Управление капиталовложениями в ИС и ИТ

8.1 Подходы к оценке проектов в области
информационных технологий и систем

Сложная многофункциональная информационная система требует крупных финансовых вложений. На сегодняшний день информационная система компании (предприятия, организации) является составляющей бизнеса, способом функционирования бизнес-процессов. Затраты предприятий и организаций на создание и внедрение ИС являются инвестициями. Таким образом, процесс создания и внедрения ИС на предприятии с точки зрения менеджмента является инвестиционным проектом. Специфика области ИС предполагает специализированное управление такими проектами.

Проектом информационной системы (ИС) принято называть совокупность проектной документации, в которой представлено описание проектных решений по созданию и эксплуатации информационной системы.

Объектами проектирования ИС являются элементы или комплексы, относящиеся к функциональной части или обеспечивающим частям системы. Решения, принимаемые по этим элементам или комплексам в процессе проектирования, обычно выбираются из нескольких вариантов и называются проектными решениями.

Проектирование информационной системы включает в себя как проектирование менеджмента объекта управления на основе поддержки со стороны информационной системы, так и проектирование менеджмента самой ИС.

Разработка проекта ИС может осуществляться по двум направлениям:

1. собственными силами;

2. сторонней (специализированной) организацией при активном участии представителей заказчика.

Каждый IT-менеджер в ходе своей работы сталкивается с множеством ситуаций выбора между различными подходами к решению проблем предприятия. Среди них:

1. Выбор объема и направления автоматизации.

2. Выбор между адаптацией готовой системы и построением системы на заказ.

3. Выбор между внедрением системы силами собственной организации и внешними консультантами.

Со сходными проблемами выбора сталкиваются и менеджеры проектов и продуктов в организациях-разработчиках информационных систем. Среди таких проблем:

1. Использование готового компонента или разработка функциональности собственными силами.

2. Ранний выход на рынок с продуктом ограниченной функциональности или более поздний с более обширным продуктом.

3. Детальное тестирование или выпуск бета-версии с возможными ошибками.

Каждое из рыночных предложений имеет свои недостатки и преимущества. Поэтому главное для оценки эффективности того или иного решения – понять, какой конечный результат должен быть достигнут. Обычно заинтересованные лица при реализации ИТ-проекта – это руководители организаций и предприятий разных рангов, отдельные структурные подразделения и, наконец, будущие непосредственные пользователи ИТ-системы.

Конкретный будущий экономический эффект от различных вариантов решения проблем информатизации оценить непросто, но это обязательно необходимо делать.

Существует мнение, что оценить экономическую эффективность информационной системы (ИС) невозможно, так как ИС не оказывает непосредственного влияния на результаты операционной (производственной) деятельности, а лишь помогает обрабатывать информацию и принимать управленческие решения.

Однако это далеко не так. Для кредитно-финансовых учреждений, страховых компаний, предприятий связи ИС давно превратились в производственный фактор – основные средства производства. Более того, ИС являются фактором стратегического преимущества организации. Та же ситуация складывается и для компаний, работающих на рынке информационных продуктов и информационных услуг. Для всех перечисленных выше организаций АИС оказывают прямое влияние на себестоимость продукции и прибыль. В этом случае необходимо оценивать как затраты на создание и внедрение ИС, так и на ее повседневную эксплуатацию.

Огромную роль ИС играют в органах государственного управления. Для таких организаций экономическую эффективность оценить действительно невозможно. Эффективность внедрения и использования АИС в таких организациях оцениваются как экономия ресурсов – рабочего времени, заработной платы, или увеличение скорости обработки информации, уменьшение количества ошибок. Очень часто, однако, экономии трудовых ресурсов, и, следовательно, фонда заработной платы не возникает вовсе. Дело в том, что при внедрении ИС либо возникают новые задачи, либо менеджмент получает возможность решать те задачи, на которые не хватало ресурсов (времени и сотрудников).

Эффективность системы – это степень ее соответствия своему назначению. Различают экономическую и функциональную эффективность.

Оценка экономической эффективности основана на сопоставлении затрат и результатов, выраженных в денежной форме.

Основным требованием к экономической эффективности является требование, чтобы результаты превосходили затраты и соотношение результатов и затрат соответствовало бы требуемой рентабельности.

Обычно вопросы экономической эффективности и финансов ИС рассматриваются в трех основных направлениях:

1. Оценка экономической эффективности использования ИТ по сравнению с традиционными технологиями. В этом случае эффективность оценивается как эффект от экономии финансовых и трудовых ресурсов.

2. Оценка эффективности инвестиций в создание ИС предприятия. В этом случае важнейшим является вопрос о принципиальной окупаемости проекта. Оценивается уровень расходов на создание, внедрение и освоение ИС. Доходы оцениваются по всем видам деятельности предприятия.

