Психологические аспекты работы секретаря

Деятельность секретаря имеет целый ряд психологических особен­ностей. Одна из них - взаимная увязка его работы с руководителем. Пренеб­регать требованиями руководителя недопустимо. Как известно, совместимость секретаря и руководителя в немалой степени зависит от психологической совместимости, которая, в свою оче­редь, определяется особенностями индивидуально-психологических ка­честв личности (темперамент, характер, способности, память, эмоции и чувства).

Темперамент - индивидуальные свойства личности, которые зависят от при­родных, органических особенностей человека Особенности того или иного типа темперамента могут определять реакции руководителя на деятельность секретаря, на суть и форму выпол­нения заданий, а также на исход совместной работы.

Поэтому секретарю необходимо знать особенности типа темперамен­та своего руководителя и учитывать это при личном общении с ним. Кро­ме того, следует знать особенности своего темперамента и учитывать их при установлении контактов с коллегами, с деловыми партнерами, что позволит избежать конфликтов. Опираясь на свои сильные стороны и раз­вивая слабые, можно быстрее добиться успеха в жизни. Один из наиболее подходящих для секретаря типов темперамента - это сангвиник.

Секретарю рекомендуется также изучать характер своего руководи­теля, что позволит со значительной долей вероятности предвидеть его по­ведение и тем самым корректировать ожидаемые действия и поступки. Характер человека проявляется в испытываемых им чувствах и эмо­циях, в его импульсивных реакциях, наклонностях и переживаниях; умение и способность секретаря владеть собственными эмоциями по отно­шению к окружающим говорит о культуре общения.

Самооценка отражает степень развития у человека самоуважения, по­ложительного отношения к самому себе и ощущение собственной ценно­сти. Для секретаря важна положительная самооценка. После неудачи, по­стигшей секретаря с низкой самооценкой, ухудшается качество выполняе­мой им работы. На лиц с положительной самооценкой неудачи не оказывают такого действия. Секретарь, уверенный в себе, ищет выход из затруднительной ситуации.

Большую роль в поведении секретаря играют чувства и эмоции. Психически нормальный человек эмоционален в любом виде деятельное. Но эта эмоциональность должна сочетаться со спо­собностью контролировать свое поведение, понимать, где и когда уместно выразить свои чувства, а где и когда нужно их сдержать, подавить, не допустить эмоциональной распущенности. Умение владеть собой (самоконтроль) выручает секретаря во всех жизненных ситуациях.

Однако секретарь должен уметь управлять своим настроением. Плохое настроение можно преодолеть волевыми усилиями. Иногда следует пе­реключиться на такую деятельность, которая приятна, интересна.

Профессия секретаря требует обладания хорошей памятью, собранностью и самодисциплиной. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Для секретаря наиболее важен уровень развития зрительной, словесно-логической (быстрое и точное запоминание смысла событий, текста, логики какого-либо доказательства) и эмоциональной памяти, которая особенно проявляется в человеческих отношениях. У секретаря также должна быть развита долговременная (на имена деловых партнеров, события и факты) и кратковременная память.

Таким образом, можно согласиться с профессиональными психологами, которые счи­тают, что при подборе секретаря нужно учитывать не только его соответ­ствие профессиональным требованиям, его личностные характеристики, но и личностные и поведенческие особенности самих руководителей организации [31].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящей работе проведен анализ практической организации секретарского обслуживания предприятия ООО «Практика», выявление имеющихся недостатков и подготовка предложений по совершенствованию данного процесса.

Для достижения цели решены следующие задачи:

1. Составлена характеристика объекта исследования ООО «Практика», отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), рассмотрена роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы ДОУ.

2. Проанализирована регламентация ДОУ, должностных обязанностей секре-таря, нормативно-методической базы работы секретаря, правовая основа секретарской деятельности, условия труда секретаря.

3. Рассмотрена практическая организация работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря.

4. Выделены недостатки практической организацию работы секретариата подготовлены аргументированные выводы и предложения.

В результате проведенного исследования необходимо сделать выводы:

1. Практическая организация секретарского обслуживания предприятия заслуживает высокой оценки, которая основана на: четких принципах взаимодействия сотрудников секретариат со служ­бой ДОУ предприятия; качественной работе секретарей с официальными документами, информацией.

2. Документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем.Структурное подразделение секретариат четко выполняет задачи по взаимодействию с участками канцелярии и другими подразделениями предприятия

Проблемным аспектоморганизации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме и имеющиеся недо-работки в части доставки срочной доставки документов.

3. Организация работы секретарей обеспечена регламентирующими докумен-тами по ДОУ, достаточно полно разработана и нормативно-методическая базы работы секретаря. Наряду с указанным, проблемным аспектом в данной области является отсутствие нормативных документов, регламентирующих работу с электронными документами.

