Структура и функции отдела персонала
2.1. Кадровый состав организации: должности, численность персонала,
структура персонала
Объем работы с персоналом зависит от численности персонала, как показывает анализ данных таблицы 2.1, численность персонала на предприятии увеличивается с каждым годом. Численность персонала на 01. 11. 2016 год составило 293 человек, следует отметить, что численность персонала увеличился по сравнению с 2005 годом на 74,4%. Рост произошел по всем категориям персонала.
| Наименование | 01.01.2006 | 01.01.2010 | 01.01.2013 | 01.01.2015 | 01.11.2016 |
| Среднесписочная численность работников | |||||
| В т.ч. руководители, специалисты, служащие | |||||
| Рабочие | |||||
| Другие |
Таблица 1. Среднесписочная численность работников ООО «Зеон»
Анализ списочной численности персонала по приему-увольнению, текучести, показал, что увольнение не превышает над численностью по приему работников. В результате постоянного приема и увольнения работников состав кадров предприятия и текучесть все время меняются (таблица 2).
| Показатель | 2010 г. | 2013 г. | 2015 г. | 2016г. |
| Среднесписочная численность всего персонала, чел. | ||||
| Принято - чел. | ||||
| Уволено - чел. | ||||
| Коэффициент оборота по приему, % | ||||
| Коэффициент оборота по увольнению, % | ||||
| Текучесть, % | 27,27 | 17,27 | 20,00 | 8,87 |
Таблица 2. Движение персонала ООО «Зеон»
Коэффициент оборота по приему в 2016 году составляет 18 %, а коэффициент оборота по выбытию 9 %, из чего можно сделать вывод, что количество, как принятых на работу, так и выбывших, уменьшилось по сравнению с 2015 годом. Однако, рост коэффициента по приему намного больше роста коэффициента оборота по выбытию. Значит, среднесписочная численность возросла на 28 человек. Также наглядно видно, что коэффициент оборота по приему и коэффициент обороты по выбытию постепенно уменьшаются, что говорит о постоянстве кадров.
В структуре численности персонала преобладающим является удельный вес специалистов отдела продаж и закупок на 01.11.2016 года - 78,81%. В последние годы наметилась тенденция снижения удельного веса численности торговых представителей с 83,93% в 2006 году до 78,11% в 2016 году (таблица 3).
| Наименование | 01.01.2010 | 01.01.2012 | 01.01.2014 | 01.01.2015 | 01.11.2016 |
| В т.ч. руководители, специалисты, служащие | 12,50 | 15,91 | 14,55 | 18,87 | 18,22 |
| Рабочие | 83,93 | 80,11 | 81,82 | 78,11 | 78,81 |
| Другие | 3,57 | 3,98 | 3,63 | 3,02 | 2,97 |
Таблица 3. Структура персонала ООО «Зеон»
Был проведен гендерный анализ списочной численности работников, а также анализ по возрасту и уровню образования. Гендерный анализ позволяет сказать, что большинство сотрудников мужского пола, а именно 83,2%, против 16,8 – женского пола. Наглядное изображение гендерного состава организации представлено на Рисунке 2.
Рисунок 2. Гендерный состав персонала ООО «Зеон»
Основные профессии на предприятии и численность работников по категориям представлены в таблице 4. Наиболее востребованной профессией является торговый представитель.
| Наименование | 2010 г. | 2014 г. | 2015 г | 2016 г. |
| Мерчендайзер | ||||
| Торговый представитель | ||||
| Водитель-экспедитор | ||||
| Специалист отдела закупок | ||||
| Финансовый департамент | ||||
| ИТ-отдел | ||||
| Комплектовщик | ||||
| Экспедитор |
Таблиц 4. Основные профессии работников ООО «Зеон»
Возрастная структура предприятия на 01.11.2016 года выглядит следующим образом рисунок 3:
Рисунок 3. Возрастная структура персонала ООО «Зеон»
Также был проанализирован состав персонала по уровню образования, данные представлены в таблице 5.