3. Оценка совокупной стоимости владения ИС (Total Coast Of Ownership). Это направление выявляет и детально анализирует все факторы, влияющие на уровень расходов предприятия на использование и эксплуатацию ИС.

При анализе инвестиций и определении стоимости информационной системы руководствуются следующими положениями:

1) решения об инвестициях в информационные технологии принимаются исходя из экономической целесообразности, определяемой ожидаемым экономическим эффектом, риском и расходами;

2) рост затрат ведет к повышению эффективности работы сотрудников и ИС в целом;

3) если ИС не влияет непосредственно на экономические и финансовые результаты деятельности компании, то эффективность функционирования ИС оценивают путем сравнения затрат на ИС со среднеотраслевыми.

В последнее время все активнее при разработке проектов ИС предприятия используют консалтинг. Появление консалтинговых компаний связано с тем, что руководство многих предприятий не способно самостоятельно справиться с возникшими проблемами. Чтобы решить эти проблемы, надо платить специализированным компаниям не только за программное и аппаратное обеспечение, но и за рекомендации по переустройству предприятия.

Консалтинг– это деятельность специалиста или фирмы, занимающихся стратегическим планированием проекта, анализом и формализацией требований к информационной системе, созданием системного проекта, иногда проектированием приложений.Фактически консультантом выполняется два вида работ:

· бизнес-анализ и реструктуризация предприятия (реинжиниринг бизнес-процессов). Это направление получило название «бизнес-консалтинг», т. е. это, прежде всего, элементарное наведение порядка в организации. Это деятельность, направленная на то, чтобы разобраться в функционировании таких сложных организмов, как предприятие, построить соответствующие модели и на их основе выдвинуть предложения по поводу улучшения работы некоторых звеньев, а еще лучше бизнес-процессов (видов деятельности, имеющих ценность для потребителя);

· собственно системный анализ и проектирование, т. е. выявление и согласование требований заказчика, проектирование или выбор готовой системы так, чтобы она в итоге как можно в большей степени удовлетворяла требованиям заказчика. Так же сюда относится формирование и обучение рабочих групп, причем здесь имеется в виду не традиционная учеба, так как любые проекты должны кем-то сопровождаться, а то, что сотрудники предприятия с самого начала должны участвовать в проекте: им передаются частично внутрифирменные технологии, по окончании работ они должны уметь анализировать бизнес-процессы и их улучшать.

В процессе разработки консалтинговых проектов преследуются следующие цели:

1) представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм;

2) формирование новой организационной структуры управления на основе анализа предложений по реорганизации;

3) упорядочение информационных потоков, в том числе документооборота;

4) выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешней средой;

5) анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;

6) выработка рекомендаций и предложений по применимости существующих систем управления.

Планируя создание и развитие ИС, любая организация должна начинать с оценки необходимых затрат на создание ИС. Объективная оценка реализуемости проекта и эффективности внедряемой ИС может быть обеспечена только путем расчета соответствующей системы показателей.

Типы ключевых показателей существенно зависят от типов проектов. При этом проекты можно классифицировать следующим образом:

1. Стратегические – те, что рассчитаны на длительный срок и направлены на реализацию бизнес-стратегии предприятия (например, проекты по внедрению ERP- или CRM-системы).

2. Оперативные – проекты, длящиеся обычно 2-5 лет и направленные на автоматизацию существующих бизнес-процессов (например, внедрение системы документооборота в компании, для которой обработка документов – не основная сфера деятельности).

3. Вспомогательные проекты, повышающие удобство работы подразделений предприятия или отдельных пользователей (например, внедрение офисных систем).

4. Исследовательские проекты, призванные помочь руководству предприятия (компании) получать дополни тельную информацию, необходимую для развития бизнеса (например, проекты по внедрению аналитических систем).

Для проектов первого типа следует использовать известные методы оценки экономической эффективности. Для проектов второго типа применимы наборы объективных ключевых показателей, а для третьих подойдут и показатели, основанные на экспертных оценках. Что касается исследовательских проектов, то оценить их эффективность заранее, как правило, невозможно.

При решении вопроса об окупаемости инвестиций в ИТ следует различать две ситуации:

– ИТ является основным производственным технологическим процессом, т. е. процессом непосредственно производящим продукцию предприятия;

– ИТ является вспомогательным (обеспечивающим) технологическим процессом в рамках основного производственного технологического процесса.

В первом случае затраты на ИТ сопоставляется с увеличением прибыли от выпуска продукции и принятие решения ничем не отличается от принятия решения по инвестициям в модернизацию основных технологических процессов.

Во втором случае инвестиции в ИТ учитываются в составе затрат на процесс и окупаемость оценивается для всего технологического процесса, то есть задача оценки окупаемости изолированных инвестиций в ИТ является некорректной.