4. Правовая основа секретарской деятельности, должностные обязанности сотрудников секретариата закреплены в типовых должностных инструкциях, то есть условия труда работников унифицированы. Но каждый участок работы индивидуален, в силу специфики производственной деятельности руководителя и структурных подразделений, входящих в блок управления руководителя. Поэтому необходимо разработать индивидуальные должностные инструкции для каждого работника секретариата.

5. Рассмотрев подробно практическую организацию работы секретаря, его обязательные функции: административные, организационные; аналитические; специи-фика работы с документами и системами документации, организация работы офиса и деятельности руководителя, компьютерные технологии в работе секретаря, основы делового этикет и практической психологии, можно сделать вывод о том, что роль сотрудника секретариата в современном процессе управления, координации жизнедея-тельности офиса; обеспечении руководителя; выполнении непосредственных долж-ностных обязанностей, достаточна велика. И для выполнения указанных задач требуется, безусловно, высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом у руководства и коллег.

Секретарь – под этим словом часто скрываются разные функции, должности, степень ответственности. Эта профессия уникальна, к ней можно предъявлять чисто квалификационные требования, которые существуют для должностей, которые рассмотрены в настоящей работе. Но в целом исполнение обязанностей секретаря достаточно индивидуально. Профессия секретарь может стать пропуском в мир большого бизнеса, так как школа секретаря - это школа жизни предприятия, организации, компании, изучение характеров людей, понимание структуры организации. Секретари всегда владеют информацией, заключенной в документах, а управление в любой организации - это, прежде всего, информация. Современному руководителю нужен не только исполнитель или думающий помощник, но и профессионал в своем деле. Секретарю необходимо изучать основные направления деятельности профессионального специалиста, улавливать современные тенденции развития бизнеса в современных компаниях и формировать новый тип профессио-нального помощника – секретаря (офис-менеджера, персонального ассистента).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И, Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др. «Энциклопедия секретаря». – М.: МЦЭФР, 2004. – 688 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

2. Белов А.Н, Белов А.А. «Делопроизводство и документооборот»: Учебное пособие / 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 560с. – (Образовательный стандарт XXI).

3. Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В. «Делопроизводство»: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд, перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

4. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // ЗАО «Кодекс».

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации // ЗАО «Кодекс».

6. Должностные инструкция старших инспекторов участков: входящих и исходящих документов, доставки документов, распорядительных документов, подготовки и передачи документов на архивное хранение, ведения номенклатурных дел. Москва, 2008.

7. Инструкция по документационному обеспечению управления. Москва, 2004.

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г N37 (в ред. постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N7, от 04.08.2000 N57, от 20.04.2001 N35, от 31.05.2002 N38, от 20.06.2002 N44, от 28.07.2003 N59, от 12.11.2003 N75, приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N461, от 07.11.2006 N749, от 17.09.2007 N605, от 29.04.2008 N200)//КонсультанПлюс.

9. Кудряев В.А. и др. «Организация работы с документами»: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. 575 с.

10. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.

11. Луговая Я.М. Имидж, управляющий офисом// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. №1.

12. Маслова А.Л. Секретарь в организационной культуре фирмы// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. №2.

13. Назаренко О.Б. Как выбрать справочно-правовую систему// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №2-3; 6-7.

14. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприя­тий и организаций. - М.: ВНИИДАД, 1992.

15. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной тех­нологии и документационному обеспечению управления (утверждены постанов­лением Минтруда России от 10.09.1993 №152) (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2008 N665)// ЗАО «Кодекс».

16. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должнос­тей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР 016-94) (принят и введен в действие Постановлением

Госстандарта России от 26 декабря 1994г N367 с 1 января 1996г) (в редакции изменений 1/96 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ 23.12.1996, 2/99 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 3/2002 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 4/2003 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 5/2004 ОКПДТР, утв. Ростехрегулированием)

17. Основные правила работы архивов организаций (одобрены ре­шением коллегии Росархива от 06.02.2002) // ЗАО «Кодекс».

18. Перечень типовых управленческих документов, образующих­ся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

(утвержден Росархивом 06.10.2000) (в редакции решения Росархива от 27.10.2003) //КонсультанПлюс.

19. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007г N1182//КонсультанПлюс.

20. Правила внут­реннего трудового распорядка предприятия (приказ директора от 01.11.2003 №457). Москва, 2003.

21. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. От 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.

22. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005г N536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006г N7418) // ЗАО «Кодекс».

23. Поршнев А.Г, Румянцева З.П. «Управление организацией». - М.: Вестник, 2002, 336с.

24. Постановление главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» // ЗАО «Кодекс».

25. Положение о правилах организации наличного денежного обра­щения на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 05.01.1998 №14-П (в ред. указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) // ЗАО «Кодекс».