Предложения по расширению отдела по связям с общественностью

Цель расширения отдела - повысить эффективность коммуникации музея с его социальной средой. В условиях современного информационного общества ключевыми факторами успеха организации становятся эффективная работа с информацией, создание привлекательного имиджа организации, изучение и формирование общественного мнения. Деятельность по этим направлениям ведется в Эрмитаже. Тем не менее, она зачастую недостаточна и не удовлетворяет современным запросам. Возникают следующие коммуникативные проблемы:

•Отсутствует стратегическое планирование коммуникативной деятельности.

•Недостаточно скоординирована деятельность отделов ПР, развития и маркетинговых исследований, гостеприимства.

•Несовершенна система внутреннего информирования, связи между отделами.

•Возникли трудности в создании привлекательного для спонсоров и

посетителей имиджа музея.

Эти проблемы негативно влияют на посещаемость музея, ведут к «торможению» проектов, изменений, снижают способность Эрмитажа адаптироваться к изменяющимся условиям.

Важнейшее значение в решении этих проблем имеет деятельность ПР-отдела ( что будет показано далее). Однако для его успешной работы требуется, чтобы существующий отдел перерос рамки пресс-службы и стал центром по работе с различными группами общественности, а не только со СМИ. Необходимо расширить отдел, привлечь новых специалистов, улучшить материальную базу (компьютерное обеспечение, помещение

и т. д.). Очевидно, что несмотря на напряженнейшую деятельность пресс-службы четыре человека просто физически не могут выполнить весь объем необходимых работ. Далее рассмотрены возможные направления и цели работы ПР-отдела.

Сущность и цели работы ПР-отдела. Функции специалистов отдела ПР состоят в следующем:

1. Выделение групп общественности, имеющих ключевое значение

для организации. Для Эрмитажа это:

•Внешняя общественность:

-Посетители;

- СМИ;

-спонсоры/партнеры;

-властные структуры;

-другие музеи.

•Внутренняя общественность:

-персонал;

-руководство.

2. Исследования этих групп.

3. Постоянная работа с ними в целях создания благоприятного отношения к организации.

Возможные цели работы ПР-специалистов с ключевыми группами общественности:

•Посетители:

-привлечение посетителей путем наиболее полного информирования и создания привлекательного имиджа музея;

-работа по удержанию посетителей путем изучения их запросов,

корректировки имиджа.

Цель - не краткосрочные рекламные акции и не конкретная работа с посетителями (функции отдела гостеприимства), а постоянная деятельность по формированию и поддержанию общего привлекательного имиджа музея.

•СМИ:

-обеспечение благоприятного и всестороннего освещения деятельности Эрмитажа;

-контролируемое распространение определенной информации, связанной с конкретными нуждами музея.

•Спонсоры/партнеры:

-распространение информации для привлечения спонсоров/партнеров (через СМИ, специальные события, базы данных и т. д.);

-создание привлекательного для спонсоров имиджа музея;

-создание условий для эффективной работы со спонсорами.

Цель - не конкретный поиск спонсоров, а информационная поддержка деятельности отдела развития.

•Властные структуры:

-в законодательной сфере: продвижение необходимых Эрмитажу законопроектов (о неприбыльных организациях, спонсорстве, музейной

деятельности и т. д.) - лоббирование;

-в исполнительной сфере: влияние на администрацию в различных целях (например, выплата бюджетных средств).

•Другие музеи:

-выявление конкурентных преимуществ и позиции Эрмитажа среди других музеев;

-налаживание связей и контактов.

•Персонал:

-формирование и поддержание корпоративной культуры;

-предотвращение внутренних конфликтов;

-создание условий для эффективного и оперативного выполнения поставленных задач, осуществления проектов работы с персоналом путем налаживания системы внутреннего информирования.

•Руководство: работа по поддержанию положительного имиджа руководства.

•Широкая общественность: поддержание благоприятного имиджа музея и формирование общественного мнения для содействия при продвижении конкретных проектов.

Важная функция ПР - управление кризисными ситуациями. Состоит в их прогнозировании, профилактике возникновения и в собственно управлении в случае возникновения.

Пример 3