Методика проектирования организационной структуры системы управления

Под организационной структурой, или структурой организации в целом, понимается схема иерархически упорядоченной совокупности подразделений организации и их административных взаимосвязей подчинения, субординации, обеспечивающих целостность организации как социально-экономической специализированной системы различны) видов деятельности. Структура организации является её основной статической характеристикой, определяющей, с одной стороны потенциальную устойчивость и стабильность существования – функционирования организации как системы, а с другой стороны консервативную неадекватность статического состояния организации в условиях постоянной динамики объективного мира. Прежде всего, в структуре деятельностных организаций можно выделить две взаимосвязанные подсистемы: производственную и управляющую Производственная подсистема предопределяет достижение основной цели соответствующей организации, а управляющая подсистем обеспечивает социально-экономическую целесообразную её реализацию. Соответственно такому делению организации как системе можно говорить о СБП как о совокупности организационной управленческой составляющей. Первая представляет собой состав и взаимосвязи исполнительных подразделений, вторая - соответственно состав и взаимосвязи управленческих подразделений и должностных позиций.

Таким образом, под организационной структурой СБП можно понимать состав территориально (пространственно) обособленных специализированных по определенным направлениям деятельное производственных подразделений организации и организационно технологические связи между этими подразделениями.

Под подразделением (отделом)в рамках СБП в дальнейшее будет пониматься такое структурное объединение, численность которого составляет более трех человек, из которых один - начальник отдела.

Необходимо отметить, что когда речь заходит об организационных структурах систем управления, всегда встает вопрос о характере взаимосвязей элементов этих систем. В отличие от расчетных технико-технологических описаний физических, материально-вещественных функциональных взаимосвязей в процессах производственной деятельности, в системе управленческой деятельности связи информационные, абстрактные носят идеальный характер. Как правило, в научной литературе по управлению различают два вида связей в организациях: линейныеи функциональные.Соответственно этому организационные структуры систем управления обозначаются как линейные, функциональные, а также различные виды комбинированных, линейно-функциональных структур.

Понятием «линейные связи»обозначают организационно-управленческие административные связи подчинения. В подавляющем (большинстве литературных источников по теории управления линейные тяги рассматривают как чисто властные «командные» авторитарные взаимоотношения. Однако это далеко не так. Любые властные воздействия, даже в жесткой форме приказов, обязательно предполагают содержательный контекст, иначе управление может вообще не состояться, так как основа управленческой деятельности ясность и понимание того, что необходимо сделать. Поэтому в линейных связях, наряду с властным компонентом, обязательно должно содержаться функциональное (регламентированное) содержание. Более того, основой линейных связей управления, безусловно, является, прежде всего, смысловое содержание, но выраженное во властной форме. Термин линейный означает лишь то, что все виды отношений между управляющими и исполняющими элементами организации, с одной стороны, реализуются как связи непосредственного административного подчинения, а с другой стороны, осуществляются но одной «линии», по одному информационному «каналу».

Под функциональными связями элементов любой системно организованной деятельности необходимо понимать жестко регламентированные, нормированные, кооперативно-последовательные зависимости одних элементов от других. Функциональные связи предполагают операциональное описание технологии выполнения управленческой деятельности, т.е. описывают последовательность выполнения операций и собственно сами способы, операции или отдельные приемы и действия. Таким образом, содержание любой кооперированной деятельности формально может быть описано через (технологическую структуру операциональных функциональных взаимосвязей элементов организации. Именно это позволяет структурировать функциональную управленческую деятельность по отдельным функциональным подразделениям и должностным позициям .

Все инструктивно-методические рекомендации, функциональные должностные инструкции, составленные специалистами, приобретаю силу нормативного документа, обязательного для исполнения, только после их утверждения высшим административным управленческим персоналом. Таким образом, функциональные взаимосвязи реализуются через структуру административных связей подчинения. Следовательно, все схемы организационных структур систем управления, хотя и отражают только линейные административные связи подчинения являются по существу линейно-функциональными структурами одной типа.