| Уровень образования | 2014г. | 2015 г. | 2016г. | |
| Высшее | ||||
| Незаконченное высшие | ||||
| Среднее специальное | ||||
| Среднее |
Таблица 5. Уровень образования персонала ООО «Зеон»
2.2. Характеристика деятельности отдела персонала. Должностные обязанности сотрудников отдела управления персоналом
Отдел персонала состоит из пяти человек: начальника отдела, двух специалистов по подбору персонала, специалиста по кадровому администрированию, специалиста по обучению персонала. Иллюстрация структуры отдела персонала ООО «Зеон» представлена на Рисунке 4.
Рисунок 4. Структура отдела персонала ООО «Зеон»
Кадровая политика предприятия включает в себя следующие направления деятельности:
• найм и отбор персонала;
• адаптация;
• кадровое администрирование;
• оценка персонала;
• повышение квалификации персонала;
• создание кадрового резерва;
Рассмотрим подробнее найм и отбор персонала. Основными задачами отбора персонала являются:
- создание резерва кандидатов для приема на работу;
- формирование требований к профессиям и должностям;
- оценка потенциальных кандидатов.
Поиск кандидатов на вакантные места осуществляется как внутри предприятия так и вне его. Исходной точкой отбора и найма персонала в ООО «Зеон» является определение потребности в персонале. Независимо от того, имеется ли уже конкретная кандидатура на заполнение вакансии, или потребуется привлечение сторонних кандидатов, руководитель структурного подразделения заполняет заявку потребности в кадрах, требование к кандидату и должностную инструкцию.
Заявка потребности в кадрах заполняется ежегодно в начале года, а также в случаях необходимости, но не менее чем за месяц до фактической даты, с которой новый работник должен приступить к работе.
На основании заявки потребности в кадрах отдел по управлению персоналом производит рекламу вакансий. Сначала производится реклама внутри самой компании. Рекламное объявление помещается на доске объявлений и распространяется электронным путем.
В рекламном объявлении указывается наименование подразделения, должности (профессии), требуемый уровень образования и квалификации, опыт работы, ступень оплаты труда, процедура подачи анкеты.
Если внутренняя реклама в течении трёх дней с момента публикации не дала положительных результатов, отдел по управлению персоналом осуществляет внешнюю рекламу.
На всех кандидатов, желающих работать в ООО «Зеон», в отделе по управлению персоналом заполняются анкеты, на основании которых формируется электронная база данных.
Кандидаты, которые соответствуют требованиям, проходят собеседование в отделе по управлению персоналом, а также тестируются у психолога предприятия.
Отдел по управлению персоналом формирует личное дело потенциального кандидата и передает его непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором имеется вакантная должность, для ознакомления.
Отбор кандидатов проводит непосредственный руководитель структурного подразделения. В случае, если руководитель не выбрал подходящую кандидатуру, он сообщает работнику отдела по управлению персоналом о необходимости продолжения поиска и уточняет особенности своих требований к кандидату или поясняет, почему представленные ему кандидаты не соответствуют требованиям.
После принятия окончательного решения начальник отдела по управлению персоналом уведомляет всех претендентов на должность. Претенденты, по которым приняты отрицательные решения, получают вежливый отказ в приеме на работу. Информация о них заносится в базу данных потенциальных кандидатов.
После того как кандидата утверждают на должность, составляется трудовой договор. Трудовой договор визируется руководителем структурного подразделения, а также следующими лицами:
- директором филиала;
- начальником отдела по управлению персоналом;
- специалистом по правовым вопросам.
Трудовой договор подписывается гражданином, нанимаемым на работу, и передается на подпись генеральному директору ООО «Зеон». Трудовой договор, подписанный генеральным директором, является основанием для оформления приема гражданина на работу. Прием на работу оформляется приказов по предприятию. Вновь поступающий работник проходит вводные инструктажи по технике безопасности, производственной санитарии, правила противопожарной безопасности и другим правилам охраны труда.
