Предметы первой необходимости в офисе

Список технических средств, канцелярских принадлежностей, разу­меется, достаточно велик, он постоянно рас­ширяется и обновляется.

В приемных секретарей на специальном столе-приставке располагается персональный компь­ютер с дополнительными устройствами (принтер, сканер, модем); на рабочем столе или на отдельной приставке - мини-АТС или телефон с автонабором, автоответчиком и автодозвоном (радио- или сотовый телефон, пейджер), телефакс.

Офис - это не только современный дизайн и хорошая оргтехника, и мелочи, на которых лежит отпечаток вкуса секретаря. Все приемные руководителей снабжены сервировочными и хозяйственными принадлежностями необходимыми для достойного приема посетителей.

Аптечка - набор лекарственных средств, перевязочных материалов некоторых других предметов для оказания первой доврачебной помощи. У секретарей в офисе организована аптечка, чтобы в случае необходимости оказать первую медицинскую помощь руководителю, коллегам и посетителям предприятия.

Перечень основных принадлежностей рабочего стола секретаря; пред­метов, необходимые в самых различных, неожиданных, ситуациях; средств, необходимые для организации аптечки в офисе; сервировочных и хозяйственных принадлежности изложены в приложении №14 [1, 12].

Изучив организацию офиса приемных руководителей можно сделать вывод о том, что приемные руководителей на предприятии устроены продуман­но, функционально и привлекательно.

Организация деятельности руководителя

Планирование рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя - необходимое и обя­зательное условие эффективного управления. Существуют два основных вида планирования деятельности: долгосрочное (перспективное) и текущее

Долгосрочное планирование

Долгосрочным планированием можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц) (табл.1).

Таблица 1. – Сравнительная характеристика видов долгосрочных планов

Вид плана	Периодичность	Характеристика
Годовой (полугодовой)	Каждый год (полгода)	Фиксируются наиболее значимые мероприятия
Квартальный	Каждый квартал	Составляется на основе годового (полугодового) плана, включает в себя детализацию мероприятий, постановку задач
Месячный	Каждый месяц	Составляется на основе квартального плана, включает в себя детализацию задач, планирование действий

Долгосрочное планирование необходимо руководителю для того, что­бы сделать работу организации и свою работу более ритмичными, рассчи­тать количество времени, необходимого для выполнения той или иной ра­боты, оптимизировать использование финансовых, материальных, трудо­вых, интеллектуальных и других ресурсов организации, своевременно выявлять и устранять «узкие» места и проблем-ные зоны. Как правило, дол­госрочное планирование руководитель осуществляет лично, или поручает своему помощнику (ассистенту, референту, секретарю), если тот обладает достаточной для выполнения этой работы квалификацией. Секретарь генерального директора ООО «Практика» сданной работой успешно справляется.

Текущее планирование

Эффективным инструментом планирования рабочего времени и организации рабочего дня руководителя является текущее планирование, планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприя-тия (планируемой работы). Те­кущее планирование работы осуществляется с целью необходимой и разумной интенсификации труда и оптимизации использования рабочего времени. При составлении ежедневного расписания руководителя секретарь непрерывно, систематично и последовательно фиксирует пла­нируемые мероприятия: телефонные контакты, прием представителей сто­ронних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презента­ции и т.д. Форма повседневного планирования (на бумажном и электронном носителе), достоверно отражает виды планируемых мероприятий и реальную интенсивность рабочего дня руководителя (табл. 5.1. приложения №15). Секретарь обязан согласовывать с руководителем необходимость и возможность планирования «сверхурочного» времени.

Порядок записи планируемых мероприятий

В конце каждого календарного периода (года, полугодия, квартала, месяца) в расписание рабочих дней руководителей вносятся мероприятия, проводимые постоян-но, но с различной периодичностью. Инфор­мация о периодических неизменных меро-приятиях вносится сразу на следующий календарный период. Аналогичным образом в ежедневные планы работы руководителя секретари вносят информацию о той рабо-те, которую руководитель выполняет каж­дый день в одно и то же время (просмотр документов, представленных на подпись, рассмотрение, заслушивание доклада секретаря). После получения информации о предстоящем непериодическом ме­роприятии ее немедленно вносят в соответствующую рубрику рабочего расписания руководителя на соответствующий день.

В ежедневном плане работы руководителя (табл. 5.2 приложения №15) фиксируется не только время начала того или иного мероприятия, но и его пред­полагаемую продолжительность. Составляя расписание, секретарь должен выделяет определенное время, необходимое для того, чтобы руководитель мог ознакомиться с документами перед совещаниями и заседаниями, изу­чить их перед переговорами и т.д. Кроме того, секретарь должен иметь представление о том, сколько времени займет дорога при выездах руководителя в другие организации, на объекты и учитывать это при планировании рабочего дня. Как правило, руководители не имеют фик­сированного времени обеда и не предусматривают в своем расписании пе­рерывов для кофе, однако секретарь при составлении рабочего расписа­ния должен зарезервировать время и для обеда руководителя. Руководитель может при необходимости из­менить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприя­тия, запланировать новые. Если руководитель изменит алгоритм своей работы, распорядок своего рабочего времени, рабочее расписание руководителя корректируется.