При проектировании организационной структуры используется метод нормативного проектирования, в основе которого лежит расчет численности управленческого персонала на основе определения трудоемкости отдельных видов функциональной управленческой деятельности. Состав, структура этапов и последовательного нормативного проектирования организационной структуры системы управления приведена на рис.3.3.

Трудоемкость функциональной управленческой деятельности включает трудоемкость разработки документов и трудоемкость решения организационных вопросов.

3.4. Методика оформления основных документов организационного проекта системы управления

Важным этапом организационного проектирования являете разработка комплекта документов, регламентирующих состав, функции и взаимосвязь организационных структур.

В состав рабочей документации организационного проекта системы управления включаются следующие документы :

- схема организационной структуры системы управления;

- схема документооборота;

- схемы информационных связей;

- рабочие формы управленческой документации;

- положения о функциональных структурных подразделениях системы управления;

- должностные инструкции работникам системы управления.

Рис.3.3. Принципиальная схема проектирования организационной
структуры системы управления

Схема организационной структуры системы управления составляется в соответствии с требованиями, рассмотренными выше. В ней отражаются все функциональные структурные управленческие производственные подразделения, должностные позиции высшего управленческого персонала и организационные взаимосвязи непосредственного подчинения.

В дополнение к общей схеме организационной структуры системы управления могут разрабатываться схемы организационной структуры отдельных функциональных подразделений (отделов и служб). Приме оформления схемы организационной структуры общего отдел приведен на рис.3.4.

Рис.3.4. Принципиальная схема организационной структуры функционального
отдела системы управления

Схема документооборотаопределяет установленный организационным проектом порядок прохождения документов между функциональными подразделениями и высшим управленческим аппаратом системы управления. Для этого используются специальные схемы, отражающие последовательность прохождения документов между подразделениями.

Аналогичные схемы строятся для отображения информационных связей между подразделениями внутри СБП.

Рабочие формы управленческой документации разрабатываются в соответствии с требованиями стандартов ЕОКД, ЕСТПП, ЕСГД и др. Состав реквизитов, показателей и параметров и отдельных документов принимается на основании результатов проектных решений, полученных при разработке информационного обеспечения системы управления.

Особое внимание при детализационном проектировании деятельности СБП уделяется вопросам разработки положений о структурных подразделениях и должностным инструкциям работников СБП.

Положения о функциональных структурныхподразделениях разрабатываются на основании параметров организационного проекта по результатам всех стадий организационного проектирования систем управления. Положения должны иметь следующую типовую структуру:

Титульный лист

1. Общая часть

2. Организационная структура

3. Функциональные задачи

4. Права и ответственность начальника функционального подразделения

На титульном листе указываются основные реквизиты подразделения: полное и сокращенное наименование функционального структурного подразделения, срок ввода в действие и длительность действия положения, подпись, дата, должность, фамилия, имя и отчество лица, утвердившего положение. Наличие всех указанных реквизитов придает документу юридическую силу.

В разделе 1 «Общая часть» указываются место и назначение функционального структурного подразделения в системе управления, ному непосредственно подчиняется подразделение в структуре управления, порядок его создания, переформирования и ликвидации (кто решает, когда и при каких условиях изменяются состав, структура и назначение), какими нормативными актами руководствуется отдел в своей работе (какие нормативные акты определяют сферу деятельности и ответственность отдела). В общей части может быть указан порядок назначения, перемещения и увольнения начальника функционального подразделения.

В разделе 2 «Организационная структура функциональной структурного подразделения» указываются схема организационно! структуры и распределение функциональных задач по должностным позициям. В этом разделе может быть приведено также штатное расписание функционального подразделения.

В разделе 3 «Функциональные задачи» указывается перечень функциональных задач и операций, выполняемых отделом.