Введение в должность производится отделом по управлению персоналом и руководителем соответствующего структурного подразделения. Работника ознакомляют со всеми основными положениями ООО «Зеон».
Основные цели, задачи и функции каждой должности подробно рассмотрены в таблице 6.
| Направление работы | Цель | Решаемые задачи | Функции | Кол-во сотрудников/название должности |
| Подбор персонала | 1.Обеспечить предприятие персоналом необходимой численности, профессионального состава и уровня; 2.Повысить производительность труда; 3.Повысить удовлетворенность персонала условиями труда и выполняемой работой. | - Сохранить качественный и количественный кадровый состав предприятия, с дальнейшей перспективой – увеличение численности работников; - Организация рационального использования и развития кадрового потенциала; - Организация контроля за соблюдением правил внутреннего трудового распорядка, в том числе упорядочивание учета, организация разъяснительных работ; - Разработка и внедрение системы обучения, подготовки и переподготовки кадров в соответствии с политикой предприятия; - Разработка и внедрение системы аттестации и оценки персонала; - Укрепление положительного социально-психологического климата в организации; - Совершенствование корпоративной культуры предприятия; - Совершенствование системы мотивации персонала; - Разработка и внедрение системы адаптации персонала. | - Совершенствует систему рационального использования человеческих ресурсов - Осуществляет подбор и расстановку кадров требуемых профессий - Осуществляет поиск кандидатов - Представляет кандидатов на вакантные должности руководителям - Развивает и совершенствует систему адаптации - Развивает многоуровневую систему мотивации - Развивает, анализирует и контролирует систему оценки персонала - Проводит интервью с уволившимися работниками и выявляет истинную причину увольнения - Развивает, анализирует и контролирует управление и планирование карьеры персонала - Развивает корпоративную культуру предприятия | 2 / Специалист по подбору персонала |
| Кадровое администрирование | - Выполнение задач, поставленных начальником УП. - Своевременное трудоустройство новых сотрудников, расторжение трудовых договоров, переводы и перемещения работников предприятия. - Соблюдение строгой отчетности по итогам месяца, квартала, полугодия, года. - Качественное и профессиональное ведение кадрового делопроизводства | - -комплектация предприятия кадрами требуемых профессий - работа с документацией по учету работников - своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников - Вести архив личных дел и подготавливать документы к сдаче на государственное хранение - Подготавливать необходимые материалы для квалификационной комиссии - Изучать движение и причину текучести кадров - Вести учет нарушений трудовой дисциплины - Составлять установленную отчетность - участие в работе по улучшению системы менеджмента качества - оформление, ведение и хранение документации, связанной с работниками, достигшими пенсионного возраста или по выслуге лет. | 1. Работа с документацией по учету работников с высшим, средним техническим (специальным) образованием, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников; участие в работе по расстановке кадров. 2.Оформлению пенсий работникам предприятия по старости и по выслуге лет. - изучению и анализу должностной и профессионально-квалификационной структуры предприятия и его подразделений. - Своевременное оформление на пенсию работников. Соблюдение правил хранения и ведение соответствующей документации. -Правильная и своевременная подготовка документов для установления льгот и компенсаций. 3. выполнение указаний и распоряжений начальника УП, организация кадрового делопроизводства, ведение приема, увольнения, перевода и перемещение сотрудников предприятия | 1 / Специалист по кадровому администрированию |
| Обучение персонала | Повышение квалификации руководителей и специалистов по программам: организация обучения и повышения квалификации рабочих | - сотрудничество с профилирующими образовательными учреждениями - обеспечивает заключение договоров с высшими учебными заведениями по целевой подготовке специалистов за счет средств предприятия - организует прохождение на предприятии производственной практики студентов и учащихся образовательных учреждений. | Обучающая функция отдела: С позиции производственно-технического назначения: - подготовка новых рабочих (получение профессии) - переподготовка и обучение рабочих вторым (смежным) профессиям - повышение квалификации рабочих. | 1 / Специалист по обучению персонала |
Таблица 6. Описание основных целей, задач и функций