка, докладная записка, телекс, факсограмма, телеграмма, телефонограмма, электронное сообщение

1. Предложение, объяснительная записка, заявление, представление, заключение, перечень, сводка, справка, отзыв, график, список 2. Сообщение о заседаниях, совещаниях, повестке дня, программы совещаний, конференций, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы. 3. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок. 4. Извещения о проведении курсов, семинаров. 5. Информационные документы, доклады, рефераты, аннотации, присланные для сведения. 6. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы, газеты и т.д)

Приложение №21

Месте сотрудников секретариата - student2.ru