Технология ввода и накопления входной информации

Решение задачи автоматизированной системы представляет собой реализацию базы данных, которая выполняет функции хранения и учета информации автоматизированной системы, и реализации приложения, взаимодействующего с базой данных и выполняющего все основные функции автоматизированной системы. В общем виде технология решения задачи содержит входную информацию, выходные документы, базу данных и взаимодействие документов базы данных через функции автоматизированной системы:

- ввод и накопление информации автоматизированной системы;

- поиск путевого листа;

- формирование документа «Карточка учета».

При реализации автоматизированной системы необходимо учитывать источники информации, используемые для таблиц базы данных.

Схема функциональной структуры и ее описание изображены на рисунке 8.

Рисунок 8 - Технология ввода и накопления информации

Обобщенный алгоритм решения задачи отражает последовательность и логику выполнения операции обработки информации, способы формирования результата решения с указанием последовательности операций.

Схематично общий алгоритм работы с программой представлен на рисунке 9.

Рисунок 9- Общий алгоритм работы программы

Описание запросов

Запросы – это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных.

В сущности, запрос представляет собой вопрос, сформулированный в терминах базы данных. При выполнении запроса Access находит в указанных таблицах данные, соответствующие заданному условию, и отображает их в табличном виде.

Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.

- QBE-запросы (QueryByExample) — запросы, строящиеся с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу.

- SQL-запросы — запросы, строящиеся при помощи унифицированного набора инструкций SQL (StructuredQueryLanguage — структурированный язык запросов).

Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие:

- Запрос к связанным таблицам — позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.

- Перекрестный запрос — отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.

- Запрос с параметром — позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.

- Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.

- Запрос с критерием поиска — позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.

- Запрос с итогами — производит математические вычисления и выдает результат.

Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие:

- Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.

- Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.

- Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.

- Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

Рисунок 10 –Запрос на сортировку

На рисунке 10 показан запрос на сортировку данных информационной системы, с помощью которого можно:

­ проводить сортировку по всем полям;

­ просмотр связанных с полем форм и данных;

­ скрытие и отображение нужного поля и зависимых данных;

­ предоставляет быстрый доступ к требуемой информации.