В разделе 4 «Права и ответственность начальник функционального подразделения» указываются права, необходимые отделу для выполнения функциональных задач, и ответственность за их выполнение. Права и ответственность устанавливаются в полном соответствии с функциональными задачами и обязанностям функционального подразделения. Для сокращения объема данного раздела одинаковые права, необходимые для выполнения различных функциональных задач, и одинаковая ответственность за выполнение функциональных задач могут быть сгруппированы. Нужно четко выделить различные виды и степень ответственности функциональны задач, которые должны решаться на данной должности.

Должностные инструкции работникам системыуправления разрабатываются также с учетом определенных требований и должны состоять из следующих разделов:

Титульный лист

1. Общие положения

2. Квалификационные требования

3. Функциональные обязанности

4. Права

5. Ответственность

Титульный листсодержит все необходимые реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа: полное наименование функциональной должности и структурного подразделения, срок ввода в действие и длительность действия инструкции, подпись, дату, должность, фамилия, имя и отчество лица, утвердившего должностную инструкцию. На последней странице должностной инструкции должна быть предусмотрена подпись лица, принявшего к исполнению настоящую должностную инструкцию.

В разделе 1 «Общие положения» указывается, к какому структурному подразделению относится данная должностная позиция и какое место в этом подразделении она занимает; основное назначение (кем работник является в системе управления и кому непосредственно подчиняется); порядок назначения на должность, перемещения на другие должности (другую работу) и освобождение от данной должности, кто принимает решения по этим вопрос, кем эти решения согласовываются; какими документами и нормативными актами определяется деятельность на данной должности.

В разделе 2 «Квалификационные требования» указываются требуемый уровень профессиональной подготовки (образование) необходимая специализация (специальность), требуемый уровень квалификации (необходимый стаж работы, какая работа или должность должна предшествовать работе на данной должности; продолжительность; если предварительный стаж работы не требуется, указывается необходимость стажировки или испытательного срока, их продолжительность); уровень знаний (перечень основных дисциплин; отдельных вопросов, основных нормативно-правовых, технических, технологических, организационных, экономических и других документов, стандартов и т. п.); уровень навыков и умений (что должен работник уметь делать непосредственно сам и вместе с другими в процессе работы на данной должности).

В разделе 3 «Функциональные обязанности» указываются все функциональные обязанности работника на данной должности, выполняемые им непосредственно (самостоятельно) для решения задач, которые должны решаться на данной должности: по вопросам планирования, организации; координации, регулирования, контроля, учета и анализа в отношении основных элементов производственных процессов (сырья и материалов, рабочих, технологического оборудования, машин, механизмов, финансов информации, готовой продукции и т.п.) и условий производства (технологии, техники безопасности, контроля качества и т.п.), а также все функциональные обязанности, которые работник на данной должности выполняет совместно с другими работниками системы управления.

В разделе 4 «Права»перечисляются права, необходимые для выполнения каждой функциональной обязанности. Для сокращения, объёма данного раздела одинаковые права, необходимые для выполнения различных функциональных обязанностей, могут быть сгруппированы.

Раздел 5 «Ответственность» разрабатывается в точном соответствии со структурой и содержанием разделов «Функциональные обязанности» и «Права», т.е. по каждому пункту прав и обязанностей должны быть установлены вид (административная, материальная или уголовная) и мера (степень) ответственности. В этом разделе, как и в разделе «Права», ответственность может быть сгруппирована по отдельным видам: административная, материальная или уголовная. Однако здесь группировка должна производиться только в том случае если совпадает мера ответственности.

В следующих разделах учебного пособия будут рассмотрены приемы и методы по организационному проектированию деятельности СБП, используемых для разработки структур основных подразделений и должностных инструкций различных категорий специалистов, работающих в службе безопасности.

Контрольные вопросы

1. Дайте характеристику трех видов управленческого деятельности социальных организационных систем.

2. Назначение организационного проектирования (три задачи).

3. Назовите основные этапы проектирования функционально управленческой деятельности.

4. В чем состоит суть проектирования организационно структуры системы управления?

5. Какие виды документов разрабатываются при организационном проектировании систем управления?

6. Опишите типовое содержание положения о функциональны структурах подразделения.

7. Что должно быть включено в должностные инструкции работников системы управления?